大数据背景下档案管理模式分析

摘要：伴随着信息科技的迅猛进步，大数据的时代已经到来，在这种背景之下，传统的文件保存体系正遭遇众多考验与发展的契机。本文对大数据对档案管理模式的影响进行了详尽的分析，在管理理念、管理技术、管理流程等众多角度进行深入分析，剖析目前档案管理机制中存在的缺陷，并制定相应的改进措施，目的在于为应对大数据时代档案管理模式的革新与进步提供理论借鉴与实践的指引。

关键词：大数据；档案管理模式；挑战；机遇；优化策略

一、引言

档案作为记载历史、延续信息的关键载体，在推动社会进步的众多方面均展现出其不可或缺的影响力。在大数据时代，信息量急剧膨胀，信息类别呈现越来越丰富的趋势，信息处理效率需进一步提升，数据资源密集度相对较小等特性，这些变革使得人们在搜集、存储与分析信息的方式上产生了根本性的转变，亦对档案管理事务提出了全新的规范。在大数据的时代中，充分运用尖端的科技工具，改进档案管理策略，增强档案存储与处理的效能与水准，推动档案资料的高层次挖掘与高效应用，现已成为档案管理领域亟需破解的关键问题。

二、大数据对档案管理模式的影响

（一）管理理念的转变

在大数据时代下，档案工作需要从传统的以储存为核心的思维模式，过渡到以用户需求为焦点、以数据资源深度开发为要务的全新模式。传统档案管理工作主要侧重于对档案资料的搜集、编排、储存以及提供应用。在大数据时代背景下，档案管理工作愈发注重对档案资料的分析与运用，借助对档案资料中蕴含的深层信息的发掘，向档案利用者提供更为定制化、精确的服务。例如，在机关的档案保存与整理工作中，对海量的业务档案数据进行详尽的分析，能为单位的发展制定提供坚实的保障，助力机关档案工作向标准化、科学化方向发展[1]。

（二）管理技术的革新

大数据技术为档案保存与管理领域带来了坚实的科技助力，促进了档案管理技术的整体变革，在搜集信息的过程中，运用网络爬虫、传感器等工具能够自动采集来自不同渠道的信息资料，显著增强了数据采集的速度与完整性，在信息储存领域，分散式数据存储、网络云端存储等技术的运用，成功攻克了海量数据存储空间庞大以及数据架构繁杂的难题，保证档案数据得以稳固且可信地保存[1]。在进行数据处理与数据分析领域，机器学习、信息挖掘等手段可以高效地对大量档案资料进行迅速处理与深入剖析，筛选出有价值的资讯，例如，运用文本挖掘技术能够对档案资料里的文字内容实施分门别类、归纳汇总以及情感分析，因此能更深入地掌握档案资料的核心信息。

（三）管理流程的优化

大数据技术的运用推动了档案处理程序向智能化与自动化方向发展，常规的档案保管程序复杂冗长，涵盖众多步骤，并且人工干预活动频繁，常常发生失误以及效能不足的现象，在大数据背景下，档案管理流程能够实施重新编排与改进[2]。例如，借助构建档案数据管理平台，完成对档案数据的自动采集、归类、编目以及保存，降低人为操作，增强作业效能。同时，借助智能检索与内容推送技术，民众能够更轻松地取得所需档案信息，推动档案管理的便捷化进程。

三、大数据背景下档案管理模式存在的问题

（一）数据安全与隐私保护面临挑战

大数据环境下，档案数据的存放与传递手段经历了显著革新，数据安全及个人隐私保护正遭遇着极大的考验，一方面，鉴于档案数据中包含众多个人隐私、商业机密以及国家重要秘密等关键信息，一旦信息外泄，个人、机关及国家将遭受重大经济损失，另一方面，大数据技术的公开性与互通性提升了数据遭受攻击与篡改的可能性，网络侵袭、信息泄露等安全状况频繁出现，怎样确保档案数据不被泄露并保护隐私性，现已成为档案管理领域内亟需处理的紧要问题。

