档案信息化管理对提升组织效率的作用研究

引言

在信息技术飞速发展，社会数字化进程不断加快的背景下，档案管理方式发生着深刻的变革。档案在单位中占据着举足轻重的地位，其中包括了人事档案、财务档案以及案件档案等不同种类的资料。在单位运作过程中，需要依托档案上的资料来进行相关引导与技术支持。近些年来，单位企业的结构逐渐得到调整和优化，其工作方法逐渐完善，并在实际的发展进程中收到显著效果。本文主要从档案信息化管理对组织效率的影响展开研究，首先从档案信息化管理的概念内涵及其发展历史入手，然后从档案信息化管理的关键技术入手，比如数字化、大数据、云计算等，最后研究档案信息化管理对组织效率的具体提升作用，从而为组织档案管理的优化提供理论依据，促进档案信息化管理的进一步应用。

1 档案信息化管理的理论基础

1.1 档案信息化管理的概念与内涵解析

档案信息化管理，就是用现代信息技术来管档案资源，也就是把纸质档案变成电子数据，然后存到系统里去，再进行各种处理，比如传输、利用等等。信息化管理最重要的是要把传统的纸质档案变成电子数据，还要用信息系统来管这些数据，不仅仅是技术上的改变，而且是管理思想上的改变，重视数据的标准化、系统化、智能化。档案信息化管理包含很多含义，首先档案要实现数字化转换，这样才能被计算机系统识别并处理，其次要有统一的管理标准，这样才能保证数据的规范性和一致性，最后还要重视数据的长期保存以及安全防护工作，从而保证档案完整并且能够使用。

1.2 档案信息化管理的发展进程

档案信息化管理发展经历了很多阶段，早期阶段主要是档案电子化存储，也就是用扫描技术把纸质档案变成数字格式，这个阶段信息化程度不高，系统功能比较单一，主要是做基本存储和查找。随着计算机的发展，档案管理也向着网络化与集成化的方向发展，随着数据库技术的出现让档案的管理和查询变得越来越容易，多个用户可以同时对档案进行访问操作。进入 21 世纪后大数据、云计算等新型科技的涌现，档案管理也向着智能化方向发展起来，档案由单一被动存储，变为一种智能的服务方式。当下，档案信息化管理朝着智能化，自动化方向发展，人工智能技术被应用之后，档案分类，检索，分析更为精确，管理效率得到很大提升，往后，随着技术持续更新，档案信息化管理会在组织运作里起愈加重要的作用。

2 档案信息化管理的核心技术

2.1 数字化与电子档案管理技术应用

数字化技术是档案信息化管理的基础，把纸质档案转化为电子数据是它的核心，扫描技术和 OCR 技术等是档案数字化的关键手段，扫描技术可以把纸质文档变成图像文件，OCR 技术能把图像里的文字变成可编辑的文本数据，方便后面处理和分析。电子档案管理技术着重于数据的储存，查找以及保护，数据库管理软件（DBMS）是电子档案管理的关键部分，它可以很好地组织和管理大量的档案数据，而且元数据技术的运用让档案信息变得更为结构化，方便分类和查找，电子档案管理软件常常具有版本控制的功能，可以保证档案的更新和历史记录可以被追踪。

2.2 大数据与云计算在档案管理中的应用研究

大数据技术给档案管理赋予了很强的数据处理能力，传统档案管理受制于数据量大小以及处理速度快慢，但大数据技术可以快速分析海量档案信息，找出隐藏的价值，像利用数据挖掘技术，组织就能从以前的档案里找到规律，从而辅助决策。而云计算技术则增强了档案管理的灵活性与可扩充性，云存储可以把档案数据分散存放，削减对本地硬件的依靠，而且改进了数据的可用性，云计算还能支持多终端访问，让档案管理更为方便，而且，云计算的弹性计算能力可以按照需求灵活改变资源，从而改良管理成本。

3 档案信息化管理对组织效率的提升效果

3.1 提升档案检索与利用效率

档案信息化管理大大提高了档案检索效率，以往档案检索都是靠人工去查找，费时费力，信息化管理通过关键词检索、全文搜索等，可以在短时间内找到所需的档案，智能检索技术的使用提高了检索的准确率，减少了人为误差。另外信息化管理使档案利用更便捷，电子档案可同时供多人使用，不再像传统档案借阅需排队等候，档案在线共享也利于部门间合作，组织整体运作效率得以提升。

3.2 降低档案管理成本

信息化管理能极大削减档案管理的经济成本，传统档案管理需很多物理存储空间，电子档案存储省去场地及人力守护费用，数字化档案削减纸张，打印等耗材，契合绿色办公趋向。信息化管理也减少了时间上的花费，自动化归档，归类，备份减少了很多的人工操作，提高管理效率。而且电子档案检索和传输都很快，减少获取信息的时间延迟，加快组织决策。

3.3 提升档案安全与共享效能

档案信息化管理增强了数据的安全性，传统的纸质档案容易遭受火灾、潮湿等物理方面的损害，电子档案借助加密、权限控制等技术手段来保障数据的安全性，而且采用备份和容灾技术能够降低数据丢失的风险。而且，信息化管理促使档案的共享能力提升，借助权限管理，组织能够灵活把控档案的访问范围，既保障信息安全又做到高效共享，跨部门，跨地区的档案协作变得可行，组织的整体协同效率得以提高。

结语​

档案信息化管理是提高组织效率的有效手段，本文从理论基础、关键技术、效率提升三个层面进行分析，研究显示信息化管理可以改善档案检索、削减成本、加强安全和共享能力，将来伴随人工智能、区块链等技术发展，档案信息化管理会进一步提升智能化水平，给组织给予更高效的资讯支援，组织要推动档案管理向信息化方向转变，以符合数字化时代的发展需求。

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