中职院校档案管理存在的问题分析与优化路径研究

一、引言

中职院校档案作为职业教育发展历程的重要载体，记录着学校在教学改革、专业建设、校企合作等方面的宝贵经验，对学校内涵发展、人才培养质量提升具有重要支撑作用。随着职业教育现代化进程加快，档案管理工作的重要性日益凸显。然而，当前中职院校档案管理仍存在诸多短板，无法满足新时代职业教育高质量发展需求。系统梳理并深入分析现存问题，对推动中职院校档案管理转型升级具有重要现实意义。

二、中职院校档案管理现存问题分析

部分中职院校领导将主要精力集中于教学质量提升、招生就业等显性工作，对档案管理工作缺乏战略规划。在资源配置上，档案室建设经费投入长期不足，导致库房面积狭小、设施陈旧。调研显示，约 45% 的中职院校档案室未配备专业密集架，温湿度调控设备缺失率高达 60% ，存在严重的档案安全隐患。同时，档案管理工作在学校绩效考核体系中权重较低，难以形成有效激励机制。一线教职工普遍存在"重教学、轻档案"的观念，将档案管理视为额外负担。在教学档案收集过程中，常出现教案、试卷等材料提交不及时、不完整现象。某中职院校教务处统计显示，每学期期末教学档案按时归档率不足 70% ，且存在大量材料缺失、格式不规范问题。这种被动参与的工作状态，严重影响档案资源的完整性与系统性。现行档案管理制度与职业教育发展需求存在脱节现象。部分院校仍沿用传统普教模式下的档案管理规范，缺乏针对中职教育特色的制度设计。例如，在产教融合档案管理方面，尚未建立校企合作项目档案、实习实训档案等专项管理制度；在学生职业技能档案管理上，缺乏系统的建档标准与动态更新机制。即使制定了相关管理制度，在实际执行过程中也存在严重偏差。档案管理工作缺乏明确的岗位责任制，部门间职责划分模糊，导致档案收集、整理、归档等环节出现推诿扯皮现象。同时，由于缺乏常态化监督考核机制，对档案管理违规行为缺乏有效约束，制度执行流于形式。多数中职院校档案管理信息化投入不足，硬件设施严重滞后。调查显示，仅有28%的院校配备了专业档案管理服务器，65%的院校仍在使用普通办公计算机进行档案管理。在软件应用方面，超过 70% 的院校尚未引入专业档案管理系统，普遍采用 Excel 表格等简单工具进行档案登记，无法实现档案的智能化管理与高效利用。受资金、技术和人员等因素制约，中职院校档案数字化工作推进困难。以某省为例，全省中职院校纸质档案数字化率不足 30% ，且已完成数字化的档案存在格式不统一、元数据缺失等问题。由于缺乏统一的数字化标准与规范，不同类型档案之间难以实现有效整合与共享。当前中职院校档案管理人员专业素质参差不齐，非档案专业出身人员占比高达 82% 。这些人员普遍缺乏档案管理学、信息资源管理等专业知识，对档案分类、著录、编研等核心业务掌握不熟练。同时，学校对档案管理人员的专业培训重视不足，年均培训次数不足 1 次，导致管理人员难以适应信息化时代档案管理新要求。档案管理岗位在学校内部属于边缘岗位，晋升渠道狭窄，薪酬待遇偏低。这种职业发展困境导致档案管理人员工作积极性不高，流动性较大。据统计，中职院校档案管理人员年均流动率达到15% ，严重影响档案管理工作的连续性与稳定性。目前中职院校档案服务仍以被动查阅为主，缺乏主动服务意识。档案利用方式单一，主要局限于纸质档案的线下借阅，未能充分利用信息化手段开展远程服务、在线查阅等业务。档案利用效率低下，调档平均耗时超过 2 个工作日，难以满足学校教学评估、项目申报等紧急需求。对档案资源的开发停留在简单整理层面，缺乏对档案信息的深度挖掘与加工。未能围绕学校重点工作开展专题编研，未形成具有参考价值的档案编研成果。例如，在专业建设、校企合作等重要领域，尚未建立专题档案数据库，无法为学校决策提供有效数据支持。

三、优化中职院校档案管理的对策建议

将档案管理纳入学校整体发展规划，建立校领导分管档案工作制度。加大档案管理经费投入，改善档案库房设施条件，按照国家标准配备档案保护设备。将档案管理工作纳入部门绩效考核体系，提高考核权重，形成有效的激励约束机制。通过专题培训、宣传教育等方式，提高教职工的档案意识。建立档案工作责任制，明确各部门、各岗位的档案管理职责，将档案工作完成情况与个人考核、职称评聘挂钩，形成全员参与的良好氛围。结合中职教育特点，制定涵盖教学、科研、行政、学生等全门类档案的管理制度。重点建立产教融合档案、学生职业技能档案等特色档案管理规范，明确档案收集范围、整理标准、保管期限等要求。制定档案管理工作流程细则，确保各项工作有章可循。建立档案工作岗位责任制，明确各环节责任人。成立档案工作监督小组，定期开展档案管理工作检查，对发现的问题及时通报整改。建立档案管理奖惩制度，对工作表现突出的个人和部门给予表彰奖励，对违规行为进行严肃处理。加大信息化建设投入，配备专业档案管理服务器、高速扫描仪等硬件设备。引入先进的档案管理系统，实现档案的数字化采集、智能化管理和网络化利用。加强档案信息安全保障，建立数据备份与容灾机制。制定档案数字化工作规划，分步骤、分阶段推进纸质档案数字化工作。建立统一的数字化标准，规范档案扫描、存储、著录等操作流程。建设档案资源数据库，实现档案信息的集中管理与共享利用。通过招聘、转岗等方式，逐步提高档案专业人员比例。鼓励现有管理人员参加档案专业继续教育，提升专业素养。建立档案管理岗位准入制度，确保新入职人员具备相应专业资质。改善档案管理人员的薪酬待遇，设立档案管理专项津贴。拓宽职业发展通道，在职称评聘、评优评先等方面给予适当倾斜。定期组织业务培训与技能竞赛，激发管理人员的工作积极性和创新能力。建立"线上+线下"相结合的档案服务体系，开展远程查档、在线咨询等服务。利用大数据、人工智能等技术，开发智能检索、自动推荐等功能，提高档案利用效率。

四、结论

中职院校档案管理工作的提升是一项系统性工程，需要从理念更新、制度完善、技术升级、队伍建设等多方面协同推进。通过强化档案管理意识、完善制度体系、加快信息化建设、加强人才培养和深化资源开发，能够有效解决当前存在的突出问题，推动中职院校档案管理工作实现高质量发展，为职业教育现代化建设提供有力支撑。未来，随着新技术的不断发展和应用，中职院校档案管理工作将迎来新的发展机遇，需要持续探索创新管理模式，不断提升档案管理水平。

参考文献：

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