事业单位档案数字化转型面临的挑战与对策

一、引言

在数字化浪潮席卷各行业的时代背景下，事业单位档案管理领域的数字化转型迫在眉睫。传统纸质档案管理方式暴露出存储空间占用大、检索效率低、信息共享难等弊端，难以满足当下快节奏办公与信息高效利用的需求。实现档案数字化转型，不仅能提升事业单位内部管理效能，还能为社会公众提供更便捷、优质的档案服务，对推动事业单位整体发展意义重大。

二、事业单位档案数字化转型面临的挑战

（一）技术层面挑战

2.1 数据格式多样与转换难题

事业单位档案涵盖多种类型，如文本、图像、音频、视频等，对应的数字化格式繁杂。不同格式间的转换易出现数据丢失、格式错乱等问题，像早期纸质档案扫描成电子文档时，因格式不统一，在后续检索与利用中困难重重，严重影响数字化工作的推进。

2.2 技术更新迭代压力大

数字技术发展日新月异，档案管理系统需不断升级以适配新的技术标准与功能需求。频繁的技术更新要求事业单位持续投入大量资金与人力，部分单位因资金有限，难以紧跟技术迭代步伐，导致档案管理系统功能滞后，无法发挥数字化优势。

2.3 系统兼容性差

事业单位内部常存在多个业务系统，档案数字化系统需与这些系统实现数据交互与共享。但由于各系统开发时期、技术架构不同，兼容性问题突出。例如，人事管理系统与档案管理系统数据对接不畅，员工信息更新无法及时同步到档案系统，降低工作效率。

（二）管理层面挑战

2.4 档案管理流程不规范

传统档案管理流程繁琐，环节众多，在向数字化转型过程中，部分事业单位未对流程进行合理优化。如档案收集环节，存在资料提交不及时、不完整现象；档案整理分类缺乏统一标准，导致数字化档案难以有序存储与高效检索。

2.5 缺乏科学的规划与统筹

档案数字化转型是复杂的系统工程，需科学规划与统筹协调。部分单位在转型时缺乏整体布局，盲目开展数字化工作，先进行档案扫描，后发现存储设备不足，又重新采购，造成资源浪费，且各部门间协作不畅，工作进度参差不齐。

2.6 绩效评估体系不完善

当前，多数事业单位针对档案数字化工作的绩效评估体系尚未健全，无法准确衡量工作成效。评估指标单一，多侧重于档案数字化的数量，忽视数据质量、利用效果等关键指标，难以有效激励工作人员提升工作质量与效率。

（三）安全层面挑战

2.7 数据存储安全风险

数字化档案存储于硬盘、服务器等设备中，存储介质易受物理损坏、病毒侵袭、黑客攻击等威胁。如存储设备老化故障，可能导致档案数据丢失；遭受病毒感染，数据可能被篡改或加密，严重影响档案信息的完整性与可用性。

2.8 网络传输安全隐患

在档案数据传输过程中，网络环境复杂多变，存在信息泄露风险。若传输过程未采取加密措施，数据易被窃取或篡改，尤其是涉及机密信息的档案，一旦泄露，将给单位带来不可估量的损失。

2.9 权限管理漏洞

档案数字化系统的权限管理至关重要，关乎数据访问的安全性与合规性。部分单位权限设置不合理，存在权限过大或过小现象。如某些普通员工拥有过高的档案修改权限，易造成数据被随意更改；而一些需要查阅特定档案的工作人员权限不足，影响工作开展。

三、事业单位档案数字化转型的应对对策

（一）强化技术支撑

3.1 统一数据格式标准

制定适用于本单位的档案数据格式标准，明确各类档案数字化后的存储格式，如文本类采用 PDF 格式，图像类采用 JPEG 格式等。建立数据格式转换规范流程，引入专业格式转换软件，在转换过程中进行数据校验，确保数据完整性与准确性。

