信息化背景下的事业单位机关档案管理分析

摘要：随着信息化技术的迅速发展，事业单位机关档案管理面临着从传统纸质管理向数字化、智能化转型的挑战。为响应这一趋势，档案管理需要逐步引入数字化技术与信息共享平台以及智能化工具，推动优化管理流程。本文探讨数字化、融合协同与智能化在档案管理中的实际应用，分析这些技术在档案存储、检索以及流转等方面的作用，提高工作效率和管理质量。

关键词：信息化；事业单位；档案管理

引言：《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求加强档案信息化建设，推动档案管理与现代技术融合，提高档案管理的智能化和规范化水平。政策指出要利用大数据、人工智能等技术，提升档案管理效率与质量，在保证档案安全的前提下有效利用档案资源。面对信息化转型，事业单位机关档案管理需积极响应政策要求，为单位工作提供更高效的信息支持与决策依据。

一、数字赋能，夯实档案管理基础

信息化背景下，档案管理须借助数字技术优化基础建设，运用标准化数据平台集中归集档案资料[1]。数字系统贯通收集档案、整理以及存储等环节，能够减少人工操作中的误差，使档案管理工作更加系统有序[2]。同时，凭借科学的数字档案流程，大幅提升档案便利性与安全性，进而稳定提升档案管理的规范化、系统化水平，使机关单位档案管理基础更加稳固。

在事业单位机关，办公室每年需管理数千份合同、通知、会议纪要等重要档案。过去依赖人工登记，资料分散在不同科室，导致借阅不便、频发误放丢失问题，特别在业务高峰期，查找一份三年前的合同往往需要翻阅数十本台账。为解决这些痛点，单位需要引入档案管理系统全面数字化归档。档案管理部门组织各科室配合，集中收集纸质档案并借助高效扫描仪快速转换为电子文件，并依据合同、财务以及行政等类别系统化编目。系统自动识别档案类型并归档至相应目录，同时设立多级权限，保证涉密档案在授权范围内流转。此外，管理人员可利用系统检索功能，输入项目名称或关键字，几秒钟内即可调出目标档案，无需逐卷翻找，系统记录每份档案的流转过程保证查询借阅全程留痕。

二、融合协同，拓展档案服务功能

档案管理不仅要注重保存资料，更要加强信息的服务能力，为此，需要借助信息化平台打通档案与政务系统、办公系统间的壁垒，从而高效流通档案信息[3]。与此同时，档案管理深度嵌入机关工作链条，服务于执行与监督等环节，提升机关运转效能。依靠融合共享，档案信息资源激活利用，进一步转变档案工作定位，从静态保存走向动态服务。

在事业单位机关，档案管理部门利用与政务办公系统的对接，可以深度融合档案信息与日常行政工作。过去，部门间需要运用手动传递纸质文件，效率低下且容易发生丢失或错误。现在，采用统一的档案管理平台，所有相关文件可以在不同部门之间实时共享，管理人员只需在系统中输入档案编号或关键词，即可快速调取所需资料。例如，在处理一项重要项目审批时，项目组成员只需从系统中调取之前相关会议纪要及决策文件，迅速获得决策依据。更重要的是，档案系统还与工作流系统相连接，当文件需要审批时，相关人员自动收到任务提醒，文件在不同环节的流转状态清晰可见，大大减少遗漏和延误的情况。系统还具备实时更新功能，档案资料一旦更新，所有相关人员都能第一时间知晓，保证信息的时效性和准确性。

三、智能引领，提升档案管理效能

档案管理迎来智能化升级阶段，依托人工智能、大数据等先进技术，推动管理系统智慧化转型。智能识别与精准检索等功能融入日常管理，使档案工作更加科学高效[4]。此外，智能技术可以导引管理流程优化，减少重复性事务，从而提高管理质量，并充分发挥档案数据价值。

在事业单位中，档案管理部门引入“百度智能云AI”智能化升级档案管理系统，系统利用人工智能的图像识别技术，自动扫描并分析纸质档案，采用OCR技术把纸质文件转换为可编辑的电子文档。这样，管理人员无需再手动输入数据，减少人为错误并提高录入效率。此外，人工智能运用NLP技术，分析文档内容并智能分类。例如，系统可以根据文件的主题、日期以及事项等要素自动把文件分类到预设的档案目录中，而不需要人工干预。对于需要快速查找的档案，系统运用智能搜索功能，支持语音识别或检索关键词，用户只需说出文件的关键信息，系统便能自动匹配相关档案并提供快速访问路径。最为关键的是，系统利用大数据分析来监控档案使用情况，并分析历史数据识别档案管理过程中的潜在风险提前给出预警，从而减少数据泄露或损坏的风险。

结束语：综上所述，信息化背景下的事业单位机关档案管理经历从传统纸质管理到数字化、智能化转型的过程。引入数字技术不只可以提升档案管理的效率，还会打破部门间的信息壁垒促进资源共享。未来，随着人工智能、大数据等技术的不断发展，档案管理会迈向更加精准智能的新时代，信息流转与管理会更加便捷透明，从而不断推动事业单位的整体效能，保障各项工作更加规范顺畅。

参考文献：

[1]王骏，栾婕.数字赋能：提升机关事业单位档案信息化管理效能[J].兰台内外，2024，（33）：3-5.

[2]马建光.新形势下机关事业单位档案安全管理路径研究[J].兰台内外，2024，（27）：14-15+18.

[3]唐玉珍.“新质生产力”赋能事业单位档案管理工作标准化研究[J].兰台内外，2024，（24）：48-50.

[4]赵佳蓉.关于创新事业单位档案管理工作模式的思考[J].现代企业， 2023，（07）：18-20.