企业档案检查与入库全流程管控优化研究

1 引言

企业年度归档工作作为档案管理的核心业务，承担着企业知识资产沉淀与信息资源整合的重要职能，对企业决策支持、风险防控和历史传承具有不可替代的作用。依据《企业档案管理规定》（2023 修订版）要求，企业需建立科学规范的档案管理体系。然而，传统归档工作在档案接收、整理、数字化加工、装订入库等环节存在显著问题。流程设计缺乏系统性，导致环节衔接不畅；质量管控机制不健全，影响档案资源的真实性、完整性和可用性；数字化加工缺乏标准化操作，成果质量难以保障；多部门协同机制缺失，造成职责不清、推诿扯皮现象频发。某企业年度归档工作从接收检查到入库耗时长达一年半，涉及10 余个环节与多部门协作，严重制约档案管理现代化进程。本研究以该企业为对象，综合运用档案管理学、流程再造理论和项目管理方法，通过流程重构、质量强化及数字化环境升级等举措，构建全流程管控模式，旨在实现档案管理的提质增效，为企业档案管理实践提供有益参考。

2 现状分析

2.1 传统归档流程存在的问题

(1)流程设计不科学：传统归档流程涵盖档案接收、系统录入、整理编目、数字化加工、装订、入库等众多环节，存在严重的流程割裂现象。纸质档案与电子档案管理不同步，导致数据一致性难以保障；档案在各环节间频繁搬运，不仅增加物理损坏风险，也消耗大量人力物力。

(2)质量管控体系不完善：档案整理与数字化加工环节缺乏有效质量检查机制，文件著录错误、数字化图像质量不达标等问题频发，影响档案利用价值与长期保存。

(3)数字化加工不规范：数字化加工场所布局不合理，设备老化陈旧，温湿度、光照等环境条件难以满足档案保护要求。同时，缺乏统一技术标准和操作规范，致使数字化成果质量参差不齐。

(4)跨部门协同机制缺失：归档工作涉及档案、业务、IT 等多个部门，各部门间职责划分模糊，缺乏有效沟通协调机制，导致工作衔接不畅，问题处理效率低下。

2.2 优化目标

(1)简化流程，减少冗余环节，优化环节衔接，降低档案搬运次数，提升归档工作效率。

(2)建立全流程质量控制体系，增设质量检查节点，采用人机结合检验方式，确保档案整理与数字化加工质量达标。

(3)改造数字化加工场所，优化功能布局，升级设施设备，完善管理制度，构建标准化数字化加工环境。

(4)建立从档案接收到入库的全流程跟踪管理机制，实现各环节无缝衔接，全程可追溯。

3 年度归档工作流程优化设计

3.1 流程重构与节点管控

基于流程再造理论，实施“三整合、三调整”优化策略：

3.1.1 工作流程优化

（1）原流程分析：原年度归档流程包含打页号、系统录入、档案整理、打孔装订、档案入库、数字化加工、电子档案提交等7 个主要环节。存在流程割裂、重复搬运、效率低下等问题，纸质与电子档案管理独立，档案多次搬运增加损坏风险，数字化环节滞后影响整体进度。

（2）新流程设计：通过系统数据同步、并行作业、减少搬运实现高效管理。在档案接收阶段完成信息系统录入；打页号时系统自动生成并打印相关标签，减少一次搬运；将数字化加工提前至装订前，扫描后直接装订，再减少一次搬运；纸质与电子档案同步入库，实现“一次入库，双套归档”。

3.1.2 工作内容整合：明确各岗位职责，整合分散环节，设立3 个关键质量控制节点，采用专职检查员全流程“一跟到底”管理模式，确保工作连贯、责任明确。3.1.3 质量管控强化：在新流程各环节后增设抽查节点，建立检查记录档案。优化数字化加工验收标准与方式，采用人机结合抽检，覆盖全流程，制定明确质量验收规范。3.2 数字化场所改造与规范升级(1)功能区域优化：将数字化工作区划分为操作区、档案存放区、办公区，实现功能分区明确、流程清晰，减少档案加工中的流转次数，降低损坏风险。(2)设施设备升级：配备高速扫描仪、专业档案存放架、温湿度自动调控系统、环境监控设备等，建立符合《数字档案馆建设指南》要求的数字化加工环境。(3)制度规范完善：修订数字化加工内容和范围对照表，制定标准化操作流程与技术参数规范。开发数字化成果检验报表系统，实现质量数据自动采集、分析和预警。

4 全流程管控实施与运行

4.1 实施过程与保障措施

(1)组织保障：成立由档案部门牵头，IT、业务部门参与的联合工作组，明确职责，建立定期协调会议机制，确保跨部门协作顺畅。

(2)人员培训：开展全员业务培训，重点讲解新流程操作规范、质量标准和系统使用方法，提升人员专业素养与质量意识。

(3)技术支持：开发档案管理全流程跟踪系统，实现工作状态实时监控；建立问题反馈与处理机制，及时解决流程运行问题，保障新流程顺利实施。

4.2 实施效果评估

经过半年试运行，全流程管控成效显著：档案物理搬运次数减少约40% ，单份档案平均处理时间缩短 25% ，年度归档整体工作效率提升30%以上；通过质量抽查，文件著录准确率达 99.5% ，数字化返工率从 8%降至 1.5% ，数字化合格率 99% ，档案整理规范性大幅提高；标准化数字化场所与完善机制，保障了数字化成果质量稳定。

5 问题与改进建议

(1)人员能力建设：建立“师徒制”帮扶机制，针对新入职人员开展专项培训，提升其业务能力。(2)质量评估体系完善：引入过程控制指标，构建全面质量评价体系，实现全过程质量管控。(3)智能化应用探索：探索人工智能、大数据等技术在档案管理中的应用，推进智能化转型，进一步提升管理效能。

6 结论

本研究提出的企业档案检查与入库全流程管控优化方案，通过流程重构、质量强化和数字化环境升级，有效解决传统归档工作问题，显著提升档案工作效率与质量，为企业档案管理现代化提供可行路径。未来应紧跟技术发展趋势，持续优化管理流程，深化数字化与智能化应用，推动企业档案管理高质量发展。

参考文献

[1]国家档案局.企业档案管理规定(2023 修订版)[S].

[2]王明远.档案管理流程优化研究[J].档案学通讯,2022(3):45-50.

[3]陈晓红.企业电子文件归档与电子档案管理规范解读[J].中国档案,2023(5):12-17.

[4]国家档案局.数字档案馆建设指南[S].2018.