县级档案馆档案数字化转型的困境及突破

引言

县级档案馆作为连接国家档案事业与基层群众的重要节点，承担着区域内档案收集、保管、利用等核心职能。随着《“ 十四五” 全国档案事业发展规划》对档案数字化转型的全面部署，县级档案馆的数字化建设已从“ 可选项” 转变为“ 必选项” 。与省级、市级档案馆相比，县级档案馆受到资金、技术、人才等条件的制约，在数字化转型中往往会陷入“ 想转不会转、转后用不好” 的困境：部分馆舍仍旧以纸质的档案保管为主，数字资源碎片化严重；已建成的系统大多局限于简单的存储，缺乏智能化检索、共享利用等功能；基层群众对数字档案的查询需求与档案馆的服务能力之间存在着明显的落差。因此，剖析县级档案馆数字化转型的具体困境，探索符合基层实际的突破路径，对于完善全国档案数字化体系、提升基层治理效能而言具有重要的意义。

一、县级档案馆档案数字化转型的核心价值

（一）提升基层档案服务的普惠性

县级档案馆的服务对象以乡镇、村社群众及中小企业为主，这类群体对档案查询的需求往往与民生事务（如社保、土地确权）等密切相关。数字化转型可以打破“ 现场查询” 的时空限制，通过线上平台实现档案的异地查询、就近打印，使基层群众无需多次跑腿即可获取所需的档案，降低办事成本，体现了档案服务的民生属性。

（二）增强区域档案资源的整合能力

县级区域内的档案资源分散在乡镇政府、村卫生室、学校等基层单位，传统的管理模式无法形成统一的信息链。数字化转型可通过建立区域档案数据中心，整合各单位的婚姻登记、土地承包、学籍等民生档案，形成完整的区域档案资源库，可为县域治理提供数据方面的支撑，例如为乡村振兴政策制定提供历史数据的参考。

（三）降低基层档案管理的安全风险

县级档案馆普遍存在库房条件有限、防护设施简陋等问题，纸质档案容易受潮湿、虫蛀、火灾等威胁。数字化转型可通过电子备份、异地存储等技术手段，可把档案损毁风险降至最低；同时，借助权限管理、操作日志等功能，可有效防范档案篡改、泄露等安全问题，保障档案的真实性与保密性。

二、县级档案馆档案数字化转型的现实困境

（一）技术应用“ 水土不服”

县级档案馆的技术困境体现在“ 高端系统用不了、简易系统不够用” 。一方面，部分地区盲目采购与省级档案馆同质的管理系统，但由于系统操作复杂、维护成本高，基层档案员因计算机技能水平有限，导致系统闲置；另一方面，简易系统仅能满足扫描存储需求，缺乏全文检索、数据统计等功能，无法应对群众“ 精准查询” “ 批量调取” 的实际需求。

（二）资源整合“ 壁垒重重”

县域内的档案资源整合面临着三重壁垒：一是标准壁垒，乡镇与县直部门的档案著录规则不统一，比如“ 文件形成日期” 存在“ 年/月/日” “ 年月日” 等多种格式，存在数据对接困难；二是权限壁垒，部分单位因担心信息泄露，不愿把本单位档案接入县级平台，比如医院的病历档案、企业的资质档案常被视作“ 内部资源” ；三是资金壁垒，基层单位缺乏档案数字化经费，存量纸质档案转化进度缓慢。

（三）人才队伍“ 青黄不接”

县级档案馆的人才困境表现为“ 专业人才引不来，现有人员提不高” 。受地域、待遇限制，档案学、信息技术专业的毕业生不愿到县级档案馆工作；现有工作人员多为兼职或转岗人员，既缺乏档案数字化的专业知识，难以掌握OCR 识别、数据清洗等技术，导致转型工作常常由临时外包团队主导，建成的系统因缺乏专人维护而逐渐失效。

三、县级档案馆档案数字化转型的突破路径

（一）构建“ 轻量化” 技术体系

县级档案馆应避开“ 重投入、高维护” 的技术陷阱，选择适配基层的轻量化解决方案。可采用“ 云平台 + 本地化终端” 的模式：通过政务云平台租赁存储空间与基础功能（如检索、备份），以降低硬件采购成本；开发简化版的操作界面，把核心功能（如档案上传、权限设置）设计为“ 一键操作” ，配套制作图文版的操作手册，使基层档案员可以快速上手。

（二）推行“ 渐进式” 资源整合

资源整合需要避免“ 一刀切” ，采取“ 先民生后一般、先易后难” 的渐进策略。可优先整合社保、婚姻、土地等高频查询的民生档案，统一著录标准（如采用“ 年-月-日” 日期格式、规范“ 文件来源” 字段），通过“ 以用促建” 打破部门顾虑；对暂时不能全量接入的档案（如病历、企业档案），可以先建立“ 目录索引库” ，记录档案存放地点与关键信息，以满足初步查询的需求；设立“ 县级档案数字化专项基金” ，按“ 乡镇申报+县级审核”的方式进行分配，重点支持偏远地区的存量档案转化，逐步补齐资源短板。

（三）打造“ 本土化” 人才梯队

破解人才困境需要立足基层实际，构建“ 内外结合” 的本土化队伍。内部培养方面，与本地职业院校合作开设“ 档案数字化” 的短期培训班，课程设置侧重于扫描规范、数据录入、系统操作等实用技能，每年组织 2-3 期，确保在岗人员得到全部轮训；外部借力方面，可聘请退休的档案干部、返乡大学生组成“ 志愿技术服务队” ，协助解决系统维护、数据清洗等专业问题；建立“ 档案员技术津贴” ，对掌握数字化技能的人员可给予每月的专项补贴，稳定现有队伍。

四、结语

县级档案馆的数字化转型不是省级模式的“ 缩小版” ，而是需立足于基层实际的“ 特色版” 。其核心不在于技术的先进性，而在于服务的适用性。当前面临的技术、资源、人才等困境，本质上是“ 自上而下” 的转型要求与“ 自下而上” 的基层需求之间的适配问题。通过构建轻量化技术体系、推行渐进式资源整合、打造本土化人才梯队，县级档案馆可以实现“ 低成本、可持续” 的转型突破。未来，随着县域治理数字化的推进，县级档案馆应进一步聚焦于民生需求，把数字档案资源与政务服务、乡村治理等场景深度融合，真正成为基层治理的“ 数据基石” 与服务群众的“ 信息窗口” 。

参考文献

[1]卢安桃.县级综合档案馆档案管理数字化的实施探析[J].兰台内外, 2024,(34):4-6.

[2]武玮.数字档案馆纳入县级政府数字化转型大格局研究[J].兰台内外,2024,(19):22-24.