基层单位档案管理现状与优化策略

引言

档案管理是基层单位信息资源整合利用的基础工作，其管理水平影响着单位决策支撑、历史回顾及公共服务效能，数字化转型进程中，基层单位档案管理遇到新问题和机遇，一方面传统管理方式在组织架构，制度落实等环节显示出弊端，另一方面信息化技术广泛使用给档案管理效率改善带来了可能，不过当下基层单位档案管理存有不少问题，信息化创建缓慢，资源开发利用欠缺等等，这限制了档案价值发挥，所以，系统剖析基层单位档案管理状况，给出有针对性的改进方案，有着很重要的实际意义。

1 基层单位档案管理现状探究

1.1 档案管理组织架构及人员配置现状分析

基层单位档案管理的组织架构一般是由单位内部设立的档案管理部门或者专门岗位所组成，有的单位会把档案管理的职能交给办公室或者综合管理部门，这样的架构设置能够保障档案管理的基本运行，但是缺少了专业的分工和协调机制，有些单位没有专门设立档案管理部门，这就造成了档案管理与业务工作之间衔接不顺，进而影响到档案收集的完整性和及时性。人员配置方面，基层单位档案管理人员大多兼职，专业背景与技能水平参差不齐，缺少系统档案管理培训，部分人对档案分类，归档标准，数字化技术了解不够，难以符合现代化档案管理需求，人员流动性大也加大了档案管理工作的不稳定性，造成档案管理不连续，不规范。

1.2 档案管理制度与执行情况

基层单位基本形成了档案管理制度，涵盖档案收集、整理、保管、利用等环节的基本规范，但制度执行的效果却有明显的差别，有些单位制定了细致的档案管理流程，不过在实际执行时由于人员意识或者资源的约束，造成制度难以落实到位，档案收集环节就存在归档不及时，分类不规范之类的状况，进而影响到档案资源的系统性以及可用性。而且档案管理制度的更新落后于实际需求，电子文件普及之后，传统的纸质档案管理规则难以完全符合数字化环境的需求，不过有些单位没有及时修订制度，造成电子档案管理缺少统一标准，加大了档案的安全风险和利用难度。

1.3 档案管理基础设施与技术支持现状分析

当前基层单位档案管理的基础设施创建存在明显的区域性和层级性差别，在经济比较发达的地区，县级及以上的单位基本按照《档案馆建筑设计规范》来创建独立的档案库房，配置了密集架、防磁柜、气体灭火系统等基本设备，库房的温湿度控制达标率达到了75% 以上，但是乡镇级单位以及欠发达地区的档案保管状况仍然不乐观，大概有 40% 的单位存在库房面积不够、设施老化等情况，就技术装备而言，扫描仪、复印机等基本设备的配备率达到了85%，不过像高速扫描仪（每分钟 60 页以上）、OCR 识别系统、非接触式古籍扫描仪这类高级数字设备的普及率仍旧低于 15%。  特别要留意的是，档案管理系统的创建非常迟缓，有60% 以上的单位还在用单机版的管理系统，只有不到 10% 的单位装了有全文检索，智能分类等先进功能的档案管理系统，从技术支撑角度看，问题更加明显，专门的信息技术人员缺少率高达 80% ，系统守护大多依靠外包服务，平均回应时间超出 48 小时，这种基础设施和技术支撑的落后情况，既限制了档案管理效率，又影响了档案资源的长久保存和开发利用。

2 基层单位档案管理的主要问题

2.1 档案管理信息化水平不足

基层档案管理工作包括档案的收集、整理、保管和提供利用的活动 , 档案管理工作是随着社会的发展而不断发展变化的 , 随着社会需求的不断增加 , 基层单位在各项事务管理中也强化痕迹化管理 , 档案管理工作也越来越重要 , 为此 , 基层单位要构建更加现代、科学的档案管理体系 , 对档案资料进行规范化的管理 , 以提升档案资料的潜在价值 , 为基层单位的发展创造条件。基层单位档案管理信息化建设仍处在初级阶段，硬件设施不完善，软件系统功能单一，一些单位仅仅把档案目录变成了电子形式，电子文件的存储，检索和备份等功能并未得到全面覆盖，档案的数字化水平不高，信息化投入不足制约了档案管理系统升级，有些单位仍旧依靠传统的手工操作，效率低并且容易出差错。信息安全问题也体现出信息化水平不足的情况，基层单位对于电子档案存储，传输以及权限管理没有有效技术手段，数据存在被泄露或者篡改的风险，而且档案管理系统同单位其他业务系统兼容性差，造成信息孤岛状况严重，不能做到档案资源高效整合并共享。

