浅谈医院员工入职离职档案的归档流程优化

引言

在医院的日常运营与管理中，员工的入职与离职是常态化的人事变动，由此产生的档案是医院人力资源档案体系的重要组成部分，不仅关乎员工个人的职业历程记录，更对医院的人事决策、合规管理等具有重要意义。随着医疗行业的快速发展与人事制度改革的不断深入，传统的医院员工入职离职档案归档流程逐渐暴露出适应性不足的问题。本文基于长期的档案归档工作经验，从流程优化的角度出发，对医院员工入职离职档案的归档流程进行探讨，以期为推动医院档案管理的规范化、高效化发展贡献思路。

一、医院员工入职离职档案归档的重要性

医院作为特殊的社会组织，其员工队伍的稳定性与专业性直接影响医疗服务质量。员工入职离职档案作为人事管理的原始记录，在医院运营中具有不可替代的价值。

（一）保障人事管理的规范性

入职离职档案详细记录了员工与医院建立和解除劳动关系的全过程，包括招聘考核材料、劳动合同、离职证明等关键文件。这些文件是人事管理合规性的重要依据，能够确保医院在招聘环节避免歧视性条款、在试用期管理中符合法律规定、在离职手续办理时履行告知义务等，使医院的人事操作始终处于法律法规框架内，降低劳动用工风险。

（二）支撑医院决策与发展

档案中蕴含的员工基本信息，如教育背景、专业资质、工作经历等，为医院的人才梯队建设提供了基础数据。通过对入职档案的分析，医院可清晰掌握各科室人员结构、技能匹配度等情况，进而制定精准的招聘计划和培训方案。而离职档案中关于离职原因、职业发展方向等信息的汇总，能帮助医院发现管理中存在的问题，如科室氛围、晋升机制等方面的不足，为改进管理策略、提升员工留存率提供决策支持，助力医院实现可持续发展。

（三）维护员工与医院的合法权益

在劳动纠纷处理中，档案作为具有法律效力的原始记录，是认定事实的关键凭证。例如，当涉及薪资争议时，档案中的薪酬协议、考勤记录可明确双方权利义务；当发生工伤认定纠纷时，入职档案中的健康证明、岗位说明等能辅助界定责任。同时，对于员工而言，完整的入职离职档案也是其职业发展的重要依据，在办理社保转移、职称评定等事项时不可或缺，有效维护了员工和医院双方的合法权益。

二、当前医院员工入职离职档案归档流程的现状与问题

尽管医院员工入职离职档案归档意义重大，但在实际操作中，受传统管理模式和多方因素影响，流程运行仍存在诸多问题，制约了档案管理效能的发挥。

（一）流程环节繁琐冗余

部分医院在员工入职档案归档时，要求提交的材料涵盖个人简历、学历证书、资格证书、无犯罪记录证明、体检报告等十余项，且每项材料需经过用人科室初审、人力资源部复核、档案管理部门终审等多个环节。离职档案归档同样复杂，员工需填写离职申请表、完成工作交接清单、经科室主任、分管院长等多层审批后，相关材料才能移交档案部门。过多的审批环节和资料要求，不仅延长了档案归档周期，导致部分员工入职数月后档案仍未完成归档，还增加了员工反复补正材料的负担和档案管理人员的审核压力，降低了整体工作效率。

（二）部门间衔接不畅

入职离职档案的形成涉及人力资源部门、用人科室、档案管理部门等多个主体，各部门职责不同但工作关联紧密。然而，由于缺乏统一的协作机制，部门间信息传递常出现滞后现象。例如，用人科室录用员工后，未能及时将录用信息同步至人力资源部，导致人力资源部无法提前准备档案接收事宜；档案管理部门在接收档案时发现材料缺失，需逐一联系用人科室和员工核实，而科室因工作繁忙未能及时回应，使得档案长期处于待完善状态。此外，责任划分不清的问题也较为突出，当档案出现遗漏或错误时，各部门往往相互推诿，难以明确追责，严重影响了档案归档的及时性与完整性。

