政府机关工程档案数字化管理的实践与创新研究

一、引言

政府机关工程作为保障公共服务运行的重要载体，涵盖维修改造、绿化亮化、设施升级等多个领域，其档案记录了工程从立项、实施到验收的全流程信息，是政务管理规范化的核心凭证。随着新型智慧城市建设的推进，政府机关工程呈现出项目数量增多、技术要求提高、跨部门协作频繁等特征，传统以纸质为主的档案管理模式逐渐暴露出存储压力大、检索效率低、共享难度高等弊端。

近年来，档案数字化成为政务信息化建设的重要组成部分，通过信息技术对工程档案进行采集、存储、利用的管理模式，不仅能解决传统管理的痛点，更能为工程决策、运维优化、审计监督提供数据支撑。在此背景下，探索政府机关工程档案数字化管理的实践路径与创新方向，对于提升政务服务效能、推进治理现代化具有重要现实意义。

二、档案数字化管理的现状及问题

当前政府机关工程档案数字化管理处于初步探索阶段，呈现传统模式与数字化转型并存的特征：（1）管理模式尚未统一。多数单位未设立专门的数字化管理机构，档案职责分散在基建、后勤等部门，导致同一工程档案被分割管理。部分单位实行“纸质+电子”双轨制，但电子档案仅作为纸质副本，未获同等法律效力，数字化优势难以发挥。（2）技术应用层次较浅。数字化多停留在扫描存档层面，对工程图纸、视频等非结构化数据处理能力不足，缺乏智能检索、关联分析等功能。部分单位虽引入档案管理系统，但与工程管理平台、政务 OA 系统数据不互通，形成信息孤岛，无法实现档案动态更新与跨部门共享。（3）标准规范有待完善。电子档案的格式要求、元数据采集、安全加密等缺乏统一标准，导致不同项目数字化档案兼容性差。部分工程因参建单位不同，电子文件命名规则、存储格式存在差异，增加了档案整合难度。

2.2 突出问题

（1）档案完整性与真实性存疑

工程实施过程中，因人员变动、交接疏漏等原因，部分隐蔽工程记录、材料检验报告等关键文件缺失。电子档案易被篡改且缺乏有效的防伪机制，导致档案真实性核验困难，影响其作为行政依据的可靠性。

（2）管理流程与技术需求脱节

档案数字化多在工程竣工后集中开展，与施工过程不同步，导致过程性文件遗漏。部分单位数字化仅针对最终成果文件，忽视设计变更、会议纪要等动态信息，难以反映工程全貌。

（3）安全与共享存在矛盾

工程档案包含施工图纸、设备参数等敏感信息，安全保密要求高，但数字化共享又需要打破部门壁垒，如何在保障安全的前提下实现授权范围内的高效共享，成为普遍面临的难题。

三、提升工程档案数字化管理实践与创新路径

3.1 构建一体化数字管理平台，夯实技术应用基础

技术平台是档案数字化管理的核心载体，需立足政府机关工程特点，打造集采集、存储、利用于一体的综合系统：

（1）建立全流程数据采集体系。针对维修改造、绿化亮化等工程的分散性，开发移动端采集工具，支持参建人员在现场通过拍照、扫码、录入等方式，实时上传隐蔽工程验收记录、材料凭证、苗木坐标等信息。系统自动关联工程编号与时间，生成带水印的电子文件以保障原始数据真实；对 CAD 图纸、竣工模型等专业文件，通过格式转换插件转为轻量化格式并关联属性，实现图文联动查询。

（2）打造智能检索与分析模块。基于自然语言处理技术构建专属知识库，实现“关键词 + 语义联想”双模式检索，如输入相关工程关键词即可关联历年同类档案。开发数据统计功能，自动汇总不同工程的造价、工期、耗材等数据并生成可视化图表，为规划提供参考；针对绿化工程，通过关联苗木档案与气候数据，智能推送季节性养护提醒。

（3）实现跨系统数据互联互通。打通档案系统与工程审批、财务支付、资产管理等系统的数据接口，自动抓取立项批复、招标文书等文件并归档，如工程验收后系统可从审批平台自动获取报告并触发归档。建立数据共享白名单，授权后勤、审计等部门通过政务内网访问非涉密档案，减少跨部门文件流转环节。

3.2 创新管理模式，推动全生命周期管控

突破传统档案管理的事后归档局限，将数字化管理嵌入工程全流程，形成动态管控机制：

（1）推行档案经理制度

在工程立项阶段即指定专职档案经理，全程参与项目管理，负责制定档案数字化方案、培训参建人员、审核文件质量。档案经理需同步跟踪施工进度，在地基验收、管线铺设等关键节点现场督导电子文件采集，确保隐蔽工程记录的即时性与完整性。工程竣工后，由档案经理牵头组织电子档案专项验收，验收合格方可进入结算环节。

（2）建立双轨校验归档机制

对施工单位提交的电子档案，实行系统自动校验与人工复核双重把关。系统预设校验规则，自动检测文件格式、元数据完整性、签章有效性等基础信息，对不符文件实时退回并提示原因；人工复核重点检查内容与实际施工的一致性，如绿化工程苗木数量与图纸是否匹配、维修工程变更记录是否完整等，确保档案“形实相符”。

（3）开展数字孪生联动管理

在重点工程中引入数字孪生技术，将档案数据与工程三维模型绑定，通过模型可直观查看各部位的施工档案、材料参数、维护记录等信息。例如例如点击亮化工程模型的路灯节点，可调取灯具采购合同、能耗数据等全链条档案；后期运维中，通过模型定位需维修区域，自动推送历史档案与方案建议，提升响应效率。。

3.3 深化数据价值挖掘，拓展档案应用场景

突破档案存查的传统定位，通过数据赋能实现从管理工具到决策支撑的升级：

（1）构建工程档案数据库

对历年工程档案进行结构化处理，按工程类型、实施时间、维护周期等维度分类存储，形成机关设施健康档案。例如，汇总办公楼维修档案，分析墙面、水电等设施的常见问题与维修频率，制定预防性维护计划；整合绿化工程数据，统计不同苗木的存活率、养护成本，优化后续种植方案。

（2）开发专题应用模块

针对政府机关工程管理需求，开发专项功能模块。如应急抢修模块，整合建筑物结构图纸、管线分布档案、应急物资存放位置等信息，在突发漏水、电路故障时，为抢修人员提供精准数据支持；节能分析模块，通过分析亮化工程的灯具功率、开关时间等档案，结合光照数据优化照明方案，降低能耗。

（3）探索档案数据开放共享

在保障安全的前提下，筛选非涉密工程档案向社会开放。例如，公开公园绿化工程的苗木品种、养护标准等档案，为市民参与绿化监督提供依据；共享市政设施维修档案，为周边商户、居民了解施工计划提供便利。通过数据开放提升政务透明度，同时汇聚社会反馈优化工程管理。

四、结语

政府机关工程档案数字化管理是政务数字化转型的重要支点，其价值不仅在于解决传统管理中存储冗余、检索低效等问题，更在于通过数据整合与智能应用，重构工程管理的全链条逻辑。随着跨域标准的统一与新兴技术的融合，档案数字化将从“被动存查”转向“主动赋能”，成为机关设施运维、公共服务优化的决策中枢，为政府治理精细化、智能化提供持续的数据动能，推动政务效能实现深层次跃升。