新医改背景下医院人事档案管理优化策略

引言

新时代背景下，医院作为推动社会进步的重要服务机构，其人事档案管理不仅关系到医院内部人力资源的优化配置，更对社会的人才流动和知识更新产生深远影响。充分利用先进的技术手段实现人事档案的智能化管理，是提升医院综合管理效能的关键路径。

1 医院人事档案管理的特殊性

医院人事档案管理相较于一般机构具有特殊性。一是医院人事档案包含执业资格证书、职称评定、专业技术培训等专业医疗人员的特有信息，其档案内容专业性强且与医疗安全直接关联，管理不当容易引发医疗资质认定风险。二是医院作为特殊公共服务机构，人事档案涉及医护人员个人敏感信息与医院运营数据，信息交叉性导致隐私边界模糊，增加了信息保护难度及泄露风险系数。三是医院组织架构复杂，各科室、职能部门对人事档案的使用需求存在差异，如临床医技科室、行政管理部门、教学科研医院对同一人员档案的访问权限、使用目的不一致，这就需要建立更精细化的档案管理分级制度与差异化安全防护措施，以保障医院运营效率与信息安全需求。

2 新医改背景下医院人事档案管理优化策略

2.1 转变人事档案管理理念

当前医院档案管理存在矛盾 : 一方面，部分领导干部对数字化转型的认知滞后，导致制度体系不合理，不能达到人才精准配置的需求 ; 另方面，档案管理权责、数据资源、技术应用分散。对此，着眼顶层设计，要建立标准化管理体系 ; 若眼技术赋能，要构建智慧档案平台 : 着眼文化塑造，要建立档案价值可视化传播机制，形成“档案赋能职业发展”的共识。这种系统性变革需要医院管理层以数据治理思维取代经验决策模式，构建适应智慧医疗时代的人事档案管理新生态。

2.2 完善人事档案管理制度

第一，医院需要建立清晰的档案管理职责体系，将人事档案管理的各项任务明确分配到具体人员，并制定详细的岗位职责说明书。第二，医院需要针对人事档案的收集、整理、归档、存储、查询、使用等环节，建立统一的操作流程，并形成标准化的管理手册，同时这些标准化流程应对每个环节的具体步骤、时间节点、责任人、操作要求进行明确规定。第三，医院应对现有档案管理制度进行全面梳理，完善针对动态管理、信息共享、档案与其他系统衔接等方面的具体规定，以便使制度能够涵盖人事档案管理的各个环节和场景。第四，医院需要通过多种渠道对档案管理制度进行宣传，使全体员工充分了解档案管理的重要性以及制度的具体内容，还应加强对档案管理人员的专业培训，帮助其深入理解制度并掌握相关的管理要求。第五，医院需要针对信息化条件下的人事档案管理特点，完善相关的规章制度，以便明确电子档案的录入标准，存储要求及数据接口规范。

2.3 加大基础设施投入，提升技术水平

组织应加大对人事档案信息化基础设施建设的资金投入，及时更新和升级计算机设备、网络设备、存储设备等硬件设施，确保系统能够稳定运行，满足大数据存储和处理的需求。在软件方面，选择功能强大、兼容性好、具有良好扩展性的人事档案管理软件，该软件应具备数据采集、整理、存储、检索、分析、共享等多种功能，并能够与组织的其他业务系统进行无缝对接。加强与专业的信息技术公司合作，引入先进的大数据技术、云计算技术、人工智能技术等，提升人事档案信息化管理系统的智能化水平和数据处理能力。同时，建立完善的技术支持和维护体系，定期对系统进行维护和升级，确保系统的安全性和稳定性。

2.4 制定数据安全应急预案

医院人事档案数据安全应急预案应基于风险分级响应原则，根据档案数据敏感程度与受影响范围制定四级响应机制。当发生零星的非核心数据异常时启动四级响应，由档案管理员独立处理并记录；涉及敏感个人信息小范围异常时升级为三级响应，需人力资源部门主管介入协调；出现大量人事数据被未授权访问或数据库遭受破坏性攻击时则启动二级响应，由医院信息安全委员会统一指挥；发生全院范围内的数据灾难性事件时启动一级响应，成立危机处置小组并联系外部专业技术支持。预案中还要详细规定各级响应的具体操作流程与责任分工，明确信息上报路径与决策审批链条，避免应急状态下出现指挥混乱或职责不清的情况。

2.5 整合数据实现共享

数据整合就是把分散于各部门和不同系统的人事档案数据全面汇聚起来并深度融合，需要建立统一的数据标准和规范，以保证数据在格式、编码、语义等方面的一致性，为数据无缝对接与共享打好基础。构建集中式或者分布式的数据存储架构，将各类人事档案数据整合进统一数据库，不仅能形成全面、完整、准确的数据资源池，还能实现跨部门、跨地域实时调取数据，让不同部门基于统一的数据基础开展工作，避免重复劳动和信息偏差。在人事决策、人才选拔、绩效评估等场景下，整合后的数据能提供多维度的信息支持，让管理者全面客观地了解员工状况，作出科学合理决策。同时，数据整合要特别注重数据的安全性和可用性，使用先进的数据加密技术确保数据在传输和存储过程中的安全。此外，还要制定完善的数据备份与恢复策略，使数据在面临各类风险时能迅速恢复。数据整合后，人事档案管理能从数据分散转变为数据融合，为组织发展提供强大的数据支撑。

2.6 移动应用服务

移动应用打破了传统人事档案管理受时间和空间限制的局面，极大提升了人事档案管理工作的便捷性与高效性。开发适配手机、平板等移动设备的应用程序，为用户提供便捷的档案管理入口。基于此，人力资源部门的员工既能在外出开会等场景中审批员工的档案借阅申请，还可以实时更新员工档案信息。同时，支持员工通过拍照、上传文档等方式，便捷提交个人材料。这种移动应用服务模式，重塑了人事档案管理流程，推动其向更高效、智能的方向发展，促进了企事业单位人力资源管理的现代化。

2.7 加大人事档案管理监管力度

首先，完善管理监督体系。企医院要提高人事档案管理作用的发挥就要设置专业的监管小组。小组需制定完善的监督管理方案，不定时检查档案管理情况，尤其是高风险的档案资料。为提高档案管理质量，监管小组还应相互检查，即成员间相互检查档案管理情况，及时发现问题并解决。其次，明确档案监管指标与评价标准。档案管理应有明确的标准，评价比较企医院档案管理质量。企医院想要提升档案管理水平，监管小组就要对下级人员进行培训，使其及时了解相关政策和管理要求，可以座谈会、研讨会的方式促进交流，分享管理经验。

结语

综上所述，加强和改进新时期医院人事档案管理，关键要在深化认识、完善制度、优化流程、推进信息化以及强化安全管理等方面持续用力，多管齐下、标本兼治，构建一套科学规范、务实管用的规范化管理长效机制。展望未来，随着大数据与人工智能等技术在档案管理中的深入应用，智慧档案建设必将成为发展方向，为推动人事档案管理变革创新与实现高质量发展，拓展更为广阔的发展空间。

参考文献：

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[2] 张 颖 . 医院人事档案规范化管理的探索之旅 [J]. 现代班组 ,2024(02):51-53.

[3] 宋圆圆医院人事档案的信息化、规范化、标准化管理研究 [J]. 大众标准化 ,2023(07):166-167+170.