智能化财务共享中心的构建与运营优化

引言

智能化财务共享中心不仅可以实现财务工作的全流程自动化处理、减少人工工作，还可以通过大数据分析技术来挖掘财务数据，提供成本控制、风险预警、战略决策的依据，因此，研究智能化财务共享中心的构建和运营优化，对于提高企业财务管理效率、节省企业运行成本、提升企业核心竞争力具有重要的意义。

一、智能化财务共享中心的构建要点

1. 组织架构设计

组织架构是做好一个智慧型财务共享中心的核心，应当按照“集中化、专业化、扁平化”的要求组织架构，梳理权责关系，协同高效。一是搭建“集团总部 - 财务共享中心 - 业务单元”三层架构，由集团总部负责战略政策制定、检查督导，财务共享中心集中式办理标准财务业务和数据管理分析，业务单元负责提供原始数据，配合审核和沟通。二是将财务共享中心按照业务模块进行专业化分工，分别设立费用报销、应付账款、应收账款等模块，明确岗位职责，梳理优化流程，高效办理业务。设立技术支持组负责系统维护、RPA 等智能化应用设计，为智能运行提供技术支持。各业务单元分别设立财务对接专员负责沟通、反馈和协调问题，推动业财融合。

2. 业务流程再造

业务流程优化是智能化财务共享中心建设的底版工程，对原有的财务流程进行梳理优化，实现标准化、自动化、智能化处理。首先，梳理重复性高、标准化强、处理效率高的业务流程，如费用报销、应付付款等，对业务边界进行明确；针对个性化强的业务流程由业务单位自行解决，如专项预算等。其次，对业务流程梳理后进行标准设计：对各项标准化的业务流程、发票审核标准、资金支付节点时限等进行标准设计，保障业务数据达标，防止业务返工率。同时，通过智能手段实现流程自动化，如费用报销通过 OCR 识别发票关键信息，并与费用标准进行匹配，由 RPA 机器人进行数据录入、凭证打印、资金支付等。整合各单位业务流程，打破部门信息壁垒，实现数据自动流转。

3. 信息系统搭建

信息系统是智能化财务共享中心的科技基础，信息系统应按照“多系统整合、数据贯通、智能化应用”构建，为财务工作搭建稳定、高效平台。一是构建以财务共享平台为核心，ERP、OA 系统，打通数据；OA 销票申请，自动流转至财务共享平台、经审核流转至 ERP 系统、资金管理系统，实现“一表一录、多表一录”，减少数据重复录入和异构。二是应用智能化技术提升信息系统：通过RPA 机器人自动化行流水对账等规则明确的重复性作业，提高效率和准确率；通过OCR 技术实现纸质单据电子化，减少人为录入；通过大数据链接财务数据、业务数据，支持业财分析、风险预警；通过区块链提高交易透明、可信度。同时，加密安全控制，预留接口，易于扩展，适应企业发展。

二、智能化财务共享中心的运营优化策略

1. 流程优化

流程优化是智能化财务共享中心运营优化的核心，首先从业务处理数据（平均处理时间、差错率等）上采集数据，发现流程冗余、流程自动化不足等，例如发现费用报销流程中发票审核办理慢、差错率比较高，判断是OCR 识别有误，缺少相关的系统审核规则，人工介入操作过多。其次在技术上，针对 OCR 识别率不高，在算法优化，训练更多样本提高识别率，针对核验自动化，将费用核销、核查发票等规则内嵌。动态调整上，随着业务增加、新技术迭代，增加跨境业务、调整应付账款流程、应用区块链等新流程，RPA 新技术新场景的应用，及时新增。最后是建立效果对比，业务处理时间、差错率、客户满意度对比，未达到预期，重新发现重新诊断调整，确保调整效果。

2. 技术升级

智能化的发展持续促进财务共享中心的转型升级和不断迭代，强化技术升级，及时把握技术脉搏，保持技术领先。安装“技术雷达”，分析大数据、AI、云计算、区块链等相关前沿技术和行业应用等动态，考虑是否适合应用在财务共享中心，例如：财务报告生产成熟后，考虑安装生成式人工智能的机器人客服；应收账款管理复杂，考虑安装区块链；考虑新技术与现有财务共享、ERP 等系统的整合；等等，不适用要及时制定解决方案，做到未雨绸缪。

3. 风险防控

智能化财务共享中心在共享、共用、共管的前提下面临数据安全风险、系统安全风险、应用软件安全风险。一是从“业务流程、信息系统、技术应用、人员管理”四个维度寻求风险点：业务流程把关不严格、造成损失等风险点；信息系统故障中断、数据泄露等风险点；技术运用有误，RPA 操作失误、OCR 识别有误对账票的审核等风险点；人员管理存在操作失误、数据错误、内部泄露等道德风险点。二是建立风险评估及风险防范机制。通过定性与定量分析，分析风险的发生频率、影响程度，划分出高风险、中风险、低风险等。对数据泄露风险点从操作系统漏洞、数据的敏感程度等维度分析，划分为高风险。对不同风险等级采取不同的风险防范措施：针对高风险，采取“防、监、应急”的措施，如密码加设、监控、应急预案的建立；针对中风险采取监控日志、人工干预等手段应对，如 RPA 操作失误等；针对低风险，采取定时检查、人员操作失误的改正等。同时，对异常报销金额、资金支付频率等在财务共享平台设置风险预警，达到风险阈值，提前预防。

结语

智能化财务共享中心是企业财务数字化转型的关键。本文从组织架构、业务流程、信息系统三个维度分析了智能化财务共享中心的构建要点，同时，从流程优化、技术升级、风险防控三个方面提出了运营优化策略，强调通过持续的流程迭代，基于业务需求与技术发展，不断优化财务流程，消除冗余环节，提升流程灵活性与适应性。智能化财务共享中心是企业财务数字化建设与转型升级，还需不断探索技业融合，不断优化完善智能化财务中心运营模式，才能真正发挥智能化财务共享中心的价值创造能力，为企业发展提供新的动能。

参考文献：

[1] 施群娣 . 财务共享中心运营问题分析与优化策略 [J]. 纳税 ,2024(29).

[2] 魏诚 . 大数据时代财务共享服务中心云平台的构建与运用策略 [J]. 科学大众：科技创新 , 2019(12):2.