“二级管档”模式下 X 市烟草商业企业干部人事档案数字化建设研究

1 绪论

1.1 研究背

干部人事档案作为记录干部个人学历背景、任职经历、政治表现、奖惩情况等核心信息的重要载体，它的真实性、完整性和唯一性都会关联到到组织人事管理的科学性和公信力。

当前，传统纸质档案管理模式普遍存在以下问题：一是档案信息容易失真，纸质档案易被篡改，如果有人存在档案造假行为，加上组织部门审核把关不严，就极有可能导致“三龄两历”等重要信息认定失准；二是档案管理时效性不高，纸质档案在保管过程中容易面临材料缺失、保存不当、更新滞后等问题。这些问题不仅会影响到组织人事工作的效率，还可能对干部选拔任用工作造成系统性风险。基于此，推进档案管理数字化转型迫在眉睫。

1.2 研究意义

2020 年，国家烟草专卖局在《关于加强行业人事档案管理工作的实施意见》中明确提出，各直属单位要稳步推进人事档案二级管理体制改革。2023 年，省级烟草专卖局进一步细化落实“二级管档”要求，明确规定全市系统干部职工人事档案统一由各地市级烟草商业企业人力资源部门集中管理，上收县级局人事档案管理职能。但当前档案管理工作还停留在传统人工操作阶段，档案查阅、审核等日常业务需现场办理，暂未实现数字化采集和信息化管理，如县级局需查阅档案必须派专人赴市局办理，或由市局档案管理员代为查询，流程繁琐且效率较低。

随着行业改革发展深入推进，人事档案利用需求凸显出三大特点：一是使用频率逐渐上升，在干部选拔、党员发展、退休审批等关键环节的档案调阅量增加；二是使用范围不断扩大，跨部门、跨区域的档案共享需求增加；三是管理任务更加繁重，日常档案材料的移交、补充、更新等工作量成倍增长。传统的纸质档案管理模式难以适应新形势新要求，具体表现在：一是专职档案管理人员少，难以应对激增的工作量，目前×市专职档案管理员仅有 1 名，需要管理维护 469 份干部人事档案；二是市、县两级存在地理距离限制，跨区域档案利用成本高、效率低；三是档案管理手段落后，难以实现档案信息的快速检索和精准利用。特别是在干部考察、人事任免等时效性要求高的工作中，传统管理模式的弊端更加凸显，迫切需要建立更高效的档案利用与管理手段。

1.3 研究现状

1.3.1 国外研究综

国外学者关于干部人事档案管理的研究主要集中在信息化和标准化两方面。在信息化研究方面，Due 和 JeppeKlok 在其论文《Howistheinformationonpublicauthorities'staff》中提出，人事档案价值的实现取决于两个关键因素：数字化技术的应用程度以及政府部门对人事档案管理的理念转变。他们强调，人力资源作为国家战略资源的重要组成部分，其档案信息的数字化保存实质上是对国家核心信息资产的保护。

在标准化建设方面，国际学界的研究起步较早且成果显著。澳大利亚档案学家 FrankUpward 于 20 世纪90 年代提出的“文件连续体理论”（RecordsContinuumTheory），为干部人事档案的标准化管理提供了重要的理论框架。该理论突破了传统档案管理的线性思维，强调档案管理的全程性、整体性和系统性。在这一理论指导下，发达国家逐步建立起规范、完整且操作性强的档案管理标准体系[1]。

实践证明，通过运用现代化管理手段，干部人事档案已从传统的人事记录逐渐转变为战略性人才资源优化配置工具，这些国际经验为我国推进干部人事档案管理现代化提供了有益借鉴。

1.3.2 国内研究综述

目前我国在干部人事档案管理和数字化建设领域的理论研究仍显薄弱，主要呈现以下特点：一是系统性理论专著匮乏，现有著作不仅数量有限，且出版年代较为久远，难以适应当前数字化转型的需求；二是具有实践指导价值的研究成果主要集中在政府部门发布的工作文件、制度规范、资料汇编和各类学术期刊的研究论文。官方文件构成了该领域的政策基础，论文文献总体数量偏少，研究深度和广度有待拓展。这种理论研究滞后于实践发展的现状，在一定程度上制约了干部人事档案管理现代化的进程。

2 干部人事档案数字化建设相关理论

2.1 干部人事档案概念

《干部人事档案工作条例》中对“干部档案”作出了明确定义，干部档案是国家档案的重要组成部分，是党和国家历史资料的核心内容，是干部工作的重要内容之一，是组织、人事等部门，按照干部政策，党的组织建设、干部管理，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的档案材料，是历史地、全面地考察了解干部和正确使用干部以及确定干部各种待遇的重要依据[1]。

