事业单位人事档案管理规范化水平的提升研究

摘要：随着我国社会的发展进步及事业单位改革的进一步深化，人事档案管理工作在事业单位中起着十分重要的作用。鉴于此，本文从事业单位人事档案管理工作的现状着手，通过找出目前事业单位人事档案管理工作存在的问题，并在此基础上，根据实践经验和相关理论分析如何进一步加强事业单位的人事档案管理工作。

关键词：事业单位；人事档案；管理规范化；提升研究

前言：人事档案是指反映事业单位工作人员履历、业绩、思想政治、工资待遇等以人事档案材料为主要载体形成的材料，具有重要的法律效应和管理价值。人事档案是事业单位人事管理工作的一项重要基础性工作。对于事业单位来说，如何规范做好人事档案管理工作是当前急需解决的问题。规范化的做好事业单位人事档案管理工作不仅有利于事业单位管理工作的顺利开展，也有利于职工的有序发展，对此进行相关研究具有非常重要的意义[1]。

一、事业单位人事档案管理的现状分析

（一）管理体制不健全

当前，事业单位人事档案没有统一的管理机构，人事档案管理较为零散，责任不明，尤其是部分中、小事业单位普遍情况如此，人员大多实行兼职制，未设置独立的专职档案管理员，所以单位人事档案没有健全的规章制度、制度不完善、流程不到位，在日常工作中容易出现档案收集、整理、存储及利用混乱的现象，使档案无法形成一个完整的闭环系统，影响了档案资料的准确性；另外因为档案管理责任主体不清晰，在平时工作出现问题或发生冲突的时候往往无从找责，这样进一步造成管理和工作秩序混乱。

（二）档案信息化水平低

事实上，有的事业单位已经开始尝试信息化管理，但是总体而言，大部分还是以纸质档案管理为主，因此目前档案管理的信息化程度非常有限，大多数单位还在用传统的纸质文件来管理档案，这就导致档案存取、档案利用效率都非常低下。而且，纸质档案在长久保存的过程中很容易出现损坏情况，当出现遇潮、发霉等情况的时候，就无法修复。由于纸制档案资料的调阅过程比较繁琐、复杂，又要花费大量的时间、人力等，这对于档案管理部门来说也是十分耗费精力的。虽然有些单位实现了电子化，但是没有完整系统的方案，并且没有后期维护跟运作，使得信息化并没有起到太大的作用[2]。

（三） 人员素质参差不齐

从事人事档案管理工作的人有很高的专业素质和较高的业务能力，但也存在人与人的差异性大，没有经过系统地培训与学习的情况。很多档案管理人员都没有接受过专业的档案管理培训，他们缺乏相关专业知识及技能，无法对档案材料做好整理工作，甚至还有可能出现一些错误，对于很多档案管理人员来说，在实际工作中无法充分意识到档案管理重要性，他们的工作态度不是很严谨，这也影响到档案管理工作的整体质量水平。为了实现档案管理工作的规范化，就应该加强对档案管理人员的培训工作，切实提高他们的专业素质及业务能力，进而促进他们更好的适应现代档案管理工作要求。

二、提升人事档案管理规范化水平的必要性

（一）提高管理效率

规范化的人事档案管理工作可以提高档案的管理效率，节约人力资源成本，提高单位整体工作效率。建立规范的人事档案管理模式并实行规范化管理，设置一定的档案管理程序和环节，对于提高人事档案工作的业务能力和工作效率有着非常重要的意义。统一标准的档案分类、编码及条目、盒号等方便了档案的存取，节约了时间；规范化的档案工作，减少了许多由于档案管理不善造成的出错、漏档的情况，从而节约了人力成本；提高了工作效率后，有利于人事部门工作质量的提高，并促进了人事部门与其他部门的工作，形成了良好的循环模式。

（二） 保障员工权益

完善的人事档案管理制度有利于保护员工的合法权益，在促进人岗匹配的过程中促进员工晋升和获得加薪。人事档案是个人职业生涯记载，它包括员工本人工作经历、培训情况、考核结果等。规范的档案管理制度可以保证上述内容的信息完整和准确性，为员工日后的发展提供真实的基础保障；在员工申请晋升调转时，规范的档案管理制度可以给员工带来真实的证明材料，能真正做到客观、公平、公正地对待每一个员工；完善的档案管理制度，可以让员工更加有底气，更加明明白白地来维权[3]。

