教育单位文书档案管理工作探究

摘要：在教育单位的工作环节中，文书档案的管理工作属于重中之重，其中完好无缺的保存各类资料对教育单位的可持续发展具有深远的影响意义。为了提升档案管理工作的效率及质量，本文将在分析文书档案管理工作特点的基础上，对现阶段教育单位中文书档案管理工作的不足进行分析，并指出相关的改进措施，以帮助教育单位实现创新目标。

关键词：文书档案；教育单位；管理方法

在教育单位中，对文书档案的管理除了搜集重要的数据资料外，还要务必做好重要数据的有效交流。因此，需要收集到的有效资料进行合理的整理、分类、装订及存档，同时在任何一个环节都要避免出现疏漏，以免影响文书档案管理的效率及质量。随着数字经济时代的到来，互联网技术对我国传统的档案管理工作造成了巨大的冲击，但在如今科技信息普及的状态下，也指明了未来文书档案管理工作的走向是需与网络信息化技术结合，创建信息化的档案管理目标[1]。尤其在互联网背景的支持下，数字化技术可以使更多的有效数据被深挖及分析，不仅提升了文书档案管理的质量，同时对整个教育单位的发展都具有积极的影响意义。

一、教育单位文书档案管理工作的特点

在教育事业的持续发展过程中会不断的产生各类相关的资料，如单位所开展会议的记要、工作总结、重要通知等，这些资料对教育单位的发展都具有重要的意义，因此务必保证这些资料的完整性与准确性，确保文书档案成为教育单位未来发展的指路明灯。与此同时，对文书档案的有效管理，有利于在发生意外事件时作为有效的法律依据。所以说，在教育单位的文书档案管理中，为了保障档案管理工作的精准化、规范化，教育单位需投入大量的财力及人力，由专职人员进行文书档案的管理，并常态化的进行工作人员的能力培训，由此保证文书档案管理工作无论是在记录还是保存环节都准确无损，促使文书档案的作用得到最大限度的发挥。

二、文书档案管理工作中的常见问题分析

（一）文书档案管理制度不完善

规范、合理及完善的管理制度在单位的日常运营中可起到规避漏洞及提高效率的作用。然而，目前部分的教育单位由于缺乏完善的管理制度约束，致使档案管理工作在职能的划分方面比较混乱，这样不但增加了文书档案管理的复杂性，还可能会降低工作人员的工作效率。同时，因未建立完善的文书档案管理制度，很容易导致相关的工作人员在管理工作出现失误时发生推诿责任的现象，不利于单位的持久发展。另外，部分的教育单位因缺乏合理的奖励与惩处制度，致使工作人员不能及时得到有效的奖励及行为约束，这样会间接的降低工作人员的工作热情，对文书档案的管理工作产生不利的影响。

（二）文书档案管理人员的综合素质不高

有不少的教育单位由于对文书档案管理工作的重要性认识缺乏，因此在现实中未设立专门的领导机构。据相关的调研显示，部分的教育单位中由于人手有限，在文书档案管理中档案管理的工作人员同时会兼任其他岗位，这样很容易导致文书档案管理的工作人员无法全身心的投入到档案管理工作中，继而影响文书档案管理工作的质量及效率得不到很好的提升。另外，由于教育单位对文书档案管理工作的重要性认识不足，致使筛选的档案管理人员的工作能力有限，通常只能进行简单的档案采集和整理，无法结合教育单位的实际发展情况进行相关的档案信息编研，这样可能会导致整个的档案管理系统处于停滞不前的状态。

（三）文书档案整理效率较低

在网络信息技术还未普及的年代，文书档案管理工作的收集与保存都是通过手工方式开展。传统的手工方式在开展的过程中不仅容易出现错误，同时会耗费大量的时间，尤其是教育单位中数据资料十分丰富，传统的手工方式对某一种文档进行检索时务必会花费很多时间，最终导致文书档案的管理效率低下。虽然计算机在各大教育单位中已经得到的普遍应用，但是部分的教育单位仍未合理的利用计算机技术进行信息检索，继而导致文书档案管理的准确性与时效性不佳。

三、文书档案管理工作的优化思路

（一）建立健全的文书档案管理制度

文书档案管理制度的缺失会导致员工在日常的工作中出现不必要的疏漏，因此教育单位应根据自身的实际发展需要建立完善的文书档案管理制度，以此督促管理人员能够积极的开展工作。但是为了增强档案管理制度的合理化与科学化，制度在建设的时候应遵循以人为本的原则，确保员工能够自觉地、积极地参与到日常的工作中[2]。同时，文书档案管理制度中需明确相关的管理条例，如单位中接受的文书资料需定期核实及收存，若是没有办法及时收存资料，管理人员要做好记录，这样可保证教育单位能够掌握所有资料，以备不时之需。此外，为了使教育单位文书档案管理部门能够更好的发展，管理制度中设定合理的奖惩机制，如：对于日常工作表现优异的人员，及时给予其奖励，促使管理人员的工作积极性增加；对于工作懈怠的员工，应遵循管理制度进行惩处，促使员工改进工作态度。

（二）提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理人员的综合素质是影响教育单位档案管理工作开展的重要因素，为了保障教育单位文书档案管理工作可以顺利的开展，文书档案管理人员必须要具备较高的专业素质，尤其是单位内引进入先进的管理技术后会对管理人员有着更高的要求，倘若管理人员的技术专业性无法满足工作需求，则需及时对管理人员进行培训，促使他们的档案管理方法与手段能够跟上新时代的发展需求，保证文书档案管理的准确、及时及安全。同时，在培训文书档案管理人员专业知识与技能的时候需着重培养员工的思想认识，促使他们可以以积极的思想观念投身入工作中，确保档案管理的质量得到大幅度提升。此外，教育单位在向社会招募文书档案管理的人才时需公平、公正考核，确保为单位招聘到高质量的文书档案管理人才。

（三）建设信息化的文书档案管理策略

在互联网技术快速发展的时局下，档案信息管理的要求也越来越高，为了适应社会的高速发展，作为教育单位需与时俱进，积极地探索新的文书档案管理理念与方法。与传统的手工方式相比，现代化的网络信息技术可以帮助档案管理人员收集到海量的重要信息，同时采用电子化的存档，这样可为紧急需要的人员提供远程服务，实现档案管理的最大化利用。

结束语

综上所述，文书档案管理工作在教育单位的日常运营中起着重要的价值。为了能够使教育单位可持续的健康发展，必须要采取行之有效的措施对文书档案进行整理与管理，如：建立健全的文书档案管理制度；采用必要手段改善文书档案管理人员的工作思想及能力；积极运用新时代的辅助工具等，以此推动教育单位的档案管理事业的蓬勃发展。

参考文献

[1]何叶.企业办公室文书档案管理改革及建议[J].办公室业务，2024，（24）：6-8.

[2]魏亚南.教育单位文书档案管理工作探究[J].黑龙江档案，2024，（02）：198-200.