精益管理在企业档案管理中的应用

0 前言：

现代企业档案管理面临效率低下、服务质量不高等现实问题，传统管理模式难以适应企业发展需求，精益管理强调价值创造、消除浪费，为档案管理转型升级指明了方向。企业档案管理在流程设计、资源配置、服务提供等环节存在改进空间，精益管理理念的引入为这些问题提供了解决思路。，分析精益管理在企业档案管理中的制约因素，探索相应的应用措施，对推动档案管理专业化发展具有重要意义。

1 精益管理理念与企业档案管理的理论融合

精益管理理念着重通过识别价值，并消除浪费达成资源最优配置，这和企业档案管理存在的流程冗余、效率低下等问题天然对应。精益管理以客户价值作为导向，而档案管理根本目的是为企业提供准确且及时的信息支撑，二者在价值追求方面具有一致性，精益管理的持续改进思想和档案管理在收集、整理、保存、利用等环节的质量提升要求相互契合。精益管理倡导的标准化作业，给档案管理规范化操作提供了理论指导，当精益管理的系统性思维与档案管理专业化要求相结合时，可形成注重整体效能的管理模式，推动企业档案管理朝着更高层次发展。

2 精益管理在企业档案管理中的制约因素

精益管理理念为企业档案管理提供了科学的改进方向，但在实际应用过程中仍面临诸多现实障碍，这些制约因素直接影响了精益管理效果的发挥，需要深入分析其根源并寻求有效的解决途径。

2.1 档案管理人员精益理念认知不足

档案管理人员身为精益管理实施的主体人群，理念认知水平直接决定着变革成效情况，多数档案管理从业人员仍然固守传统功能性思维方式，对价值流、持续改进等核心概念理解十分肤浅。部分档案管理人员错误地将精益管理，等同于简单的速度提升或人力削减，偏离了系统性改进的本质内涵所在，专业培训的缺失导致档案管理人员，无法有效识别流程中的隐性浪费，精益工具的运用能力严重不足够，长期形成的岗位分工习惯培养出局部化思考模式，全局视野与协作意识的匮乏阻碍跨部门整合[1]。传统考核机制过于注重数量指标，却忽视质量效益，与精益管理的价值导向存在明显偏差，这种认知层面的局限性不仅影响方法论的正确运用过程，更削弱主动参与改进的内生动力。

2.2 档案管理基础设施建设滞后

技术支撑体系比较薄弱构成精益管理推进硬性障碍，企业档案管理普遍存在信息化水平偏低问题，纸质档案占主导地位与精益管理快速响应需求矛盾尖锐。现有管理系统功能局限缺乏数据挖掘等关键模块，难以为精益决策提供量化依据支撑决策精准度，硬件设施老化导致存储容量不足检索速度缓慢，严重制约信息流转效率影响工作整体进度，标准化建设滞后造成各部门档案格式混乱分类标准不一，数据整合面临巨大困难，增加整合工作难度。统一协同平台缺失加剧信息孤岛现象问题突出，部门壁垒阻碍流程一体化目标的顺利实现，资金投入不足限制先进技术的引入使用情况，现代化改造进程缓慢阻碍管理水平有效提升，这些基础设施方面缺陷

制约精益管理工具运用[2]。

3 精益管理在企业档案管理中的应用措施

面对精益管理在企业档案管理里碰到的制约因素，要从人员能力建设和技术支撑体系这两个关键维度去制定有效应用措施，凭借系统性的改进举措推动精益管理理念的深入实施。

3.1 提升档案管理人员精益管理能力

建立多层次的精益管理培训机制是人员能力建设关键举措，企业要依据岗位职能差异制定针对性培训方案，以确保理论学习与实践操作有机结合。引入专业培训机构资源，开展价值流分析、现场管理、持续改进等核心理念系统性教育，构建内部知识转移平台，促进培训成果向实际工作有效转化，设置精益管理应用项目，让档案管理人员在业务场景中熟练掌握相关工具与方法，调整绩效考核体系，把精益理念应用成效纳入评价指标，形成持续学习激励机制。培育跨部门协作能力消除职能壁垒，推动档案管理与其他业务流程深度融合，组建精益管理专家团队通，过内部培养和外部引进相结合方式，为精益实践提供专业指导。

3.2 完善档案管理信息化支撑体系

构建一体化的档案管理信息平台是精益管理实施技术基础，企业要投入充足资源，建设涵盖档案全生命周期数字化管理系统，配置数据挖掘与分析模块，并运用量化指标监测管理效能，以此为精益决策提供科学依据[3]。推进档案管理标准化进程，统一数据结构分类体系和处理规范，消除因标准差异导致的资源浪费情况，建立信息共享协同机制消除部门间数据隔离状态，实现档案资源的高效配置目标，更新硬件基础设施提升数据处理能力和存储性能，保障系统运行的稳定性。开发移动化应用功能实现档案服务便捷化和即时化，建立数据安全防护体系，确保档案信息流转过程完整性和保密性，引入人工智能技术提升档案智能分类和检索效率，为精益管理顺利推进提供可靠保障。

4 结语

精益管理在企业档案管理中的应用实现了理论与实践的有机结合，人员认知不足、基础设施滞后等制约因素制约了精益管理的深入推进，需要通过提升人员能力、完善信息化体系等措施加以解决。精益管理将推动企业档案管理从传统模式向现代化模式转变，实现管理效率与服务质量的双重提升，企业档案管理应持续深化精益管理应用，建立完善的精益化管理体系，为企业发展提供更优质的档案服务支撑。

参考文献

[1]罗伟民,蔡源媛,孟瑶,等.精益化内控管理在推动医院高质量发展中的实践分析[J].中国卫生标准管理,2025,16(08):80-83.

[2]李俊哲,冯泽宇,叶然·吐尔逊江.面向数字化转型的企业档案管理制程融合模式探析[J].档案学刊,2025,(01) :43-53+72 .

[3]贾菡宁.精益管理在煤炭企业档案管理中的应用分析[J].办公室业务,2024,(20):52-54.