事业单位档案信息化管理探究

信息技术与档案管理的深度交融，为事业单位档案管理带来了显著变革。借助于先进的信息技术手段，档案管理效率大幅提升，繁琐的流程得以简化，信息检索与调用更为便捷高效。同时，档案资源的潜在价值被充分挖掘与彰显，从沉睡的数据转变为有力的决策依据。

一、事业单位档案信息化管理的价值分析

（一）有利于提升档案管理工作效率

在事业单位大力推进无纸化办公的当下，档案资料呈现出种类愈发多样、数量持续攀升的态势。若依旧采用传统以人工为主导的档案管理模式，让基层档案管理人员承担档案收集归档、价值鉴定、分类保存以及检索借阅等工作，势必会耗费大量时间，进而阻碍档案服务质量的提高。而档案信息化管理则展现出明显优势，它能够充分借助大数据、人工智能等信息技术，把原本由人工处理的具体事务，交由档案信息化管理系统自动完成。以档案收集归档环节为例，事业单位各部门在工作中生成的文件资料，可通过内部档案信息化管理平台同步共享给档案管理人员，实现档案资料的实时传递与及时归档。由此可见，档案信息化管理不仅大幅提升了各项业务的办理效率，让档案工作更加高效快捷，还在减轻档案管理人员工作压力方面发挥了积极作用，有力推动了事业单位档案管理水平的整体提升。

（二）有利于提高档案资料的完整性与安全性

基于过往档案管理实践可知，若工作中产生的各类文件资料未能在第一时间归档，随着时间流逝，极有可能出现丢失、缺损等情况，这会严重影响档案价值的充分展现。由此可见，收集归档不及时是影响档案完整性的关键因素。为有效解决这一问题，事业单位大力推进档案信息化管理。通过优化管理流程、强化管控力度等举措，从根源上消除各类可能威胁档案完整与安全的不良因素，切实保障档案的完整性和安全性。以档案借阅使用环节为例，信息化管理手段发挥了重要作用。借助数字签名技术或区块链技术对档案内容进行加密处理，能够有效杜绝档案在远程传递过程中被第三方拦截、窃取的风险，确保档案内容的隐私性不受侵犯。这不仅提升了档案管理的效率，更让档案信息在安全可靠的环境中得以保存和利用。

二、事业单位档案信息化管理的优化策略

（一）提升管理人员专业素质

档案管理人员的专业素养，对档案信息化建设的成效起着决定性作用。在推进信息化建设时，相关部门务必重视对管理人员素养的培训提升。要将信息技术应用、档案数字化处理等核心技能，精准纳入培训内容体系。依据不同岗位的实际需求，有针对性地培养复合型人才，使管理人员既能掌握传统档案管理知识，又能熟练运用数字化技术。在培训方式上，可采用专题讲座与实操演练相结合的形式。专题讲座能系统传授理论知识，强化管理人员对档案管理重要性的认知，培育他们的职业认同感；实操演练则让管理人员在实践中巩固所学，提升实际操作能力。同时，建立常态化的考核机制十分必要。针对电子档案著录、系统运维等关键技能，设定量化考核指标，以客观、准确地评估管理人员的能力水平，确保其能力与岗位要求高度匹配。通过“培训—实践—考核”的闭环管理模式，逐步打造一支专业过硬、素质优良的档案管理队伍。这支队伍既能深耕传统档案业务，又能熟练运用数字化工具，为档案信息化建设提供坚实的人力保障，推动档案管理事业迈向新台阶。

（二）强化档案管理硬件支撑

硬件设施建设是档案资料安全储存的重要基石。档案管理部门在挑选硬件设备时，需将性能稳定、抗干扰能力强作为首要考量因素。充足的资金投入必不可少，购置先进的硬件设施，既能确保档案资料安全存储，又能显著提升管理效率。

在储存硬件设备的选择上，容量大小是关键。要保证设备有足够空间，满足档案信息大量录入和长期保存的需求。同时，兼容性与可扩展性也不容忽视，以便适应未来档案数据量的持续增长以及技术的不断升级。硬件设施的维护更新同样重要。技术人员要定期开展检查、保养和升级工作，保障硬件设备长期稳定运行，延长其使用寿命。此外，网络安全硬件设备的配套部署不可或缺。安装防火墙、入侵检测系统等，构建起物理层面的安全防护体系，有效防范档案信息泄露风险。通过推动硬件设施与信息化技术的深度融合，打造出一个安全可靠、高效便捷、智能灵活的档案管理基础设施。为档案管理工作在收集、整理、存储、利用等各个环节的提质增效提供坚实有力的支撑，推动档案管理事业迈向新的发展阶段。

（三）细化档案安全管理制度

健全的档案安全管理制度，是规范事业单位档案管理、保障其有序开展的关键支撑，能切实发挥指导与约束的双重作用。在数字档案日益增多的当下，事业单位要确保数字档案完整与安全，就需紧跟时代步伐，对数字档案信息安全管理制度进行革新与细化。

比如，要清晰界定数字档案的容灾备份制度。通过制度明确备份责任主体，将责任精准落实到具体人员，避免出现责任推诿现象。同时，在制度中详细说明备份的频率或时间节点，让档案管理人员清楚知晓何时对哪些数字档案进行备份，保证备份工作的及时性与规范性。此外，在完善制度、明确责任的同时，还应引入追责机制。一旦发生档案丢失、信息泄露等安全事故，要依法依规严肃追究相关人员的责任。以此强化档案管理人员的责任意识和安全意识，促使他们严格遵守制度，切实做好数字档案的安全管理工作，为事业单位档案管理筑牢安全屏障。

三、结语

在事业单位深化改革的浪潮中，加快推进档案信息化管理意义重大。其主要目的在于借助信息技术，推动工作重心从传统档案管理向档案深度开发转变。通过信息化手段，对档案资源进行高效整合与充分利用，充分挖掘档案潜在价值，进而为事业单位领导的科学决策、各项工作的顺利开展，提供宝贵的经验借鉴和有力的理论支撑。

参考文献：

[1]刘海生.事业单位档案管理信息化建设存在的问题及档案信息化对策[J].移动信息,2022(08).

[2]胡丽丽.“互联网 +^, ”时代事业单位档案信息化管理策略研究[J].办公室业务,2021(04).