全过程管理视角下企业合同管理流程优化对策

引言：

合同管理贯穿企业业务全周期，是风险防控与价值实现的关键纽带。但当前部分企业在合同管理中仍存在需求不明确、流程效率低下等问题，制约了管理效能的提升。本文以全过程管理视角切入，聚焦合同管理全流程的系统优化，旨在通过制度设计与流程再造，推动合同管理从传统事务处理向战略支撑转型，为提升企业治理水平提供实践路径。

1. 企业合同管理中常见的问题

1.1 需求模糊，准备不足

企业业务部门在启动合作项目时，若未能清晰界定合作目标、关键交付成果以及双方权责边界。这种需求表述的模糊性直接导致合同条款起草阶段缺乏明确依据，法务部门在审核过程中难以精准把握合作意图，从而频繁出现条款歧义或遗漏重要约定的情况[1]。

1.2 合同管理流程低效

正常情况下，合同从起草到最终签署需要经过多个部门的层层审批，企业各部门之间若缺乏有效的协同机制，会导致合同审批周期过长。比如在合同执行阶段，企业缺乏对履约过程的动态监控机制。合同签署后，业务部门未能对合同履行过程中的关键节点（如交付时间、付款条件、质量验收等）进行有效跟踪，使合同履约风险难以被及时发现与控制。

2. 基于全过程管理视角的企业合同管理流程优化对策

2.1 建立“合同需求清单”制度

在全过程管理视角下，构建“合同需求清单”制度成为优化合同前端管理的关键举措。“合同需求清单”的设计需遵循三大原则：业务导向，清单内容需紧密围绕业务目标展开，确保法律条款与商业实质的统一；风险前置，通过清单引导业务部门提前识别潜在风险点，将风险防控关口前移；协同高效，清单应成为业务、法务、财务等部门沟通的共同语言，减少信息传递中的失真与损耗。基于上述原则，江苏永钢的“合同需求清单”框架可分为四大模块：基础信息模块、核心需求模块、风险控制模块与支持需求模块 [2]。具体为：基础信息模块包括项目名称、合作方背景、合同类型、预算金额等基本要素，为合同管理提供基础数据支撑；核心需求模块是清单的核心，需明确合作目标、交付成果、时间节点、质量标准、付款条件等关键商业条款，确保业务需求的完整性与准确性；风险控制模块则聚焦于合作方资信、履约保障、违约责任、争议解决等风险点，引导业务部门提前思考风险应对策略；支持需求模块用于标注法务、财务、技术等部门需提供的专业支持，如税务筹划建议、技术标准确认等，促进跨部门协同。

进一步，“合同需求清单”的填写流程需嵌入企业现有的业务发起流程，形成刚性约束。在江苏永钢的实践中，业务部门在项目立项后需先完成清单填写，作为后续合同工作的前置条件。清单填写实行“首填负责制”，即业务部门负责人为清单填写的第一责任人，需确保内容的真实性与完整性。对于重大或复杂合同，法务部门可派员参与清单填写过程，提供实时指导；清单填写完成后需经过内部审核环节。业务部门负责人需对清单内容进行初审，重点核查商业条款的合理性与可行性；法务部门则从法律合规性角度对风险控制模块进行复核，提出修改建议；财务部门需对预算金额、付款条件等财务相关条款进

行确认，确保与企业财务政策一致。

为确保“合同需求清单”制度的有效落地，江苏永钢从组织、工具与文化三个层面构建保障体系。在组织层面，企业成立由分管副总牵头的合同管理优化小组，统筹清单制度的推行与监督。各业务部门设立合同管理联络员，负责清单填写的培训与日常指导。在工具层面，企业将清单模板嵌入 OA 系统，实现填写、审核、存储的线上化管理，并开发清单与合同管理系统的数据接口，确保信息流转的顺畅性。

2.2 打造线上协同评审工作流

江苏永钢采用模块化设计思路，将工作流划分为任务发起、智能分派、并行评审、意见整合、决策确认。任务发起环节由业务部门在系统中提交合同草案及关联资料，系统根据合同类型、金额、风险等级等预设规则，自动生成评审任务清单；智能分派环节通过算法模型将任务精准推送至法务、财务、技术等相关部门的指定人员，避免人工分派的遗漏与延迟；而且，并行评审环节是该工作流的创新点。系统支持多部门同步在线审阅合同文本，通过批注、修订、评论等功能实现实时互动。法务部门可聚焦条款合规性，财务部门关注支付条件与税务影响，技术部门评估技术参数可行性，各部门意见在平台上即时可见，形成多维度的风险扫描网络。

为支撑上述流程架构，江苏永钢的线上协同评审平台具有四大核心功能模块。智能路由模块基于规则引擎实现评审任务的自动化流转，例如对于涉外合同，系统会自动增加国际贸易合规部门的评审节点；对于重大采购合同，则触发审计部门的介入；版本控制模块采用区块链技术实现合同文本的版本追踪。每次修订均生成唯一哈希值并上链存证，确保修改过程可追溯、不可篡改。系统支持多版本并行比对，评审人员可直观查看条款修改历史，避免因版本混淆导致的评审失误。

结束语：

全过程管理视角下的合同管理流程优化，不仅是提升企业运营效率与风险防控能力的有效路径，更是推动企业治理现代化的重要抓手。所以企业应持续深化流程协同与数据赋能，将合同管理深度融入战略决策体系，从而实现从被动应对到主动引领的管理跃升。

参考文献：

[1] 施军 . 合规要求视角下企业合同管理流程优化策略研究 [J]. 销售与市场 ,2024,(24):73-75.

[2] 罗丽娟 . 企业在新收入准则下的合同管理与收入确认流程优化 [J]. 销售与管理 ,2024,(20):63-65.

作者简介：鲍海研，女，江苏省连云港市人，汉族，1996 年10 月出生，本科，助理人力资源管理师（初级）。