（三） 促进单位发展

规范化的人事档案管理是人事决策的前提，有利于单位的发展和战略规划。人事档案是一个人从就业到解聘各阶段完整履历的真实再现，也是单位用人全过程资料积累和人力资源管理的基础，单位的绩效考核、人才选用等都是建立在人事档案的基础上。因此，在对人事档案科学分析下，领导就可以掌握其能力结构、潜能大小以及培训需求情况等，进而展开合理化的人力资源规划；而规范化的档案管理，则会对单位开展绩效评估工作提供有力的数据支撑，有利于单位人才的选拔与培养，让单位在单位在众多的市场竞争对手中树立起较为明显的竞争优势；反之，也会阻碍事业单位的持续发展。

三、提升人事档案管理规范化水平的对策

（一）完善管理体制

应建立事业单位人事档案管理组织机构，厘清岗位权责，形成从上至下的人事档案管理工作体系，首先应成立单位人事档案管理部门，并由该部门专司对本单位的各类档案材料进行收归、整理、存档与利用等相关工作；其次要确定各类管理人员的责任，编制详细的岗位职责说明书，使每一位工作人员都能明晰自身的工作任务和工作职责；最后构建起定期的沟通机制，促使各部门之间可以对档案的管理情况、状况进行了解，并展开交流，使得各部门合力形成完整的人事档案管理，从而提升人事档案管理整体工作效率。

（二）推进信息化建设

加强人事档案信息化建设力度，投入资金建立电子档案管理系统，对档案实行数字化、网络化管理，提高档案的查询及利用效率；事业单位应根据自身的情况，选择合适的电子档案管理软件，并保证系统具有较高的安全性及稳定性；同时，应该加强对档案信息的标准化，统一档案的格式和编码，方便信息的录入和查询；借助于信息化的手段，单位能够快速地完成档案的查找、共享以及分析工作，大大提高档案管理的效率，并且减少了纸张档案的使用量，节约了占用的存储空间。

（三）加强人员培训

定期组织人事档案管理人员进行业务技能培训，提高他们业务能力以及对人事档案规范工作的熟悉程度，并掌握现代档案管理知识与技能；邀请人事档案管理方面有关行业的知名人士来做专题讲座，把他们积累的先进管理经验介绍给大家学习，从而调动大家的积极性，组织开展好技能培训工作。通过系统培训，提高管理人员的工作能力和技术水平，提高大家的工作效率，做到严格规范档案管理工作[4]。

（四）建立监督机制

建立健全人事档案管理监督机制，定期对人事档案管理情况进行监督检查并及时进行整改，保证人事档案管理工作规范开展；事业单位应当建立档案管理监督评估标准，明确评估的内容与频率等，使档案管理监督工作得以常态化；对人事档案管理工作中存在的问题、薄弱环节和隐患要采取积极的措施进行改进，防止和避免再次出现类似问题；建立和完善员工意见和建议渠道，将各部门自查和外审作为意见与建议的反馈渠道之一，畅通档案管理部门与各用人部门之间的意见交流和沟通途径，增进彼此间的了解。

结语：事业单位人事档案管理水平直接决定了单位人事管理水平以及对人才价值培养的作用大小。因此需要进一步健全完善单位人事管理制度、提高人事档案信息化管理水平、加大业务培训力度、完善监督管理制度等方面来实现事业单位人事档案管理水平的不断提升。未来发展也会持续向更高层次迈进，在理论实践中有所拓展，是建设更好更具中国特色的人事档案体系的关键一步。

参考文献：

[1]王静.事业单位人事档案管理信息资源建设的现状与策略[J].四川劳动保障， 2023，34（41）：26-27.

[2]苏瑛瑛.浅析如何提升事业单位人事档案规范化管理水平[J].黑龙江档案， 2024，22（51）.：45-46

[3]梁华.事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学， 2023，22（42）：425-425.

[4]赵晓英.信息化背景下事业单位人事档案管理创新策略[J].科学与信息化， 2023，78（65）：196-197.