浅析新时代国有企业档案数字化管理研究

档案是国有企业运营轨迹的原始底稿，既刻录了企业由小到大、由弱到强的演化年轮，也承载着治理决策、经营创新和风险管控的完整证据链。在企业管理体系中，档案工作发挥着基础性、支撑性作用，其管理水平直接影响前端业务的运作效率、合规程度以及企业声誉。

面对数字中国、数据要素和创建世界一流示范企业的叠加需求，传统“ 保管式” 档案模式必须向“ 治理式” 升级：以信息化重塑流程，以标准化规范文书，以智能化激活数据，让每一项制度、每一份记录、每一条数据都能在需要的时间、需要的场景精准到位、即时可用，真正把档案优势转化为治理效能、竞争优势和发展动能。

1 国有企业档案管理的特点

国有企业档案是企业生产经营活动的原始记录，承载着大量关乎企业生产安全、运行管理等关键信息，是企业档案资源体系的核心组成部分，对国有企业的稳健发展起着至关重要的作用。

1.1 专业性：分类精细，管理有序

国有企业档案具有显著的专业性特征，全面涵盖企业运营各个环节，通常包括党群管理、行政管理、会计核算、生产管理、经营管理、产品项目以及人事管理等多个门类、每个门类涉及企业内部不同条线、不同岗位，其收集、整理、装订、保管、鉴定到最终利用等各个环节，也都要求我们要立足实际逐步完善构建起高效、系统、适用的管理体系，并严格遵循科学规范的方法与原则开展工作。

1.2 程序性：规范严谨，流程清晰

国有企业档案管理具有鲜明的程序性特征。在企业实践中，档案管理过程中接收、整理至日常流转、利用等重点环节，都需要严格遵循既定管理规范和操作流程，依照统一的分类标准和管理要求开展工作，进而有效保障档案的完整性、系统性、安全性与可利用性，为国有企业稳健运营提供扎实的基础支持。

1.3 服务性：需求导向，高效便捷

国有企业档案管理还具有鲜明的服务性特征。档案管理作为企业“ 数据中心” ，系统记录了企业在生产、经营、管理等环节的细节信息，帮助企业管理者掌握企业发展历程、科学技术及核心业务所需的可靠依据，同时通过与政府及社会机构的共享对接，并快速输出市场冷热、政策落地成效的精准信号。

2 新时代国有企业档案数字化管理面临的困境分析

2.1 数字化管理理念存在显著薄弱化现象

部分国有企业管理人员对档案数字化管理的重要性认识不足，仍然习惯于传统的纸质档案管理模式，对数字化管理技术的应用存在抵触情绪。[1]重要性的认知不足导致了企业对档案管理投入资金呈现有限化，实例表现为数字化建设进程明显迟滞。档案检索与利用环节中人工操作占据主导地位，造成效率仍然低下，且更易引发档案损毁或遗失等不良后果。部门间的信息壁垒难以突破，信息共享与协同工作机制未能有效建立，企业决策质量与运营效能由此受到实质性制约。

2.2 数字化技术应用的局限性明显

迅速发展的信息技术背景下，部分国有企业档案数字化管理领域的技术应用局限现象仍旧明显，突出表现于文档扫描化处理、数据收集与留存等基础性操作层面，而对大数据分析技术、云计算平台以及人工智能算法等前沿技术领域的深度挖掘明显不足。尤其值得注意的是，涉及图像资料、文字记录、音频文件等多模态档案的企业整理工作中，数字化存储机制、备份方案及安全防护措施等技术层面的薄弱点较为突出，智能检索系统的功能优化程度未能达到预期水准。

2.3 档案管理标准化制度仍有缺陷

在国有企业档案管理的数字化转型过程中，现行制度规范的不完善已成为制约其发展的关键瓶颈2。部分企业虽制定实施相关档案管理制度章程，但其精细化、系统性仍有不足，企业与企业对档案管理的标准最高限度并未持平，融合实施数字化管理做法上还有差距。同时，针对数字化档案的专项安全管理制度的制定明显滞后，导致部分企业无法有效应对数字化环境下的新风险和新挑战。