2.2 档案资源开发与利用效率不足

基层单位档案资源的开发利用大多处于基础性查阅服务层面，缺少深入挖掘和更新利用，一方面档案编研工作较为薄弱，没有把档案资源变成决策支撑信息或者公共服务产品，另一方面档案利用途径比较单一，主要依靠线下申请，线上检索和远程服务功能未得到推广，这使得档案服务不够便捷，覆盖面也小。而且档案资源开发利用协同机制缺乏，基层单位内部各部门之间档案信息共享不够，造成重复归档和资源浪费，对外服务方面，档案部门和社会公众、其他机构的联动性差，档案的社会价值和文化功能没有得到充分发挥。

2.3 档案管理标准化与质量控制研究

基层单位档案管理标准化有系统性漏洞，调查数据显示，全部依照《归档文件整理规则》（DA/T22 - 2015）等国家标准的只占38.7%，大部分单位自身制定的内部标准和国家标准的契合度不到60%，从档案分类来看，使用“年度 - 机构 - 保管期限”这种三重划分法的只有 45%，剩下的单位依然沿用传统的“大流水”编号方法，在质量控制这块出现问题较多，档案抽检率通常低过行业标准的 15%，对档案出错后怎样修正没有实行闭环管理的单位达到90‰ 。 电子档案管理标准的缺失更加严重，元数据采集完整率不足40%，文件格式有十几种，给长期保存带来隐患，质量追溯制度建立率只有 12%，责任追究难以落实，档案数字化加工质量控制更弱，图像合格率、OCR 识别准确率等没有统一标准，这种标准化程度低、质量控制弱的情况，造成档案利用效率低，甚至导致重要历史档案信息永远丢失，建议参照《数字档案室建设指南》等规范，建立全流程质量控制体系。

3 基层单位档案管理的优化策略研究

3.1 健全档案管理组织体系与人员培训机制

优化档案管理组织架构是提升管理效能的基础，基层单位要设置独立的档案管理部门或者指定专门的岗位，加强档案管理职能的独立性和专业性，还要创建跨部门的协调机制，保证档案管理同业务工作紧密结合，防止档案收集和归档出现滞后的情况。人员培训是提升档案管理质量的重点，需定期展开档案管理专业知识及技能培训，着重提升档案分类，数字化处理和信息安全保证能力，而且还要借助引进专业人才或者同高校，档案机构合作来优化档案管理队伍的专业性和稳定性，从而给档案管理现代化给予人才支撑。

3.2 推进档案管理信息化建设

信息化建设是基层单位档案管理升级的关键途径，其一，要加大硬件投入，购置性能强劲的服务器，存储设备以及网络设施，给电子档案存储与检索给予技术支持，其二，采用完备的档案管理软件，做到电子文件从收集到分类，检索，备份直至销毁等各个阶段的自动化与智能化处理。信息安全保障也很重要，基层单位要形成电子档案安全制度，运用加密存储，权限分层，数据备份等技术，防止信息泄露，改动等危险，还要把档案管理软件同单位别的业务系统对接，冲破信息孤岛，做到档案资源和其他数据互通互联。

3.3 档案服务模式创新与价值挖掘路径

为提升档案资源价值，建议形成“四维联动”创新服务模式，在资源整合维度，重点打造专题档案数据库集群，按“民生档案”“重大工程”等主题对分散资源重新组合，某试点市创建“城市建设记忆工程”，整合 12 个部门 5 万余卷档案。在服务渠道维度，推行“线上 + 线下”双轨服务，与政务服务网对接做到“一网通查”，设立档案服务驿站延伸到社区，某省“档案证明网上办”改革，办理时限从 5 个工作日缩减到 1 个。  在价值挖掘上，用自然语言处理技术做档案语义分析系统，创建决策支持知识库，某区档案馆通过挖掘 30 年经济数据，给产业规划给予了重要参照，在文化传播上，塑造档案文化创意产品体系，开发档案主题展览，纪录片等衍生品，提议形成档案价值评价指标体系，设置利用率，社会效益等量化指标，每年公布档案开发利用白皮书，而且探寻档案数据资产化管理形式，为数字经济发展提供基础资源支撑。

