提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径探讨

摘要：数字化浪潮深刻重塑着当代社会的运行逻辑与管理模式，作为国家治理体系重要构成部分和社会公共服务关键提供者的事业单位，其内部管理形态同样面临时代变革的巨大压力与转型契机。档案管理工作作为维系单位运行历史记录、支撑科学决策、保障合规性及提升服务透明度的核心基础性环节，其信息化水平的高低直接决定了相关资源能否被高效、精准地挖掘与利用，进而影响到公共服务的质量与机构运作的现代化程度。相关工作人员需要清晰剖析当前档案信息化建设中存在的症结，科学探寻契合事业单位组织特性与现实资源条件的数字化转型提升路径，不仅具有优化其内部管理效能的直接意义，更承载着推进国家治理能力现代化与公共服务智能化升级的深远价值。

关键词：事业单位；档案管理；信息化提升；数字化转型；信息资源整合

一、国家宏观政策层面，《“十四五”全国档案事业发展规划》等一系列顶层设计文件明确将“档案信息化建设”置于推动档案事业创新发展的关键位置，不仅强调了数字化转型的战略意义，也对信息资源的深度开发与利用提出了更高要求。同时，政府数字化转型整体推进、智慧政务建设加速等外部环境变革，客观上构成了对事业单位管理形态，尤其是档案管理模式必须向现代化、高效化方向迭代的驱动力量。因此，系统化探讨如何克服现存障碍、构建科学有效的信息化推进路径，已成为当前提升事业单位档案信息资源治理能力、服务国家数字化发展战略无法回避的紧迫议题。

二、事业单位档案管理面临的难点

（一）技术应用与系统整合存在显著瓶颈

当前事业单位档案管理信息化进程中，技术层面的障碍尤为突出，具体表现为现有硬件设施更新迭代速度难以匹配电子档案数据量的爆炸式增长，导致存储空间不足、处理效率低下等问题频发，同时部分单位早期投入建设的档案管理系统版本老旧、功能单一，无法有效支撑多媒体档案、海量数据检索、智能分类等现代化管理需求，更关键的是不同时期、不同部门独立部署的业务系统与档案管理系统之间普遍存在接口标准不统一、数据结构异构的现象，形成了难以逾越的数据壁垒，使得档案信息在单位内部流转不畅[1]。

（二）管理机制与业务流程适配滞后脱节

档案管理信息化不仅是技术工具的引入，更涉及深层次的管理机制变革与业务流程再造，然而许多事业单位在此方面存在明显滞后，传统的档案管理模式以实体档案为核心，其管理流程、岗位职责、规章制度主要围绕纸质档案的收集、整理、保管、利用而设计，当转向以电子档案为主体的信息化管理时，原有的流程规范未能及时进行系统性重构，导致电子文件从生成、流转到归档的整个生命周期管理缺乏清晰、统一、可操作的制度依据，职责边界模糊不清，部门间协作机制松散甚至缺位，业务部门产生的电子文件往往未能按照档案管理要求进行前端控制。

（三）安全保障体系面临严峻复杂挑战

三、随着档案管理信息化程度的加深，特别是电子档案逐渐成为主体形态，其安全保障问题变得前所未有的严峻与复杂，一方面，电子档案高度依赖网络环境和信息系统，面临来自外部网络攻击、病毒入侵、数据窃取以及内部操作失误、权限滥用等多重安全威胁，而部分事业单位在网络安全防护、数据加密、访问控制、入侵检测等方面的技术投入与防护能力相对薄弱，安全防护体系存在漏洞，难以有效抵御日益增长的安全风险，另一方面，电子档案的长期保存与可读性保障是另一大难题，存储介质的老化失效、技术平台的快速更迭、文件格式的过时淘汰等因素，都可能造成历史电子档案在未来无法读取或利用。

四、事业单位档案管理信息化水平提升的策略

（一）深化技术集成与系统标准化建设

提升档案管理信息化水平，技术系统的现代化与集成化是核心基础，需要着力推进新一代信息技术的实际应用落地与现有系统的深度整合改造，优先考量现有硬件设施的评估与规划性升级，确保服务器、存储设备、网络环境等基础设施具备足够的承载能力和扩展空间以应对日益增长的档案数据量和处理需求，关键在于统一信息系统的数据标准与接口规范，尤其是推动电子档案元数据的格式规范、文件格式要求、编码规则等方面实现单位内部乃至上级要求的高度统一，为不同业务系统产生的数据顺畅接入档案管理系统扫除结构性障碍，在系统选择或开发上应当侧重其开放性、兼容性和未来可持续性，优先采用支持主流国际或国家标准的技术架构，降低未来系统升级或数据迁移的复杂度和风险，同时积极试点应用成熟的云计算、大数据分析等新技术，探索其在档案分类、智能检索、利用趋势预测等方面的潜力，为精准服务决策提供技术支持。

（二）重构管理机制与优化业务流程

有效的档案管理信息化不仅依赖于技术工具，更要求配套的管理制度和作业流程进行根本性的同步革新，务必依据电子文件全生命周期管理的科学理念，对档案管理涉及的整个工作链条进行审视与再造，制定或修订覆盖电子文件从最初形成、在线流转、审核审批到最终归档移交所有环节的管理规章与操作细则，明确规定业务部门在文件产生阶段的前端控制责任，包括文件格式规范、元数据著录要求、版本管理和归档标识等核心要素的及时录入与维护，清晰界定档案管理部门在标准制定、过程监督、质量核查、最终接收保管利用中的权责边界，建立强有力的跨部门协作沟通机制与职责确认程序，消除职能交叉地带可能产生的推诿与延误，同步优化基于信息系统的线上作业流程，将归档动作尽可能嵌入日常办公系统。

（三）构建多层次纵深安全保障体系

面对电子档案环境下日益严峻的安全威胁与持久性挑战，构建一个体系化、主动化的安全保障框架成为信息化建设不可或缺的关键环节，网络安全层面必须部署并持续更新强大的边界防护设备，落实严格的访问控制策略，实施基于角色的细粒度权限管理，核心数据特别是涉密或敏感信息务必进行高强度加密存储与传输，部署入侵检测与防御系统、安全审计日志系统，实现对网络攻击行为和安全事件的实时监控、预警与快速响应，建立完善的异地数据备份与应急灾难恢复预案，确保意外情况下档案数据的高效恢复能力，针对电子档案长期可读性与可用性问题，应制定前瞻性的技术跟踪与迁移规划，确立通用的、可长期保存的文件格式标准库，对所有归档电子文件执行必要的格式转换，并将原始环境信息一同封装保存，建立健全载体定期检测与更新制度，对磁性或光学存储载体设定合理的轮换周期，积极探索并应用新型的容灾备份媒介和技术[2]。

总结

综上所述，事业单位档案管理信息化水平的提升是一项融合技术革新、管理重构、安全保障与人才培育的系统性工程，其核心目标在于通过数字化转型实现档案资源从静态保管向动态赋能的价值跃迁。随着人工智能、区块链等新兴技术与档案管理的深度融合，档案信息化将呈现智能化管控、去中心化存储、可信化认证等新特征，但无论技术形态如何演进，其成功落地依然依赖于事业单位在顶层设计上强化资源统筹与制度供给，在实施层面注重渐进式推进与差异化实践，在价值维度上坚持服务公共利益与提升治理效能的根本导向。

参考文献

[1]蒋和. 关于提升事业单位档案管理信息化水平的合理方法及价值探讨 [J]. 现代班组， 2024， （08）： 54-56.

[2]王艳红. 提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析 [J]. 兰台内外， 2023， （07）： 28-30.