3.2 合理规划技术更新

根据单位实际情况与发展需求，制定科学的技术更新计划。定期评估档案管理系统的性能，预测技术发展趋势，合理安排资金用于系统升级与新技术应用。如每 2-3年对系统进行一次全面评估，适时引入人工智能辅助档案分类、检索技术。

3.3 提升系统兼容性

在档案数字化系统选型与开发阶段，充分考虑与现有业务系统的兼容性。选择开放性好、接口丰富的系统，通过建立数据接口规范，实现各系统间的数据共享与交互。如采用数据中间件技术，搭建档案管理系统与其他业务系统的数据桥梁，确保数据实时同步更新。

（二）优化管理流程

3.4 简化与规范档案管理流程

对传统档案管理流程进行全面梳理，去除繁琐冗余环节，优化档案收集、整理、存储、利用等流程。制定详细的操作指南，明确各环节工作标准与责任人。如在档案收集环节，制定严格的资料提交清单与时间节点，确保档案收集的完整性与及时性。

3.5 加强规划与统筹协调

成立档案数字化转型专项工作小组，负责制定整体规划与工作方案。明确各部门职责分工，建立沟通协调机制，定期召开工作会议，及时解决工作推进中出现的问题。如以季度为单位召开工作协调会，汇报工作进展，协调部门间的协作事项。

3.6 完善绩效评估体系

构建科学合理的档案数字化工作绩效评估体系，丰富评估指标。除数字化数量指标外，增加数据质量、利用效果、用户满意度等指标，并赋予相应权重。定期开展绩效评估工作，将评估结果与员工绩效考核挂钩，激励员工积极投入档案数字化工作。

（三）筑牢安全防线

3.7 加强数据存储安全管理

采用冗余存储技术，如磁盘阵列（RAID），防止存储设备单点故障导致数据丢失。定期对存储设备进行检测与维护，及时更换老化设备。安装专业的杀毒软件与防火墙，实时监控存储环境，防范病毒与黑客攻击。

3.8 保障网络传输安全

在档案数据传输过程中，采用SSL/TLS 加密协议，对传输数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的安全性。建立网络安全监测机制，实时监测网络流量，及时发现并处理异常流量与攻击行为。

3.9 优化权限管理

根据员工工作岗位与职责，合理设置档案数字化系统访问权限。采用最小权限原则，为员工分配完成工作所需的最低权限。定期对权限进行审查与更新，如员工岗位变动时，及时调整其系统权限，确保权限管理的动态性与安全性。

（四）培育专业人才

3.10 引进与培养专业人才

通过招聘、人才引进等方式，吸引具有档案管理与信息技术复合背景的专业人才加入。同时，加强内部人才培养，选拔有潜力的员工参加专业培训课程与学术交流活动，提升其业务能力。如每年选派2-3 名员工参加档案数字化技术高级培训班。

3.11 完善培训体系

制定系统的培训计划，丰富培训内容，涵盖档案管理专业知识、数字化技术应用、系统操作与维护等方面。

3.12 促进人员观念转变

加强对档案数字化转型重要性的宣传教育，通过组织专题讲座、参观数字化档案管理先进单位等方式，让档案管理人员深入了解数字化转型的优势与意义。

四、结论

事业单位档案数字化转型是顺应时代发展潮流、提升档案管理水平的必然选择。尽管在转型过程中面临技术、管理、安全及人才等诸多挑战，但通过强化技术支撑、优化管理流程、筑牢安全防线、培育专业人才等一系列针对性对策的实施，事业单位能够有效克服困难，稳步推进档案数字化转型。实现档案数字化转型后，事业单位将大幅提升档案管理效率，更好地发挥档案信息资源价值，为单位各项工作的开展提供有力支持，推动事业单位持续健康发展。

参考文献

[1]任凤.事业单位档案标准化与信息化建设探究[J].黑龙江档案,2024,(06):145-147.