信息时代企业档案管理工作创新

引言

在信息时代，信息量、信息传播速度、信息处理速度、应用信息的程度均呈现高速增长态势。同时，现代化科学技术也日益成熟、丰富，可以为企业管理起到赋能作用。相关企业档案管理是企业日常管理的重点环节，为做好企业档案安全管理工作，可依托信息时代的信息技术、系统工具软件等，确保企业档案安全管理获得信息化系统及技术的支持，进而保障企业档案的完整性及安全性。

1 传统模式下企业档案管理与服务

企业档案管理主要遵循较为固定的流程。首先是档案收集环节，通常由各部门将日常业务活动中产生的纸质文件，如合同、报告、文件批复等，按规定时间或特定事件触发进行集中提交给档案管理部门。其次是整理阶段，档案管理人员依据预先设定的分类标准，如按部门、文件类型、时间顺序等，对收集来的档案进行细致分类、编号与装订，使其条理化。再次是归档流程，将整理好的档案存放到专门的档案库房，按既定的存放规则进行排列，便于后续查找。保管过程注重档案库房的环境控制，以保障档案实体的安全与完整。利用环节则相对被动，多是在企业内部人员有明确需求时，通过填写借阅申请单，经审批后到档案库房查阅或借阅相关档案。

2 信息时代下档案管理工作创新途径

2.1 理念创新，树立奋进研发精神

理念和意识层面的转变是实现档案工作创新的基石，需要相关人员对档案工作目标、方法和效果的根本加以重新思考。树立档案信息资源开发利用的新理念，即从传统的保存导向转变为服务导向，意识到档案的价值不仅仅在于其保存，更在于如何被广泛地利用。这种理念转变要求档案工作者将档案看作“活的资源”，其价值在于能够通过各种形式为社会服务，包括支持学术研究、教育、政策制定和文化传承等。随着电子档案、数字档案成为主流，档案管理者需要转变观念，采用更加灵活和开放的态度面对档案工作，如通过数字化手段加强档案的可访问性和利用率，以及采用人工智能技术提高档案整理、检索效率。同时，在信息时代背景下，档案管理工作除保存、整理信息外，更是对信息进行评估、筛选和解读的过程，要求相关人员具备高度的责任意识，既要保护信息的真实性和完整性，也要注重信息的隐私保护，确保利用档案不会侵害个人或集体的权益。培养面向未来的创新意识也是理念创新的重要部分，需树立改进现有技术方法的钻研精神，心怀对未来档案管理发展机遇的前瞻性思考，秉持开放的心态，积极探索区块链、云计算等新方法，以适应未来信息环境的变化。

2.2 推动知识传承与创新

利用数字化企业档案信息资源能够促进企业内部知识的传承与创新。其中，建立以数字档案为中心的知识共享平台可以突破部门之间的壁垒，实现企业内知识畅通流动。通过该平台，员工可获取企业各方面信息，如技术研发数据、项目经验以及最佳实践案例等，从而提高工作效率。比如，新研发人员可通过查阅企业内部的大量实验数据和攻克技术难题等信息，迅速上手，缩短开发时间。同时，在该平台员工可上传自己的工作结果和经验，营造良好的知识共享环境，提高员工的知识水平。此外，丰富的档案资料犹如灵感之源，可以给工作人员无限的思考空间。不同部门的人员在处理文件资料时会擦出不同火花。利用数据挖掘和知识图谱等技术，从档案中挖掘更多有价值的知识和信息，形成企业内部的知识库或知识地图。通过整合内外部知识资源，构建内部知识网络，可以促进知识共享和创新。并且，通过深入研究数字文档，可以有效激发员工深度挖掘数据文档，为企业产品、服务和商业模式带来新变化。在该过程中，企业应通过分享经验、交流心得，不断激发员工的创新思维和实践能力，促进档案管理持续优化。

2.3 构建档案资源共享平台，提高企业档案资源的共享利用价值

相关企业在档案安全管理工作开展期间，由于档案资源共享机制不完善，加上档案资源共享平台建设不完善，既影响档案资源共享利用价值的提升，又难以保证档案资源共享利用过程的安全性。因此，有必要构建档案资源共享平台，提高企业档案资源的共享利用价值，并保证档案资源的安全性。以国内某信息科技企业为例，为实现企业内部档案资源的共享利用，在档案资源共享平台构建过程中，一方面，以构建统一的档案资源标准为基础，明确企业档案分类、编码规则，进一步对企业的档案资源进行统一数字化处理，以此使企业各部门及外部合作企业之间的档案资源可以相互兼容，实现共享利用。另一方面，对共享平台的用户体验加以优化，该企业对共享平台的用户界面、操作流程进行定期优化处理，如提供简洁明了的检索功能、对各种格式的档案上传与下载给予支持、提供个性化推荐服务等，使具备权限的用户在共享、利用档案资源的便捷性及满意度得到协同提升。此外，为确保企业档案资源得到高效共享利用的基础上，档案资源的安全性也能够得到有效保障，该企业还通过安全加密技术、防火墙、入侵检测等技术的引进，构建了安全的档案资源共享平台，使企业档案资源传输、存储过程的可靠性及安全性得到有效保证。结合上述案例说明，在构建档案资源共享平台的基础上，为确保企业档案资源在安全可靠的环境下得到高效共享利用，还需借助各种安全技术，通过构建一个安全的共享平台，助力企业档案安全管理工作高质量发展。

2.4 服务方式的协同化拓展

在数字经济时代，企业档案服务方式的协同化拓展是提升档案服务效能的重要途径。一方面，要强化与内部部门的协同。企业内部各部门如法务、财务、人力资源等在业务开展中都与档案有着紧密联系，档案部门应与它们密切合作。例如，在处理法律纠纷时，协同法务部门迅速提供相关合同、文件等档案证据；在财务审计时，配合财务部门调出所需财务报表等档案资料。另一方面，要积极开展与外部机构的协同合作。与行业协会、档案馆、高校等外部机构携手，可共享档案资源或获取专业支持。例如，与高校合作开展档案研究项目，既能提升企业档案管理水平，又能借助高校的学术资源拓展档案服务的深度与广度。

结语

信息时代赋予档案管理工作新的活力，创新成为驱动档案事业发展的核心动力。从理念更新到模式转变，再到平台升级，各环节紧密相扣，共同构筑起适应数字化、网络化、智能化时代要求的档案管理新体系。动态的管理策略可以提高规划档案服务的及时性，而技术前沿的探索则不断拓宽档案工作的边界。在此过程中，专业人才的培养和政策机制优化发挥着不可或缺的作用，将保障档案资源的安全、可靠与高效利用。面向未来，档案管理工作将不断创新技术方法，努力提升服务质量，加强与社会的互动，以更好地服务于社会发展和文化传承。

参考文献：

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