档案数字化转型中电子档案的长期保存策略及安全性保障研究

一、引言

随着信息技术渗透，档案管理进入数字化转型阶段。电子档案以数字形式记录信息，涵盖多种类型，广泛应用于各领域。截至 2024 年底，我国各级综合档案馆电子档案归档量年均增长 28% ，数字化率超 75%_< 。但电子档案长期保存与安全面临考验，一方面存储载体有物理损耗风险，技术迭代易致格式失效；另一方面网络攻击等安全威胁频发。因此，探索保存策略与保障体系是档案数字化转型提质增效的必然要求。

二、电子档案长期保存与安全的核心制约因素

2.1 技术层面制约

技术迭代加速是首要障碍，电子档案读取依赖特定软硬件，技术更新周期缩短使早期档案易成“ 不可读” 数据。且电子档案格式繁多不统一，部分私有格式难兼容。同时，存储技术有局限，磁、光存储介质及云存储都增加了保存不确定性。

2.2 管理层面不足

档案管理机制不完善加剧保存风险。部分单位缺乏专业团队，管理人员技术素养不足，导致数据备份和迁移问题。电子档案全生命周期管理有漏洞，各环节缺乏标准流程，如未建立定期检测制度，错失补救时机。

2.3 安全层面威胁

网络环境复杂使电子档案面临多重安全风险，包括数据泄露、篡改、病毒感染和人为误操作风险，会造成信息安全事故和不可挽回的损失。

三、电子档案的长期保存策略

3.1 技术适配策略：格式标准化与技术迁移

推行电子档案格式标准化，优先采用开放格式，建立格式转换机制。实施技术迁移策略，定期迁移电子档案至新平台，采用“ 双轨制” 验证确保数据完整准确。如某省档案馆每 5 年开展大规模技术迁移并校验数据。

3.2 管理优化策略：全生命周期精细化管理

构建全生命周期管理体系，全程管控电子档案。形成阶段规范生成标准；归档阶段采用“ 双套制” 或多份备份；保管阶段建立定期检测制度；利用阶段实施访问权限控制；销毁阶段采用安全销毁方式。同时，加强管理团队建设，开展技术培训。

3.3 存储备份策略：多元化存储与异地备份

采用“ 本地 + 异地 + 云存储” 的多元化存储模式。本地存储用于日常访问，配置冗余备份；异地备份用于灾难恢复，定期同步数据；云存储作为补充，选择可靠服务商并明确安全责任。如某大型企业采用“ 本地磁盘阵列 + 异地磁带库 + 公有云” 架构防控存储风险。

四、电子档案的安全性保障体系

4.1 预防体系：源头防控与访问控制

建立源头防控机制，从技术与管理两方面阻断安全威胁。技术上，部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等网络安全设备，过滤恶意网络流量；安装杀毒软件与终端安全管理系统，实时监测并清除病毒、木马等恶意程序；采用加密技术，对电子档案进行存储加密（如AES-256 加密）与传输加密（如 SSL/TLS 加密），确保数据即使被窃取也无法解读。管理上，实施严格的访问权限管理，基于 “ 最小权限原则”为不同岗位人员分配访问权限，采用 “ 用户名 + 密码 + 动态令牌” 的多因素认证方式，防止非法登录；建立操作日志制度，记录所有人员对电子档案的访问、修改、删除等操作，实现全程可追溯。

4.2 监控体系：实时监测与智能预警

构建电子档案安全实时监控系统，实现风险的动态感知与智能预警。通过部署数据审计工具，实时监测电子档案的访问行为、数据传输流量及存储状态，一旦发现异常操作（如批量下载、频繁修改）或异常流量，立即触发预警机制，通过短信、邮件等方式通知管理人员。利用人工智能技术，对历史安全数据进行分析，建立风险预测模型，提前识别潜在的安全威胁，如预测存储载体的老化时间、识别可疑的网络攻击模式等。例如，某市政府档案管理系统引入智能监控平台后，成功识别并拦截了 12 起异常访问行为，提前预警了 3 块即将损坏的存储硬盘，有效降低了安全事故发生率。

4.3 应急体系：灾难恢复与应急响应

制定完善的电子档案安全应急预案，确保突发事件发生后快速恢复数据。预案需明确应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施及责任分工，涵盖病毒攻击、数据泄露、存储载体损坏、自然灾害等多种场景。建立灾难恢复机制，根据电子档案的重要程度划分恢复优先级，制定不同的恢复目标（RTO，恢复时间目标）与恢复点目标（RPO，恢复点目标），重要档案的 RTO 应控制在 4 小时以内，RPO 应控制在 1 小时以内。定期开展应急演练，模拟各类突发事件，检验应急预案的可行性与团队的应急处置能力，及时发现并完善预案漏洞。例如，某科研机构每半年开展一次应急演练，模拟勒索病毒攻击场景，通过异地备份数据成功在 3 小时内恢复了所有电子档案，验证了应急体系的有效性。

五、实践案例与效果分析

某省档案馆在档案数字化转型中，针对电子档案长期保存与安全问题，实施了系列措施：推行 PDF/A、TIFF 等标准格式，每 3 年开展一次技术迁移；构建 “ 本地磁盘阵列 + 异地备份中心 + 政务云” 的三元存储体系；部署防火墙、入侵检测系统及数据加密系统，建立智能安全监控平台；制定全生命周期管理流程与应急处置预案。实施 1 年后，效果显著：一是电子档案可读性显著提升，历史遗留的 2 万余件非标准格式档案全部完成格式转换，可读取率达 100% ；二是存储可靠性增强，未发生一起因存储载体损坏导致的数据丢失事件；三是安全风险有效可控，成功拦截 8 起网络攻击，未发生数据泄露事故；四是管理效率提高，电子档案检索时间从平均 15 分钟缩短至 2 分钟以内，应急响应时间从 24 小时缩短至 4 小时以内。

六、结论

电子档案的长期保存与安全性保障是档案数字化转型的核心任务，需从技术、管理、安全多维度协同发力。通过格式标准化、技术迁移、全生命周期管理及多元化存储等策略，可有效解决电子档案长期保存难题；借助预防、监控、应急一体化的安全保障体系，能全面抵御各类安全威胁。

参考文献

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