（三）档案信息整合度低

传统归档流程中，档案以纸质形式为主，不同环节产生的信息分散存储。人力资源部存放员工的劳动合同、薪酬信息等，用人科室保留员工的工作考核记录，档案管理部门则收纳个人基本材料，形成“信息孤岛”。当需要查阅员工完整档案时，需往返多个部门调取资料，耗时费力。同时，纸质档案易受环境影响出现霉变、破损，且复制、传递不便，不利于档案的长期保管和高效利用。虽然部分医院引入了电子档案系统，但多局限于档案目录的电子化，核心材料仍依赖纸质版本，信息整合效果不佳。

（四）流程缺乏灵活性与适应性

医院人员结构呈现多元化特点，包括正式员工、合同制员工、劳务派遣员工、返聘专家等，不同类型员工的入职离职流程存在差异。然而，现有归档流程多采用统一标准，未考虑各类员工的特殊性。例如，返聘专家已具备丰富的工作经历和资质，却仍需提交与新入职员工相同的全套材料；劳务派遣员工的档案管理涉及医院与派遣公司双方，现有流程未明确双方在档案交接中的职责，导致档案归档责任模糊。面对这些特殊情况，流程无法进行针对性调整，使得部分档案归档不规范，影响了档案的系统性和准确性。

三、医院员工入职离职档案归档流程优化的基本原则

流程优化是一项系统性工作，需遵循科学原则，确保优化后的流程既能解决现有问题，又能适应医院长远发展需求。

（一）效率性原则

效率是流程优化的核心目标，旨在通过简化操作步骤、减少不必要的环节，提高档案归档速度。在优化过程中，需对现有流程进行全面梳理，剔除重复的审批和审核环节，合并性质相似的操作步骤。例如，将用人科室和人力资源部的材料审核环节合并为一次联合审核，缩短审核时间。同时，明确每个环节的操作标准和完成时限，如规定档案管理部门在接收材料后 3 个工作日内完成归档，避免流程拖延，以最低的管理成本实现档案的快速归档。

（二）完整性原则

档案的完整性是其发挥价值的基础，流程优化不能以牺牲档案完整性为代价。在简化流程的同时，需确保所有关键信息和必要手续不被遗漏，明确各类员工入职离职档案的必备材料清单和归档要求。例如，入职档案中必须包含劳动合同、学历证书、资格证书等核心材料，离职档案需涵盖离职申请表、工作交接清单等关键文件。通过制定详细的材料规范和审核标准，保证档案内容完整、真实、有效，满足档案管理的基本要求和后续利用需求。

（三）协同性原则

部门协作是流程顺畅运行的关键，优化需强化各相关部门的沟通与配合。应建立跨部门的协作机制，明确各部门在档案归档中的职责和工作接口，如人力资源部负责材料收集与初步审核，用人科室协助提供员工工作表现材料，档案管理部门承担最终归档与保管职责。通过定期召开协调会议、建立信息共享平台等方式，确保部门间信息传递及时、准确，形成工作合力，避免因沟通不畅导致的流程阻塞。

（四）适应性原则

医院人事管理环境处于不断变化中，员工结构、政策法规等因素的调整要求归档流程具备较强的灵活性。流程优化需充分考虑不同类型员工的特点和人事变动的复杂性，设计差异化的处理方案。针对正式员工、合同制员工、返聘专家等不同群体，制定相应的归档流程和材料要求；面对新的劳动法规出台或医院人事制度改革，能及时调整流程中的相关环节，确保流程始终与实际需求相适应，具备可持续的操作性。

基于上述原则，结合医院档案管理实际，从流程简化、部门协作、技术应用等方面提出具体优化策略，以解决当前流程中存在的问题。

四、医院员工入职离职档案归档流程的优化策略

（一）简化归档流程环节

对现有入职离职档案归档流程进行全面梳理，绘制详细的流程图，标注每个环节的操作内容、参与人员和耗时情况，以此为基础识别冗余环节。对于入职档案，可将材料清单简化为核心材料与可选材料两类，核心材料包括身份证、学历证书、资格证书、劳动合同，可选材料根据岗位需求确定，如特殊岗位需提供无犯罪记录证明；审批环节缩减为用人科室初审和档案管理部门终审，人力资源部仅负责政策指导。离职档案归档则取消分管院长审批环节，由科室主任审批后直接移交档案部门，同时明确工作交接清单的核心要素，避免清单内容过于繁琐。通过制定标准化的操作手册，明确各环节的材料要求、审核标准和完成时限，引导各部门按规范操作，形成简洁、高效的归档路径，减少不必要的人力和时间消耗。