2.4 专业化复合型人才资源短缺

档案数字化管理，作为一项融合信息技术、档案管理与信息安全等多领域知识的复合型工作，对从业人员的专业技能提出了极高要求。然而，当前国有企业中兼具档案管理知识及信息技术操作能力的从业人员仍处于匮乏状态。档案管理人员每年系统性参与信息技术培训的频次较少，导致对数字化管理系统的操作和维护能力不足；而信息技术人员又对档案管理业务不够熟悉，难以有效开展档案数字化管理工作，这在很大程度上制约了国有企业档案数字化管理的创新发展。

3 新时代国有企业档案数字化管理的实践路径探析

3.1 多维度夯实数字档案管理理念

传统管理模式中存在的滞后性思维与机械化操作方式，必须予以彻底革新。企业内各部门协同开展的专业技能培训活动，其覆盖面与系统性需要重点强化。档案管理人员的业务素养成为重中之重，明确细化权责履职范围显得尤为关键。因此，应进一步夯实学习档案法律法规、章程规范等内容，营造信息化转型的学习氛围，多维度实施理念革新，真正让理论知识入脑入心。

3.2 全方位升级数字技术管理应用

在国有企业档案管理的数字化转型中，应积极引进和应用先进的数字化技术，精心选用功能强大且安全可靠的档案管理系统，结合企业实际发展情况创新构建大数据平台，积极整合档案管理数据，并借用信息化技术深入分析档案利用的规律和需求，从而有针对性地提供一站式档案利用服务，持续提升档案管理的服务水平。同时，企业需持续加强数字化档案存储和安全防护技术的应用，以科技信息化部门为依托积极运用防火墙、入侵检测系统和加密技术等多重手段，逐步完善档案信息采集、存储、检索、共享及安全防护功能，统筹构建起坚固的安全技术防线，有效提升档案管理的效率和质量，保障档案信息的安全和完整，为企业的可持续发展提供坚实的技术支撑[3]。

3.3 综合性健全档案管理制度体系

国有企业需立足国家法规与企业实际，精准构建档案数字化管理的制度框架。清晰界定员工对档案信息的查阅权限，严谨设定安全审计流程，周密制定应急处置方案，严格规范档案数字化管理的各个流程。此外，持续优化应急处置预案，从根本上预防安全风险，逐步搭建起一套涵盖档案数字化采集、存储、应用、安全等全链条的制度体系，确保档案数字化管理工作的合法、规范、有序进行，为企业的数字化转型和可持续发展提供坚实保障。

3.4 高频次强化条线管理人才培育

企业需要进一步精准洞察档案数字化管理的战略价值，将其锚定为企业战略规划与信息化建设的核心要务，立足国企高质量发展角度精心布局、多元策划，全方位、多层次地向员工传授档案数字化管理的前沿知识与实操技能，直观彰显其在增强管理效能、优化决策程序方面的突出成果。同时，可拓宽视野，积极邀请行业内资深专家开展专题讲座，借助丰富案例深度剖析数字化技术在档案管理中的广泛应用，以点带面增强员工的直观理解与实践能力，从而有效提升员工对档案数字化管理的认同感与参与度，为档案数字化转型筑牢思想根基。

4 结论

在数字化时代浪潮中，国有企业档案数字化管理创新成为必然趋势。剖析档案数字化管理的重要性与意义，以及当下存在的问题与应对策略，我们不难发现，国有企业在档案数字化管理领域既面临诸多机遇，也遭遇不少挑战。只有加强数字化管理意识教育，加大数字化技术应用力度，推进档案信息标准化建设，培养和引进复合型人才，加强协同合作，建立健全法律法规和制度体系，国有企业才能在新时代实现档案数字化管理的创新与突破，提升企业核心竞争力，为企业的可持续发展提供有力保障。

参考文献

[1]舒秀娟.大数据环境下的国企档案信息化管理研究.中国科技信息，2021

[2]王勖.信息化时代下过期档案管理的创新与研究.图书与情报.2023,8（8）

[3]张雪.数字化转型背景下档案管理模式创新策略探究[J].精品,2024(30).