数字化时代办公室档案管理的优化方法

一、数字化时代办公室档案管理的现状与问题

（一）数字化程度参差不齐

有些单位对档案数字化重视不够，依然主要依靠传统的纸质档案管理，只是把一些重要的档案做简单的数字化处理，造成档案检索和利用效率低，有些单位虽然实施数字化工作，但是数字化范围小，大多集中在文书档案，对声像，实物等特殊档案的数字化处理比较落后，未能形成完整的数字化档案体系。即时一些单位开展了档案数字化工作，但是由于缺乏统一的管理制度，导致不同部门之间的档案数字化工作标准千差万别，各部门之间数字化档案无法实现互通。

（二）安全防护存在漏洞

档案数字化既带来便利又带来新的安全风险，子档案容易遭受网络攻击、病毒感染等威胁，档案信息就可能泄露、被篡改或者丢失，有些单位缺乏健全的网络安全保护体系，未安装有效的防火墙、杀毒软件，也未定时做安全漏洞检测，档案安全就存在隐患。现阶段很多科室对于安全防护的意识仅停留在下载一个安防软件的层面，在日常工作中内外网数据接口混用、非本人登录账号以及随意使用低防护水平的硬件储存设施传输档案数据等问题时有发生，这些问题导致安全防护存在不同程度的漏洞。

（三）管理机制不够完善

数字化档案管理需有配套的管理制度和流程，很多单位未形成健全的制度，档案数字化采集环节缺少统一标准和规范，致使不同格式，不同版本的电子档案混杂，影响档案整合和利用，在档案流转，共享时，权限不清，容易产生越权访问或者信息泄露，数字化档案的鉴定，销毁等环节没有具体操作规范，也许造成无效档案堆积或者重要档案被误删，影响档案管理有序性。

二、数字化时代办公室档案管理的优化方法

（一）构建集成化数字管理平台

搭建集档案采集、一个集存储，检索，利用，共享于一体的数字化管理平台，是档案高效管理的基础。数字化管理平台应具有如下功能：支持各种档案的数字化采集：支持对各种格式的档案，如扫描纸档案，上传电子档案，转换特殊格式档案的数字化；实现对档案的全面数字化。第二是支持分布式存储档案以保证档案存储的安全和异地备份。第三支持智能档案检索支持多种方式的档案检索，如关键词，全文，分类等。

（二）强化安全防护体系建设

对于数字化档案的安全风险，要形成多层次的安全防护体系。技术方面，安装防火墙、入侵检测系统、杀毒软件，定时更新病毒库和系统补丁，防范网络攻击和病毒感染。采用数据加密技术，对电子档案实行加密处理，保证档案在传输、存储过程中的安全。管理方面，制订严格的安全管理制度，规范电子档案操作流程，定时更换密码，不在非涉密计算机上处理涉密档案等。加强存储介质的管理，对硬盘、U 盘等做好登记编号，定时检查存储介质是否完好，重要档案做好多重备份，存放在不同的地方，防止因为存储介质损坏造成档案丢失。

（三）完善数字化管理制度

建立健全数字化档案管理体系，完善相关制度。制定《办公室数字化档案管理办法》，明确档案数字化工作的范围，标准，责任分工等内容，使数字化工作有序开展，制订电子档案采集，整理，鉴定，销毁等环节的操作规范，确定电子档案的格式，命名规则及元数据标准，统一档案的规范化管理，建立档案数字化质量审核制度，安排人员对数字化档案的完整性和准确性进行审核，不合格的档案立即返工。

结束语

综上所述，数字化时代为办公室档案管理带来了变革机遇，优化档案管理方法是适应时代发展的必然要求。当前，办公室档案管理存在数字化程度低、安全隐患多、制度不完善、人员素养不足等问题。通过构建数字化管理平台、强化安全防护、完善管理制度、提升人员素养等方法，可有效提升档案管理的效率和安全性，充分发挥档案的信息价值。未来，还需持续关注数字化技术的发展趋势，不断创新管理模式，推动办公室档案管理向智能化、精细化方向发展。

参考文献

[1] 邢馨月 . 新时期机关事业单位档案管理数字化的实践探究 [J]. 办公室业务 . 2024 (09):56-58.

[2] 鞠玲玲 . 应用数字化手段提升人事档案管理水平 [J]. 中国石化. 2024 (11):65-66.