基于信息化的人防工程审批档案管理流程优化

摘要：本文聚焦人防工程审批档案管理，通过深入调研剖析现状与问题。当前管理存在传统流程中档案收集不完整、整理效率低、存储安全性差及利用不便等问题，且信息化建设面临基础设施薄弱、人员素养不足、标准规范缺失等挑战。基于此，提出信息化优化策略，涵盖档案收集环节建立实时采集系统与完善制度，整理时采用自动化技术与构建标准目录体系，存储引入云技术并建立备份机制，利用开发智能检索与共享平台。

关键词：人防工程；审批档案管理；信息化；流程优化；实施保障

引言

人防工程作为国防建设的重要组成部分，其审批档案管理至关重要。随着时代发展，传统人防工程审批档案管理模式弊端渐显，难以满足高效、安全、便捷的管理需求。信息化浪潮为档案管理带来新契机，通过引入先进信息技术，优化管理流程，有望提升人防工程审批档案管理水平，更好地服务于人防工程建设与管理工作。

一、人防工程审批档案管理现状与问题分析

1.1 管理现状调研

当前，人防工程审批档案管理在各地呈现出不同的状况。多数地区采用传统管理模式，档案收集依赖人工收集整理各审批环节产生的纸质文件，如项目申报书、设计图纸、审批意见等。在档案整理方面，主要依据既定类目进行手工分类、编号与编目，存储则以档案室的实体档案柜为主，电子档案存储分散于不同部门电脑中。

1.2 传统管理流程存在的问题

传统管理流程在多个环节存在显著问题。档案收集环节，由于缺乏统一规范与高效收集机制，文件资料易缺失、归档不及时。整理阶段，手工操作繁琐且易出错，耗费大量人力与时间，分类标准不统一也影响档案检索效率。存储方面，纸质档案易受温湿度、虫害等影响，出现损坏、褪色甚至丢失情况，电子档案存储分散，缺乏有效备份，一旦设备故障或遭受病毒攻击，数据面临丢失风险。

1.3 信息化建设面临的挑战

人防工程审批档案管理信息化建设进程中面临诸多挑战。信息化基础设施薄弱是首要问题，部分地区档案管理部门硬件设备老化，服务器性能不足，网络带宽受限，无法满足大数据量存储与快速传输需求，软件系统功能单一，缺乏智能化管理模块。人员信息化素养不足也是制约因素，档案管理人员多为传统业务出身，对数据库管理、云计算等信息化技术掌握程度低，难以适应新管理模式。

二、基于信息化的人防工程审批档案管理流程优化策略

2.1 档案收集流程优化

借助信息化手段，构建电子文件实时采集系统是档案收集流程优化的关键。在人防工程审批各环节，利用专门的业务系统与档案管理系统对接，自动采集审批过程中产生的各类电子文件，如申报材料、审核意见、图纸变更等，确保文件完整性与及时性。建立文件收集跟踪与反馈机制，档案管理部门可实时查看各部门文件提交进度，对未按时提交的部门进行提醒，保障档案收集工作有序推进。

2.2 档案整理流程优化

引入自动化分类与编目技术，大幅提升档案整理效率。利用人工智能算法对采集到的电子档案进行智能分析，依据预设的档案分类标准与元数据规则，自动对档案进行分类、编目。通过对文件标题、关键词、内容结构的识别，将人防工程设计图纸类档案准确归入相应类目，并自动生成规范的目录信息。构建标准化档案目录体系，统一各地人防工程审批档案的分类标准与目录模板，使档案管理更加规范有序，便于后续的检索与利用。

2.3 档案存储流程优化

为提升档案存储安全性与扩展性，引入云存储技术势在必行。将人防工程审批档案存储于专业的云存储平台，实现档案数据的集中管理，避免因本地存储设备故障导致的数据丢失风险。云存储具备强大的扩展性，可根据档案数据量的增长随时扩充存储空间。建立完善的数据备份与恢复机制，定期对云存储中的档案数据进行异地备份，制定详细的应急预案。一旦发生数据丢失或损坏，能够迅速启动恢复流程，确保档案数据的安全与完整。

2.4 档案利用流程优化

开发智能化档案检索系统，运用大数据检索技术，为用户提供高效、精准的档案检索服务。用户输入关键词、文号、时间等检索条件，系统可快速从海量档案数据中筛选出相关档案，并按照相关性、时间顺序等进行排序展示。搭建档案共享平台，通过网络技术实现档案信息在人防工程建设、管理、监督等多部门间的安全共享。各部门经授权后可登录平台，按需查阅、下载档案资料，打破信息壁垒，提高档案利用效率，有力推动人防工程审批与建设工作协同开展。

三、信息化优化策略的实施保障

3.1 加强信息化基础设施建设

信息化基础设施是人防工程审批档案管理信息化的基石。加大资金投入，用于更新硬件设备。淘汰老化的服务器，选用高性能、大容量的服务器，以满足日益增长的档案数据存储与处理需求。提升网络带宽，构建高速、稳定的内部网络环境，确保档案数据在各部门间能够快速传输，避免因网络拥堵导致工作效率低下。配备先进的扫描设备、数据采集终端等，提高档案数字化的效率与质量。在软件系统方面，引入功能强大的档案管理软件，该软件应具备智能化的档案分类、检索、备份等功能，并且能够与各审批业务系统无缝对接，实现数据的实时交互与共享。定期对软硬件进行维护与升级，确保系统的稳定性与安全性，为信息化优化策略的实施提供坚实的物质基础。

3.2 提升人员信息化素养

人员是推动信息化优化策略实施的关键因素。针对档案管理人员，组织全面、系统的信息化培训。培训内容涵盖数据库管理知识，使其能够熟练操作档案数据库，进行数据的录入、查询、更新等操作，云计算技术应用，掌握如何利用云存储平台进行档案存储与管理，大数据分析基础，学会运用数据分析工具对档案数据进行挖掘，为管理决策提供支持。采用线上线下相结合的培训方式，线上提供丰富的多媒体课程，方便档案管理人员利用碎片化时间学习，线下邀请专家进行集中授课与实操指导，增强培训效果。对于审批部门工作人员，开展信息化知识普及培训，使其了解档案信息化管理流程，掌握在审批过程中如何规范生成、提交电子文件，提高协同工作能力。建立考核机制，将信息化素养考核结果与绩效挂钩，激励人员积极提升自身信息化水平。

3.3 完善标准规范与制度建设

完善的标准规范与制度是信息化优化策略有序实施的保障。制定统一的档案信息化标准规范，明确档案数据格式，确保不同来源的档案数据能够相互兼容、整合。规范元数据定义，对档案的各类属性信息进行统一描述，便于数据的精准检索与管理。统一信息分类标准，使各地人防工程审批档案分类一致，提升档案管理的规范性与通用性。在制度建设方面，建立信息化档案管理制度，明确档案收集、整理、存储、利用各环节的操作流程与责任分工。加强数据安全管理制度建设，制定严格的数据访问权限规则，对档案数据的查阅、下载、修改等操作进行严密管控，防止数据泄露与篡改。

结语

在人防工程审批档案管理领域，当前管理现状与传统流程弊端凸显，信息化转型迫在眉睫。基于信息化的流程优化策略，从收集到利用各环节发力，为提升管理效能带来新契机。而实施保障措施，通过强化基础设施、提升人员素养、完善标准规范，为优化策略落地筑牢根基。未来，持续推进这些举措，将推动人防工程审批档案管理迈向现代化、高效化新高度。

参考文献

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[2]廖佳洁.新时代纸质文书档案管理流程优化路径研究[J].华东纸业，2024，54（11）：70-72.