2.2 干部人事档案数字化建设概念

《干部人事档案工作条例》明确提出“推进干部人事档案数字化建设”的要求，将其定义为：“运用现代信息技术手段，对干部人事档案进行数字化处理，实现档案信息采集、存储、管理和利用的信息化过程”。《“十四五”全国档案事业发展规划》将干部人事档案数字化纳入“档案信息化强基工程”，强调：“通过数字化手段实现干部人事档案的规范管理、安全保存和高效利用，构建覆盖全生命周期的数字档案管理体系。”《全国组织部门信息化工作规划》界定为：“以信息技术为支撑，对干部人事档案进行系统化数字转型，建立标准统一、安全可靠、便捷高效的数字化管理平台。”中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》提出数字化建设要实现：“档案信息一次录入、多方共享，全程留痕、可溯可查”的基本目标。

2.3 干部人事档案数字化建设的目的及优势

通过对干部人事档案数字化建设相关理论总结可知，干部人事档案数字化建设，是通过技术手段，将传统的纸质干部人事档案数字化处理，录入信息化系统，便于规范管理、安全保存、高效利用、资源共享。实现干部人事档案数字化有三大优势，一是在干部人事档案的日常管理中，接收、查询、统计、整理、识别等有痕可查，使档案安全有据可查；二是将纸质档案转化为数字档案，使干部人事档案的保存和利用更加真实、持久、安全；三是通过数字化档案管理系统深度挖掘对干部信息进行统计分析，可以更好地服务于组织人事工作，服务于干部管理工作，为干部队伍建设提供决策支持。

3X 市烟草商业企业干部人事档案数字化建设应用

3.1 建设现状

《烟草行业人事档案管理工作规定》对人事档案信息资源管理提出了明确的规划建设要求。当前，省内部分市级烟草商业企业已率先建成人事档案数字化调阅管理系统，显著提升了管理效能。然而，×市烟草商业企业在干部人事档案管理方面仍面临诸多挑战：档案管理沿用传统人工模式，从材料整理、补充信息到审核内容均需人工操作，档案实体集中存放于档案室，借阅流程繁琐；同时，缺乏规范的材料移交机制，在落实“二级管档”工作过程中，县级局普遍存在档案材料漏报、错报、多报等问题，严重影响工作效率。

为解决这些问题，×市烟草商业企业积极探索干部人事档案数字化建设路径。前期调研发现，省内其他地市花费 10万元购置的现成系统虽功能完备，但存在单机操作限制、功能冗余、二次开发困难等弊端，难以精准适配实际管理需求。基于此，×市决定采取自主开发模式，重点围绕“建、管、用”全流程，探索“二级管档”模式下低成本、高效能的数字化解决方案，真正实现“数据多跑路、基层少跑腿”的目标。

一是建平台。在立足本单位人事档案管理现状基础上，对全市系统干部员工档案进行数字化采集、技术加工处理，并基于计算机进行数字档案信息呈现，建立规范完整的人事档案基础信息资源库。投入最小成本费用，自主研发“市级管理、各级共用”的人事档案管理服务信息平台，确保信息安全前提下，按照干部管理权限，分级赋权向各直属单位提供在线阅档服务，实现平台研发费用低、自主维护保密性强、实用性强等功能。在技术路线选择上，考虑使用低代码平台开发后续推广难度大，使用 Go 语言开发，基于 beego 框架搭建档案管理系统。

档案管理界面图

二是建标准。以标准化体系建设为抓手，形成人事档案管理规范系列文件，构建覆盖全流程的制度保障体系。重点建立业务操作标准、系统建设标准、管理服务标 层面的标准规范，明确 干部人事档案数字化采集技术规范要求，档案材料移交工作规程，干部人事档案信息化系 运维指南，干部人事档案管理办法等。通过构建“技术+管理+服务”三位一体的标准体系，确保数字化建设每个环节都有章可循、有据可依。

3.2 存在问题

一是系统功能不全面。由于干部人事档案信息化系统是系统内员工自主搭建，系统目前仅实现电子档案上传、借阅、维护等基础功能，缺乏数据分析、智能检索等工作，没能做到干部精准画像。二是运维保障体系不健全。未建立分级管理团队，仅有市级人事档案管理员一人负责维护干部人事档案信息化系统，有时存在录入不及时的问题。

3.3 改进建议

建议从功能迭代和运维强化两个维度协同推进数字化平台建设，重点开发包含干部多维画像、任职资格智能比对、成长轨迹可视化分析等功能的智能分析模块， 同步建立 由市级专职管理员、县级兼职管理员和专业外包团队组成的三级运维体系，配套制定系统运维管理规范和数据质量管控机制，通过模块化架构设计确保系统可扩展性，最终构建功能完善、运行高效、安全可靠的干部人事档案数字化管理平台。

大数据时代，档案数字化管理是档案工作发展的重点。加快数字化建设，不仅能够有效解放档案管理人员生产力，通过智能化手段替代传统手工操作，显著提升工作效率和管理质量；更是实现企业档案管理模式从传统向现代跨越式发展的关键路径，构建跨部门、跨层级的档案资源共享机制，最终实现档案价值从被动保管向主动服务的根本性转变。

参考文献

[1]雷雨婷.自贡市干部人事档案数字化建设研究[D]，西南大学，2020.5.