档案数字化与实体档案管理的融合策略

摘要：本文探讨档案数字化与实体档案管理融合策略，分析二者融合意义，从管理理念、标准规范、人才队伍、技术应用及安全保障五方面提出融合策略，旨在提升档案管理水平，实现档案资源科学高效利用。

关键词：档案数字化；实体档案管理；融合策略

一、引言

随着信息技术飞速发展，档案管理领域正经历深刻变革，档案数字化成为必然趋势。档案数字化将传统纸质档案转化为数字形式，便于存储、检索和利用，极大提高了档案管理效率和服务质量。然而，实体档案作为档案的原始载体，具有不可替代的凭证价值和历史意义。因此，如何实现档案数字化与实体档案管理的有机融合，成为档案管理工作面临的重要课题。深入研究二者融合策略，对于提升档案管理整体水平，充分发挥档案资源价值具有重要现实意义。

二、档案数字化与实体档案管理融合的意义

（一）提高档案管理效率

档案数字化使档案检索、调阅更加便捷快速，通过计算机系统能瞬间定位所需档案信息。同时，数字化处理减少了实体档案频繁翻阅带来的磨损，延长实体档案寿命。二者融合后，档案工作人员可借助数字化手段对实体档案进行更科学管理，如盘点、分类等，提高管理效率。例如，在大型企业档案管理中，数字化检索系统能快速定位特定年份、特定项目的档案，结合实体档案妥善保管，大幅提升档案调阅和管理速度。

（二）增强档案服务能力

融合后，档案部门可通过网络平台向用户提供多元化服务。用户不仅能在线查询数字化档案信息，对于有特殊需求的实体档案，档案部门也能依据数字化目录快速查找并提供利用。这满足了不同用户需求，提升了档案服务满意度。以档案馆为例，研究者可先通过网络检索数字化档案目录，确定所需实体档案，预约后到馆查阅，节省时间和精力。

（三）促进档案资源的长期保存

实体档案受环境因素影响大，如温湿度、虫害等易导致档案损坏。档案数字化为实体档案提供了备份，即使实体档案受损，数字档案仍可保存其内容。同时，数字化存储技术不断发展，可实现档案资源的长期稳定保存。二者融合构建了双保险机制，确保档案资源的完整性和永久性。

三、档案数字化与实体档案管理融合的策略

（一）更新管理理念

1.构建一体化管理理念

档案管理从业者需摒弃将数字化档案与实体档案割裂的传统管理观念，确立一体化管理理念。将两者视为一个统一的有机整体，在档案的收集、整理、存储、利用等各个阶段进行统一规划。例如，在档案收集阶段，应同时考虑实体档案的收集范围和数字化处理策略；在整理阶段，采用统一的分类标准和著录规则，以利于数字化档案与实体档案的对应管理。

2.强化服务导向理念

以满足用户需求为根本宗旨，无论是数字化档案还是实体档案管理，均应围绕提升服务质量为核心。通过深入分析用户需求特征，优化档案资源的组织和服务流程。例如，针对科研人员对原始资料真实性的需求，优先确保实体档案的利用服务；针对普通大众对便捷查询的需求，加强数字化档案平台的建设。

（二）标准化规范的统一

1.构建数字化与实体档案的通用标准体系

构建一个全面的档案分类、著录、标引、格式等要素的通用标准体系。例如，在档案分类体系上，采纳统一的学科或行业分类方法，确保数字化档案与实体档案分类的统一性；在著录标准上，明确各项著录项目的规范填写要求，以保障两者间信息的一致性。这将促进数字化与实体档案信息的精确对应和便捷检索。

2.制定数字化加工流程的规范化要求

为档案数字化过程制定一系列严格的标准，涵盖从档案扫描、图像处理、数据录入到质量检验等关键环节。确保数字化档案的质量，使其内容与实体档案保持一致且具有长期的可读性。例如，设定扫描分辨率、图像清晰度的标准，以及数据录入的准确性验证程序等。

（三）构建专业人才梯队

1.强化人才培育

定期组织档案管理人员参与数字化技术、实体档案保护等领域的专业培训。例如，开展数字化加工技术培训，使管理人员熟练掌握扫描设备操作、图像处理软件使用等专业技能；举办实体档案修复技术培训，增强管理人员对实体档案破损修复的专业能力。通过系统培训，使管理人员具备数字化与实体档案融合管理的综合专业素养。

2.吸纳复合型人才

招聘具备档案管理业务知识且精通信息技术的复合型人才。此类人才能更好地适应数字化与实体档案融合管理的工作需求，在档案信息化建设、数字化资源整合等领域发挥关键作用。例如，在档案系统开发和维护过程中，复合型人才能够结合档案管理的实际需求，设计出更贴合实际工作的数字化平台。

（四）技术应用的合理性探讨

1.构建集成化档案管理系统

开发一个集数字化档案管理与实体档案管理功能于一体的综合管理系统。该系统旨在实现数字化档案的存储、检索、利用，同时对实体档案的存放位置、出入库等进行实时管理。通过该系统，可以实现数字化与实体档案信息的相互关联，例如，通过点击数字化档案记录，可以查看对应实体档案的存放位置等详细信息。

2.物联网技术在档案管理中的应用

将物联网技术应用于实体档案管理，通过在实体档案上粘贴电子标签，利用读写设备实现对实体档案的快速盘点、定位和追踪。同时，与数字化档案管理系统对接，实时更新实体档案状态信息。例如，在档案库房中，利用物联网技术可以快速掌握某类实体档案的数量、借出状态等，并在数字化系统中同步显示。

（五）提升档案安全防护措施

1.实体档案库房安全防护

强化实体档案库房基础设施建设，确保配备先进的温湿度调节、防火、防盗、防虫害等设备。定期对实体档案执行检查与维护程序，以便及时识别并修复档案损坏、霉变等潜在风险。例如，部署自动灭火系统、温湿度传感器等，以保障实体档案存储环境的安全与稳定。

2.数字化档案安全防护

构建多维度的数字化档案安全防护体系。应用数据加密技术对数字化档案的存储与传输过程进行加密处理，以防止数据泄露；建立数据备份策略，定期对数字化档案进行备份，并实施异地存储措施，以防止数据丢失；加强网络安全防护，部署防火墙、入侵检测系统等，以抵御网络攻击。

四、结论

档案数字化与实体档案管理的融合是档案管理工作发展的必然趋势，对于提高档案管理效率、增强服务能力、促进档案资源长期保存具有重要意义。通过更新管理理念，树立一体化和服务导向理念；统一标准规范，制定通用标准和规范数字化加工流程；打造专业人才队伍，加强培训和引进复合型人才；合理应用技术，建立融合管理系统和利用物联网技术；强化安全保障，确保实体和数字化档案安全等策略，能够有效推动二者融合。在实际工作中，档案管理部门应结合自身实际情况，不断探索和完善融合策略，实现档案管理工作的科学发展，更好地发挥档案资源的价值，为社会发展提供有力支持。未来，随着技术不断进步，档案数字化与实体档案管理融合将不断深化，档案管理工作也将迎来新的发展机遇和挑战。

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