政工办公室工作模式创新与发展策略

引言：政工办公室为保证自身能够实现跨越式的发展，应与先进技术进行接轨，将现有的工作模式进行改革创新，才能打破发展束缚[1]。确保能够通过新型的办公室管理模式，解决现有的管理问题，避免工作人员在日常工作中出现工作质量不佳以及效率较低等问题。而是在信息化的条件下，通过政工办公室工作模式创新与发展策略的应用，展现在政工工作领域的实践价值。

一、政工办公室工作模式创新

（一）实现数智化办公

当前政工办公室为提高工作效率，应通过现代化技术的应用，以数字化办公的创新方向，辅助工作人员参与完成会务管理、公文处理及档案管理等内容。既可以加快文件的流转效率，又能保证整个办公过程是可追溯的，通过公文留痕处理的方法，预防数据在查询以及处理过程中存在风险，通过资源共享，保障会务工作效率有所提高，进而让政务办公室工作模式，能够向着更加智能的方向发展[2]。

（二）辅助精细化管理

政工办公室在工作期间应遵循标准化的工作流程，以精细化管理模式，才能实现对服务标准以及工作规程的有效完善。在传统业务流程的层面上，进行工作流程再造并结合各岗位员工的职责，设定对应的工作标准，生成考核评价体系，更符合政工办公室工作安排。尤其在机要保密的资料处理时，应通过分级以及分类的管理方式，实现对资料传输、存储等环节的全过程控制，加密处理并实现全过程跟踪，依靠精细化管理活动的开展，则可提升当前政工办公室工作的整体质量。

二、政工办公室工作模式的发展策

（一）完善政工办公系统

工作人员将信息化技术融入政工办公室的工作环节，可通过大数据链接、信息共享的方式，缩减数据采集、数据分析及处理的时间，将有价值的数据内容上传到政工办公室的数据库中，为办公管理工作带来一定变化。一是不断完善政工办公系统，可增加专人监督信息系统模块，采用日常维护的方式，将办公室的工作内容进行量化，帮助人员明确分工。二是运用系统完成各项任务以及资料的传达，包括但不限于工作任务、会议纪要、工作计划以及线上及线下相关的培训内容。通过工作流程的细化，帮助政工办公室实现对资源的 合理分配，有效缩短文件的传输时间，以无纸化的办公方式，提高不同阶级进行工作互动时的效率。运用在线传达文件内容、资料以及政策信息的方式，帮助工作人员提高工作效率及专业性。

（二）生成协同办公机制

政工办公室在开展日常活动时，为保证自身的服务质量以及工作效率有所提高，应通过纵向联动的工作方法，以跨部门协同办公的方式，保证各单位之间业务是协同的，能够以信息共享的方式，提高资源的利用效率，以有效预防信息孤岛等问题的发生。一方面，工作人员可采用流程再造的方法，通过增加部门之间协作的手段，依靠快速响应机制，在发现问题时保证指定单位可以第一时间进行预警并加以处理，提高其工作效率。另一方面，可通过落实责任主体的方式，从移动办公终端以及远程办公系统中，对员工的行为进行监控，有效执行各项任务，防止员工在遇到问题后，发生推诿扯皮的情况。而且，各部门为保证工作的协同，可实现异地以及协同办公，增强自身的工作实效，如，政工办公室在处理综合性的政务任务时，可以通过线上协作平台完成任务的分发，让工作人员能够打破时间以及空间方面的限制，通过手机端、PC 端以及 iPad 等终端设备，协同编辑文档。也可通过资料共享的方式，通过线上平台，让同一办公室的人员，可以借助线上渠道，收集与宣传部门相关的信息，做好组织以及协调工作，采用人员调配的方式，完成活动策划。而对于办公室部门的后勤部门，也可通过线上渠道获取保障类的信息，通过文件流转的方式，保障各方都可结合规定的流程内容完成相互之间的工作配合促使任务可以顺利推进。此外，政工办公室也可通过协同办公考核机制的合理建立确保人员能够实现协同办公，并将工作的开展效率整合到绩效考核指标当中，确保每位工作人员都能积极参与线上办公，从而以高效协同的方式，实现对当前政工办公室工作模式的优化升级。

（三）做好保密管理工作

因政工办公室所涉及的资料内容具有较高的保密性，所以，工作人员为确保政工办公室工作模式的创新发展，则需依靠全范围的保密管理体系，做好保密管理工作，才能提高政工办公室在参与日常工作时的整体安全性。一是对于涉密资料而言，应通过分级管理的方式，根据资料的涉密情况，加强利用访问控制技术、身份认证技术以及操作审计等防护手段。初级涉密资料，仅需通过访问控制技术，让人员在访问时输入正确的账户、密码即可访问；中级涉密资料，则需在正确进入系统后，运用身份认证技术，以人脸识别、指纹识别及身份信息识别的方式，完整识别后才能访问，否则即可触发预警，响应监管人员，或许登录者所在位置并做好对涉密资料的防护工作；高密级资料，要求工作人员可以结合各岗位分工实现对人员查阅范围的确认，通过访问控制技术、身份认证技术以及操作审计技术的联合应用，只允许经过授权的工作人员处于特定环境才能获取，并保证整个过程是有记录的，以保证后续调阅信息时能够实现对审查内容的追溯。二是管理涉密载体。工作人员应加强利用智能技术，通过加强对声明、文件等内容的跟踪处理，以二维码技术的应用，确保每个文件都能设置对应的编码，方便工作人员进行跟踪处理。特别对于保密文件的要害部位，应增加视频监控系统以及智能门禁系统等的应用，实现对人员出入情况的监管，以保证涉密文件的安全等级。而对于涉密人员而言，政务办公室也应加强对其的培训，可通过引导员工学习 VR 技术、AR 技术以及大数据分析技术等，运用常态化的管理方法，让员工形成保密意识。通过定期参与应急演练的方式，能够具备独立应对突发事件的能力，从而夯实政工办公室的安全运行基础。

结语：综上所述，本文以政工办公室工作模式展开讨论，加强对政工办公室工作模式创新的了解，采用完善政工办公系统、生成协同办公机制以及做好保密管理工作的方法，有效增强政工办公室的实际工作效能。进而在政务办公室后续发展过程中，能够通过优化的工作流程，引入新技术、新理念以及新模式来促进政工办公室的工作创新。

参考文献：

1]任伟光. 现代高校办公室管理工作创新模式探究[J]. 办公室业务, 2024, (12): 21-23.

[2]沈灵知. “互联网+”模式下高校二级学院办公室工作管理与建设策略探析[J]. 山西青年, 2022, (23):166-168.

作者简介：邵学争（1985），男，汉族，山西省晋中市。中级编辑，本科。主要研究方向或主要从事工作：办公室综合协调。