档案管理的安全保密及信息化档案管理分析

引言

在当前的档案信息化过程中，电子档案载体逐渐替代纸质媒介。贴别是在企事业单位中，档案的数字化转换与云端存储模式得到普及。这种技术革新在提升档案应用效率的同时，也使档案管理系统面临着网络安全威胁。这些危险不仅会造成单位的经济损失，也可能触发法律追责风险，严重损害组织的社会公信力。这就需要企事业单位的相关工作者，重视安全保密工作在档案信息化中的意义，并从制度、技术以及人员等角度出发，形成系统化防护网络，以保障组织各项工作的顺利进行。

一、加强档案管理信息化中安全保密工作的意义

（一）保障信息资产安全

在企事业单位开展档案信息化管理时，大量重要的档案信息，需要以数据的形式进行存储和传输。这些信息往往涵盖了机构的核心业务数据，既包括个人隐私数据，也有战略规划等关键内容，是极其重要的信息资产。所以在此过程中，加强安全保密工作，是对信息资产物理和逻辑上的双重保护，能有效防止数据被窃取、篡改或丢失，确保其完整性、真实性和可用性，维持组织正常运转。

（二）助力业务持续稳定运行

企事业单位各项业务的开展，离不开档案中的数据为其提供相应的业务决策，如果档案信息因安全保密问题出现故障，比如因遭受网络攻击导致数据丢失，则会直接影响业务的正常推进。所以在档案信息化的过程中，加强其安全保密工作，能保障档案信息系统稳定运行，为业务提供可靠的数据支持，确保业务连续性，使组织在市场竞争中保持稳定发展。

（三）预防潜在风险与危机

在档案管理信息化的过程中，企业与机构面临着诸多潜在风险，这些风险既包括黑客攻击这样的外部入侵，也包括内部人员违规操作这种内部问题。因此重视对档案数据的安全保密工作，单位就能建立完善的安全防护体系，从而有效预防这些风险演变成重大危机。而一旦发生安全事件，这种快速有效的应急响应机制，也能将损失降到最低，避免危机进一步扩大，维护组织的正常运营秩序和稳定。

二、档案管理信息化中加强档案安全保密工作的策（一）建立健全档案安全保密制度体系

为确保档案管理信息化过程中的安全，企事业单位首先要依据国家相关法律法规，并结合本单位的业务特点和实际情况，将安全保密工作渗透到档案管理工作中，像是档案收集、整理、存储等各个流程。同时，单位与机构也要明确不同岗位人员在工作中，需要担负的档案管理安全保密职责，确保每项操作都有章可循。比如在档案信息收集中，工作人员需要严查档案信息源，确保不接收涉及非法或泄密信息的档案；而在整理档案时，工作人员则要按照保密要求，对敏感信息进行恰当处理。

在管理流程完善的基础上，企事业单位也要随着信息技术的发展，对档案管理制度进行完善。一方面，档案管理制度要考虑到线上线下的差异，针对线上档案管理各项程序，制定专门的安全保密规则，以确保网络环境下档案信息的安全性。另一方面，为预防出现的信息技术风险，单位在档案管理中要跟进网络攻击手段，并制定相应的防范制

度，以适应不断变化的内外部环境。

（二）加强档案信息系统安全防护

在档案信息化管理的安全保密工作中，企事业单位还要进行安全保密设备的改革。在改革优化中，单位首先要做的就是加强网络安全保护。为了避免外部非法网络访问，单位要根据实际业务，构建专门的网络防火墙，只允许特定的合法 IP 地址和端口进行通信。不但如此，工作人员还要安装入侵检测和防范系统，实时监测网络流量，及时发现并阻止异常流量和攻击行为。除了隔绝外部干扰外，档案管理者还要对存储的各类档案数据，进行加密处理。比如在对静态数据的加密中，管理者就可以采用 AES 等高强度加密算法，对档案文件和元数据进行加密存储，确保即使存储设备被盗取，数据也无法被轻易读取。而在对传输数据的加密上，档案管理人员就可以通过 SSL/TLS 协议，对档案数据在网络传输过程中进行加密，防止数据在传输途中被窃取或篡改。

在人员权限管理方面，单位应根据最小化授权原则，建立动态调整机制，确保任何有关档案使用的敏感操作，都要经过双重身份认证与操作留痕。同时，单位还要安装异常行为预警系统，当检测到非常规时间段访问档案，或者高频次下载或超权限操作时，系统自动触发二次验证，并同步推送告警信息至安全管理部门。

（三）提升人员安全保密意识与技能

对企事业单位来说，档案信息化管理中的安全保密工作，除了需要制度与技术的支持，人员的专业性同样关系到安保工作的效果。所以，为了提高档案管理人员的专业素养，企事业单位需要结合工作与业务范围，开展专业的档案管理安全保密技能培训。在培训内容上，单位首先要进行信息系统操作规范讲解，并在此基础上，培养工作人员数据备份与恢复技能，以及加密技术应用能力。为确保技能培养的质量，单位既可以通过线上课程的培训教学，也可以邀请专家进行线下指导，以此提高培训效果。此外，单位也要重视培养档案管理者的安全意识，在档案信息化安全保密培训中，通过案例分析以及专题讲座等形式，向员工普及档案安全保密的重要性。从而使员工认识到档案安保工作的严肃性，并在后续的工作中严格遵守保密规程。

结语

在档案管理信息化中，通过对加强档案安全保密工作意义的分析，相关工作人员不难发现，为了更好地适应信息化时代的到来，在档案管理信息化的过程中，想要做好档案安全管理工作，也需要多方面的支持。这就需要单位与机构设置完善的管理体系，并加强对档案管理安保技术更新。与此同时，企事业单位也要加强对档案管理人员的培训，使其在提高档案信息化技能的同时，提高安全保密意识与水平。

参考文献

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