（二）数据质量参差不齐

大数据的多面性与庞大程度使得档案数据的质量存在较大差异，在采集数据环节，鉴于数据来源的多元化以及数据采集规范的不一致性，可能引发收集所得信息呈现冗余、失误、残缺等状况，在信息处理与保存环节，若缺少高效的质量监管体系，也可能对信息的精确度与连贯性产生干扰，劣质数据不仅会降低档案整理的效能与品质，此举或将导致对档案资料的研究与应用出现偏差[2]。

（三）专业人才短缺

大数据背景下档案管理迫切需求兼具档案专业知识和数据科技技能的综合性人才，然而，当前档案管理行业内的专业技术人才构成较为单一，众多档案保管人员普遍缺少对大数据技术的认知与操作能力，在大数据背景下 对档案管理工作的高标准需求感到难以契合，同时，鉴于大数据技术迭代更新的速度相当迅速，对档案保管者的持续进修能力亦提出了更为严苛的规范。怎样培育与吸纳契合信息时代发展要求的技术精英，是档案管理机构所遭遇的一个关键挑战。

四、大数据背景下档案管理模式的优化策略

（一）加强数据安全与隐私保护

构建完善档案数据安全管理体系，明确数据安全责任，提升对信息获取、存放及传递环节的安保管控力度，运用尖端的防护手段，诸如数据加密手段、用户身份验证技术、权限管理技术等，对档案数据实施数据加密并确保其在存储与传输过程中的安全性，保障数据不外泄及内容不被恶意改动，同时，提升档案管理人员的数据安全培训，增强其安全认知与预防能力，在涉及个人秘密的防护层面，确立严苛的个人信息保密规定，清晰界定数据应用与共享的界限与要求，务必保障个人资料及敏感数据获得全面的安全防护。

（二）提高数据质量

构建健全的数据质量监管机制，自数据采集、录入、处理直至储存等各个步骤，提升对数据质量的监督与管理水平，确立一致的数据采集准则与要求，务必保证采集到的数据精确、全面、统一，在信息登记环节，运用数字验证与审查程序，迅速捕捉并改正信息失误，运用数据清洗、去重等方法，对采集到的数据实施初步处理，增强数据精确度，同时，构建数据品质评价指标体系系统，定时对档案资料的质量状况实施审查与剖析，迅速察觉问题并实施优化策略。

（三）培养和引进复合型人才

提升档案管理者对大数据应用技能的系统性教育，借助机关内部教育、参与学术交流会、网络课程等途径，增强其海量数据技术掌握与应用的效能，激励档案工作者投身于大数据技术同档案管理职能融合的探究与操作，造就一支既精通档案管理又熟悉数据科学知识的综合性人才队伍，同时，主动吸纳掌握大数据技术知识的专业人士，加强档案管理人员阵容，提升人力资源配置效率。此外，构建科学的人才激励体系，增强档案管理从业者的职业热情与创新能力。

五、结论

大数据时代为档案管理模式的创新与发展带来了前所未有的机遇和挑战。通过转变管理理念、革新管理技术、优化管理流程等方式，档案管理工作在提高效率、提升服务质量、挖掘数据价值等方面取得了显著成效。然而，在数据安全与隐私保护、数据质量、专业人才和管理标准规范等方面仍存在一些问题需要解决。未来，档案管理部门应积极应对这些挑战，采取有效的优化策略，不断完善档案管理模式，充分发挥档案在社会发展中的重要作用。同时，随着大数据技术的不断发展和应用，档案管理模式也需要不断创新和完善，以适应时代发展的需求。

参考文献：

[1] 文畅.云计算环境下档案数字化管理模式创新研究[J].兰台世界，2024，（12）：105-107.

[2] 沙金.创新档案管理新思维[J].文化产业，2024，（35）：112-114.