提升办公室档案利用效率的路径探讨

一、办公室档案利用效率不高的原因分析

（一）档案资源质量参差不齐

档案资源质量决定着利用效率的高低，有些单位办公室档案收集不全，重要文件存在遗漏，归档不及时，档案信息链断掉，而且档案整理不规范，无法做到分门别类，著录信息不正确，致使需求方不能迅速找到所需档案，档案内容更新慢，未将最新的政策文件，业务数据等加入进去，档案的参考价值变小，档案使用率降低。而且随着档案数量的不断增加，部分档案达到销毁期限而未能销毁就会导致无法容纳新档案，加剧档案管理工作的无序性。

（二）利用流程繁琐复杂

传统的档案利用流程往往要经过申请，审批，借阅等多个环节，手续比较繁杂，需求方如果想要查阅档案，则需填写申请表，然后逐级上报审批，若涉及重要档案，审批流程就更长，纸质档案还要办理借阅登记，限期归还等手续，这无疑加大了需求方的等待时间，这种繁琐的流程使得需求方在急需档案信息时很难马上拿到，降低了档案利用的及时性和便捷性。部分单位即使通过 OA系统在一定程度上简化了流程，但是由于需要层层授权，缺少扁平化管理，导致档案无法及时有效利用。

（三）技术应用深度不足

尽管一些单位已经开展了档案数字化工作，但是其技术的应用仅仅停留在简单的存储和检索上，未能真正发挥出数字化技术的优势，数字化档案缺少智能分析和关联挖掘的功能，未能向需求方提供精准的信息推送，而且档案管理系统与其他业务系统之间存在着数据壁垒，信息共享不顺畅，需求方需要在不同的系统中切换查询，降低了利用的效率。

二、提升办公室档案利用效率的具体路径

（一）夯实档案资源基础，提高档案质量水平

高质量的档案资源是利用的基础。一方面建立完善档案的收集工作，确定归档的范围、时间，及时归档各类重要文件，确保没有缺失；另一方面要规范档案整理工作，按照规范要求进行分类、编号、编目，保证档案的目录清楚、资料准确，方便使用者识别、查找；再一方面要加强档案内容的更新，定期补充档案资料，对新形成的重要的文件及时归档，保持档案信息的时效性，针对性强，提高档案的参考价值。在这个过程中可以积极运用信息技术，将档案进行系统化编码，实现信息化管理。

（二）优化流程，简化手续

简化档案利用流程，这是提升效率的重点，第一，形成分级审批制度，按照档案的密级和重要程度设定不一样的审批权限，对于未涉及秘密，一般性的档案，可以简化审批步骤，准许需求方直接查阅，对于涉及秘密的档案，应严格审批，但也要优化环节，削减审批时间，第二，实行线上借阅服务，依靠档案管理系统，做到借阅申请，审批，查询这些流程的线上化，需求方不用现场办理，缩减线下操作所耗费的时间，第三，创建档案利用反馈机制，定时搜集需求方对流程的意见和提议，不断改良流程规划，改善需求方的体验感。

（三）深化技术赋能，构建智能应用平台

通过技术力量为档案的利用赋能，搭建智能化利用平台，一要加强检索功能，除了关键词检索，增添全文检索，语义检索，模糊检索等功能，允许需求方用自然语言提问，从而得到有关档案，提高检索的准确度和速度，二要做到档案信息关联分析，利用大数据技术找出不同档案间的关联之处，创建起专题档案数据库，如政策法规库，项目档案库等，为需求方给予系统化信息服务，三要促使系统互联互通，冲破档案管理系统和业务系统的数据壁垒，达成信息共享，需求方在办理业务时可以直接调用有关档案信息，缩减信息查询的中间步骤。

结束语

综上所述，提升办公室档案利用效率是系统工程，应从档案资源质量、利用流程、技术应用和服务模式等方面综合努力，目前档案利用效率受到资源质量、流程繁琐、技术应用不够、服务能力不足等制约。通过夯实资源基础、优化利用流程、深化技术赋能和创新服务模式等路径，能够有效提升档案利用效率，使档案更好的服务于单位的各项工作。未来，还需持续关注需求方需求变化，不断优化提升策略，让档案在单位发展中发挥更大作用。

参考文献

[1] 王蕊 . 数智化驱动办公室档案管理系统的创新研究 [J]. 办公室业务. 2024 (18):30-32.

[2] 邢金娣 . 信息时代办公室档案管理工作的创新研究 [J]. 办公室业务. 2024 (21):27-29.