基层水利单位档案管理现存问题及现代化优化对策研究

一、引言

基层水利单位作为水利工作的“神经末梢”，承担着小型水库、灌区、堤防等水利工程的建设管理、防汛抗旱、水资源调度等职责，其形成的档案涵盖工程图纸、监测数据、运维记录、防汛预案等关键信息，是水利工程全生命周期管理的“记忆载体”。随着水利现代化进程加快，基层水利档案的数量与复杂度激增：一方面，小型水利工程标准化改造产生了大量工程验收报告、监理日志等纸质档案；另一方面，水文监测自动化生成了海量电子数据。传统“重保管、轻利用”的档案管理模式已难以适应需求，某调研显示， 70% 的基层水利单位存在“找档案难、用档案慢”的问题，部分防汛档案因检索不便，在应急调度中未能发挥应有作用。因此，剖析基层水利档案管理的现存问题，探索现代化优化路径，对保障水利工程安全、提升行业治理能力具有重要意义。

二、基层水利单位档案管理现存问题

基层水利单位档案管理受限于资金、技术、人才等条件，在制度执行、载体管理、利用效率、安全防护等方面存在诸多短板，具体表现为：制度体系“碎片化”，执行流于形式。多数基层水利单位虽制定了档案管理制度，但内容笼统、操作性差，未覆盖“收集—整理—保管—利用”全流程。例如，某乡镇水利站的制度仅规定“档案需归档”，但未明确工程档案的归档范围、保管期限，导致部分关键档案遗漏。此外，制度执行缺乏监督，工程人员“重建设、轻归档”现象普遍——某县水利局在 2022 年档案检查中发现， 30% 的小型水库除险加固工程档案缺少施工日志， 20% 的验收报告无签字盖章。

载体管理“传统化”，数字化程度低。基层水利档案仍以纸质载体为主，电子档案仅作为辅助备份，且存在“三不”问题：一是格式不统一，同一项工程的电子图纸既有CAD 格式，也有图片格式，无法批量检索；二是存储不规范，电子档案多分散存于工作人员的个人电脑，未纳入统一数据库，某水利站因电脑损坏丢失了 5 年的水文监测数据；三是转换不及时，纸质档案数字化率不足 30% ，某灌区的1990 年代工程图纸因纸张老化，部分字迹模糊难以辨认，且未进行数字化扫描。

利用服务“被动化”，价值挖掘不足。档案查询依赖人工翻找，缺少检索工具，某水利员为查找一份2010 年的堤防修复档案，在档案室翻阅了3天。档案利用局限于内部借阅，未向社会开放共享，公众无法查询小型水库的安全状况、灌溉用水指标等信息。更重要的是，档案数据的二次利用几乎空白——历年水文监测数据未进行汇总分析，无法为水资源调配提供趋势预测；工程病害记录未形成数据库，难以总结同类工程的常见问题及防治经验。

安全防护“薄弱化”，风险隐患突出。纸质档案保管条件简陋，多数基层单位的档案室无恒温恒湿设备，夏季高温导致纸张霉变，冬季潮湿引发字迹褪色；防火防盗设施不足，某乡镇水利站因档案室未安装灭火器，2021年电路短路引发火灾，烧毁10 年的防汛档案。电子档案安全更无保障，未设置访问权限，任何人可随意修改；未定期备份，某县水利局的电子档案服务器因病毒攻击，丢失了近5 年的水资源报表。

三、基层水利单位档案管理现代化优化对策

针对上述问题，需以“制度规范化、载体数字化、利用智能化、安全长效化”为目标，从四个维度推进基层水利档案管理现代化：构建“全流程”制度体系，强化执行监督。一是完善专项制度，制定《基层水利档案管理细则》，明确不同类型档案的归档范围整理标准、保管期限。二是建立责任机制，将档案管理纳入工程人员绩效考核，项目验收时实行“档案验收一票否决制”——某县水利局规定，工程竣工后档案未达标者，不予拨付尾款，推动归档率从 60% 提升至 95‰ 。三是加强监督检查，上级水利部门每半年开展档案专项检查，重点核查档案的完整性、规范性，对问题单位限期整改并通报批评。

推进“全载体”数字化转型，搭建管理平台。一是加快纸质档案数字化，优先对老旧、重要档案进行扫描，采用OCR 技术识别文字，形成可检索的电子档案；对新产生的档案实行“双套制”，同步生成纸质版和电子版本，电子档案需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》。二是建设统一数据库，整合工程、水文、防汛等各类档案，开发“基层水利档案管理系统”，具备分类存储、关键词检索、权限管理等功能，某县水利局通过该系统实现了“输入工程名称即可查询所有相关档案”，查询时间从 3 天缩短至 5 分钟。三是推动数据互联互通，将基层档案数据库接入市级水利云平台，实现跨区域数据共享，如下游灌区可查询上游水库的来水历史数据，优化灌溉调度。

创新“全场景”利用模式，释放档案价值。一是开发智能检索工具，在档案管理系统中增加“模糊查询”“关联推荐”功能，输入“堤防 + 裂缝”即可显示所有相关的工程病害档案；制作档案利用手册，培训工作人员快速定位所需档案。二是拓展利用场景，将水文档案数据与GIS 地图结合，生成“降水量分布图”“水位变化趋势图”，为防汛指挥提供可视化参考；汇总小型水库的病害记录，形成《常见问题防治手册》，指导工程养护。三是推进开放共享，在保障安全的前提下，通过政府网站公布非涉密档案，开通线上查询通道，方便群众办事。

建立“全方位”安全防线，保障档案完整。一是改善保管条件，为档案室配备恒温恒湿柜、防火报警器、防磁柜，纸质档案存放温度控制在14-24^∘C ，相对湿度 45‰ ；电子档案服务器放置在专用机房，安装 UPS不间断电源，防止突然断电导致数据丢失。二是强化技术防护，电子档案采用“加密存储 + 权限管理”，分为管理员、查阅员、访客三级权限，敏感信息仅管理员可查看；定期进行数据备份，实行“本地备份 + 云端备份”双保险，每周自动备份一次。三是加强应急演练，制定档案安全应急预案，每年开展一次火灾、数据泄露等场景的演练，提升应急处置能力，某水利站通过演练发现了档案室逃生通道堵塞的问题并及时整改。

四、结论

基层水利单位档案管理现代化是水利行业数字化转型的重要组成部分，其核心是通过制度创新、技术应用、服务优化，让档案从“沉睡的资料”变为“活跃的资源”。当前存在的制度不健全、数字化滞后、利用低效等问题，本质是传统管理模式与现代水利发展需求的不适应。通过构建全流程制度、推进数字化转型、创新利用模式、强化安全防护等对策，可有效提升基层水利档案管理水平。未来，随着5G、物联网、人工智能技术的融入，基层水利档案管理将迈向“智能归档”、“智慧分析” “全程追溯”的新阶段，为基层水利工作提供更精准、高效的支撑，助力乡村振兴和水安全保障。

参考文献

[1]王艳.基层水利单位档案管理存在的问题及对策[J].档案与建设,2021.

[2]刘晓华.基层水利工程档案规范化管理研究[J].档案学研究,2020.

[3]赵阳.基层水利档案安全管理体系构建探析[J].人民黄河,2023.