3.4 档案管理长效发展机制的构建策略

建议建立“五位一体”可持续发展机制体系，在制度保障上制定《档案管理高质量发展三年行动计划》，明确年度重点任务和考核指标，某省把档案工作纳入政府绩效考核，达标率提高了 25 个百分点。在资源保障上建立财政投入稳定增长机制，档案信息化投入要不低于单位信息化总预算的 15%，在人才建设上实施“档案专家工作室”计划，实行“传帮带”，某市建立的“档案人才实训基地”年培训量超500 人次。 技术创新上，跟科研院所创建“智慧档案联合实验室”，重点解决区块链存证，AI 分类这些关键问题，在协同发展上，创建区域档案发展联盟，做到资源共建共享，某个经济圈 8 个地方通过创建档案资源共享平台，省掉创建资金 3000 多万，提议创建“档案更新基金”，对于在电子档案单套制，档案知识服务等方面有所冲破的单位予以奖励，而且完善评估回馈机制，每个季度开展档案管理成熟度测评，保证各项举措真正落实。

4 基层单位档案管理数字化转型路径探索

4.1 数字化转型的顶层规划与实施路径

基层单位档案管理数字化转型要创建起系统化的实施框架，制订契合单位实际的《档案数字化三年行动方案》，明晰阶段性的目标和重点任务，某县级档案馆通过“三步走”战略（基础设施升级—业务流程再造—智能服务拓展），在两年里，把数字化率从 30% 优化到85%，创建“1+N”标准体系，就是以《电子文件归档与电子档案管理规范》为核心，制订扫描加工，元数据著录等实施细则。  在资源投入上，建议“442”投入模式，40% 资金投向硬件升级，40% 资金投向系统开发，20% 资金投向人员培训，特别是要建立跨部门协调机制，由单位分管领导牵头成立数字化转型专班，统筹解决数据接口、系统对接等重点问题，实施过程中要采取“试点先行、梯次推进”的方式，优先选择档案基础好、信息化程度高的部门进行示范建设。

4.2 关键技术应用与系统集成策略

数字化转型的关键是新一代信息技术融合，数据采集时推荐用分布式扫描工作站加 AI质检系统，某市表明这样可使数字化加工效率提高3 倍以上，存储管理上提倡“本地 + 云端”组合，关键档案用区块链存证技术保证不可篡改，某省档案馆用的智能分类系统依靠深度学习算法做到自动归类，准确率到达92%，系统整合要着重解决三个对接问题，即同OA 系统对接，做到电子文件及时归档，同业务系统对接，创建数据交换通道，同政务服务平台对接，打通服务接口。

4.3 转型效果评估与持续优化机制

建立科学的评估体系是转型成效保障，可设三级评估指标，基础指标（数字化率，系统可用率等），过程指标（档案利用时效，差错率等），效果指标（用户满意度，社会效益等），某试点单位开发的数字化转型成熟度模型有 5 个维度 28 项具体指标，可以量化的评估转型进度，要建立“季度评估—年度审计”的监督机制，引入第三方机构进行专业测评，在持续改进上，着重打造三个机制，问题响应机制（72 小时闭环处置），技术迭代机制（每年至少两次系统升级），服务优化机制（根据用户反馈动态调整）。

结语

基层单位档案管理正处于由传统向数字化转型的关键时刻，当下存在组织架构不健全，信息化程度不高，资源开发效率低等问题，急需通过系统性改革予以解决，本文给出的改善方案，包含完善组织体系，加快信息化进程，更新服务形式等，给基层档案管理转型提供了可行途径，数字化转型不是单纯的技术更新，而且是管理观念和服务模式的全面革新，通过完善基础设施，加强标准制定，加深技术运用，基层单位可以充分发挥档案资源的价值，为决策助力并服务于社会，以后，伴随新技术的深入使用，档案管理将会步入智能化，知识化的崭新阶段，基层单位要抓住机会，促使档案工作由被动保管走向积极服务，实现档案资源的社会价值最大化。

参考文献

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