事业单位文书档案的规范化管理研究

引言

在如今信息化迅猛发展的个时代背景下，事业单位的文书档案可是极为重要的信息资源，其能够对工作活动予以记录，也能够把业务成果很好地反映出来。其管理水平的高低，会直接对单位的运行效率以及决策科学性产生影响。推进文书档案朝着规范化的方向进行管理，这对于提升档案管理所具有的专业性以及系统性是很有帮助的，而且还能够让档案资源达成科学整合以及高效利用。

一、事业单位文书档案规范化管理的重要意义

（一）提升档案管理质量

规范化管理给文书档案管理工作设立了统一且清晰的标准与规范，其涉及档案收集、整理、鉴定、保管以及利用等诸多环节。在遵循规范流程的情况下，档案管理人员得以更为精准地开展相关工作，能有效减少因操作带有随意性而出现的档案缺失、错漏等问题，切实确保档案具备完整性、准确性以及系统性，进而在很大程度上提升档案管理工作的整体质量。

（二）保障信息资源有效利用

规范化管理可让文书档案在分类以及编目方面变得更为科学合理，这样档案在进行检索与查询时就会方便许多。当业务人员或者决策层有调用档案信息的需求时，便能迅速且准确地获取所需的内容，进而提升档案信息的利用效率，为事业单位开展业务、制定政策等给予强有力的信息支撑，从而充分将档案作为信息资源的重要作用发挥出来。

（三）推动事业单位科学发展

规范的文书档案管理构成了事业单位管理体系中极为重要的内容，其能够如实且详尽地记录单位的发展经过以及所取得的各项工作成果，为后续总结相关经验、细致分析各类问题给予了颇为可靠的依据。对部分经过规范化管理的档案展开研究，事业单位便可以更为有效地把握自身的发展规律，从中发现自身所具备的优势以及存在的不足之处，进而制定出更加科学合理的发展规划以及相关决策，以此推动单位不断地朝着持续、健康以及科学的方向发展。

二、事业单位文书档案规范化管理的理论依据

（一）档案学理论

档案学科主要是对档案、档案工作以及档案事业发展规律展开研究，其为文书档案的规范化管理给出了基础理论方面的指引。档案学所涉及到的像档案实体管理理论、档案信息资源开发利用理论等内容，把档案管理需要遵循的基本原则还有具体方法进行明确。按照档案学相关理论而言，事业单位是可以较为科学地搭建起文书档案管理体系，以此来保证档案管理工作能够契合专业方面的规范要求，进而达成对档案进行科学管理以及有效利用的目的。

（二）标准化理论

标准化理论着重指出，要依靠制定并施行标准获取最为理想的秩序以及社会效益。事业单位的文书档案管理工作要把标准化理论引入其中，能够把档案管理所涉及的各项具体工作进一步细化，同时也能让这些工作变得更加规范，进而制定统一的标准以及流程。不管是档案的格式方面的要求，还是管理操作层面的规范，亦或是档案存储需要满足的条件，乃至安全保密方面的标准，全都借助标准化的方式清楚地加以明确，这样档案管理工作便有了可遵循的章法，最终达成规范化以及有序化的目标。

（三）信息管理理论

信息管理理论着重于信息资源在采集、组织、存储、传播以及利用等诸多方面的过程。文书档案属于极为重要的信息资源范畴，对其开展规范化的管理工作，信息管理理论的指导作用不可或缺。借助信息管理理论，事业单位可针对文书档案展开系统性的分析与处理操作，进而对档案信息的管理流程予以优化，促使信息的传递效率得以提升，并且让信息的共享程度也得到提高。

三、事业单位文书档案规范化管理的实现路径

（一）加强制度建设

要实现规范化管理，建立起健全且完善的文书档案管理制度体系极为关键。该制度需要把档案管理的各个环节都囊括其中，清楚界定档案管理人员具体的职责以及所拥有的权限，对档案的收集范围予以明确，规范档案的整理方法，确定档案的鉴定标准，明确档案的保管要求，还有档案的利用程序等。

（二）优化管理流程

对文书档案管理的流程予以梳理并加以优化，删除其中冗余的环节，把繁琐的手续进行简化，以此提升工作的效率。在档案收集环节方面，要制定出清晰明确的收集计划以及详细的收集清单，从而确保档案能够具备完整性。在整理环节时，运用科学合理的分类方法以及恰当的编目规则，促使档案可以有序地排列起来。而在利用环节，需建立起方便快捷的借阅流程与查询流程，以保障档案能够得到合理的利用。

（三）注重人员培养

档案管理人员自身具备的专业素质以及业务能力，这二者对规范化管理最终呈现出的成效有着直接的影响作用。要着重加强针对档案管理人员展开的培训工作，需定期组织开展有关专业知识方面的学习活动以及技能提升方面的活动，从而促使其能够切实掌握当下最新的档案管理理论内容，还有与之对应的技术方法等。要积极鼓励管理人员参与到学术交流活动当中去，同时也要让其多参加行业培训，以此来达到拓宽其视野的目的，并且促使其能够对自身的知识结构进行更新。

四、结束语

事业单位开展文书档案的规范化管理工作，这无疑是提升单位整体管理水平以及充分发挥档案资源价值的极为重要的举措。要清楚知晓规范化管理所具有的重要意义，并且以档案学方面的相关理论、标准化领域的理论以及信息管理等诸多理论作为依据，从制度建设层面、流程优化方面、技术应用环节以及人员培养等不同方面深入探索能够实现规范化管理的具体路径，这样便能够切实有效地构建科学且规范的文书档案管理体系。

参考文献

[1] 王博 . 加强 事业 单位 文书 档案 规范 化管 理的 几点 探讨 [J]. 黑龙 江档案,2020(06):90-91.

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