（二）建立部门协同机制

设立档案管理协调岗位，由熟悉人事管理和档案业务的人员担任，负责统筹协调入职离职档案归档工作。协调岗位人员需定期与人力资源部、用人科室沟通，掌握员工入职离职动态，提前做好档案接收准备。同时，制定《部门协作管理办法》，明确各部门在档案归档中的具体职责：用人科室负责收集员工入职推荐材料和离职工作交接材料，并在 3 个工作日内移交人力资源部；人力资源部对材料进行整理汇总，补充劳动合同等人事文件后，于 5 个工作日内移交档案管理部门；档案管理部门接收后，在 2 个工作日内完成审核与归档，对材料缺失情况及时反馈至协调岗位，由协调岗位督促相关部门补充。此外，建立月度协作会议制度，各部门通报档案归档情况，共同解决流程中出现的问题，形成高效协作的工作格局。

（三）推进档案信息化建设

构建覆盖医院各部门的员工档案管理信息系统，实现入职离职档案的全流程电子化管理。系统设置员工信息录入、材料上传、流程审批、档案存储、查询利用等功能模块，员工入职时，由人力资源部在系统中录入基本信息，用人科室和员工通过系统上传相关电子材料；离职时，员工在线填写离职申请，各审批环节在系统中完成签字确认，相关材料自动汇总至档案模块。建立统一的档案数据库，整合人力资源部、用人科室、档案管理部门的信息，实现数据实时共享，用户通过权限验证即可在线查阅所需档案信息。同时，系统具备档案备份、版本管理、安全加密等功能，保障电子档案的真实性、完整性和安全性。对于历史纸质档案，逐步开展数字化扫描工作，纳入系统管理，减少纸质档案的保管压力，提升档案管理的现代化水平。

（四）制定差异化归档流程

根据员工类型和岗位特点，分类设计归档流程和材料要求。对于正式员工，执行标准归档流程，需提交完整的个人材料和人事文件；合同制员工可简化材料要求，重点收集劳动合同、资格证书等核心文件，归档流程与正式员工保持一致，但审核周期缩短；返聘专家只需提供返聘协议、最新资格证明和工作经历简述，无需重复提交以往的学历、职称等材料，审批环节仅需用人科室和档案管理部门确认。针对特殊岗位员工，如涉及医疗核心技术的岗位，在离职档案中增加技术保密协议履行情况说明；对于劳务派遣员工，明确医院与派遣公司的档案交接责任，医院负责收集员工在院工作期间的考核、奖惩等材料，与派遣公司提供的基础档案合并归档。通过制定差异化流程，确保各类员工档案归档既符合规范又贴合实际，提高流程的适应性。

（五）加强流程监控与反馈

建立流程运行监控机制，通过档案管理信息系统实时跟踪档案归档进度，设置预警功能，当档案归档超过规定时限时自动提醒相关部门。每月对归档完成率、材料完整率等指标进行统计分析，形成监控报告提交医院管理层，及时发现流程中的瓶颈问题。同时，畅通反馈渠道，通过问卷调查、座谈会等方式，收集员工和档案管理人员对流程的意见建议，了解流程运行中的痛点和改进需求。针对监控和反馈中发现的问题，如某部门频繁出现材料延迟提交情况，组织相关部门分析原因，调整协作机制；若员工反映某类材料获取困难，研究简化或替代方案。定期对流程进行评估与优化，每季度召开流程改进会议，根据实际运行情况和反馈意见，对流程环节、材料要求等进行调整，形成持续改进的良性循环，确保流程始终保持高效、规范的运行状态。

五、结语

医院员工入职离职档案的归档流程优化是提升医院档案管理水平和人力资源管理效率的重要举措。当前流程中存在的环节繁琐、部门衔接不畅、信息整合不足等问题，制约了档案价值的发挥，通过实施针对性的优化策略，能够有效解决这些痛点难点。以效率性、完整性、协同性和适应性为原则，简化归档流程环节可提高工作效率，建立部门协同机制能保障流程顺畅，推进档案信息化建设有助于实现信息共享，制定差异化流程可增强管理适应性，加强流程监控与反馈则能确保流程持续改进。

优化后的归档流程，将使医院员工入职离职档案管理更加规范、高效，为医院人事决策提供更精准的支持，为维护员工与医院合法权益奠定更坚实的基础。未来，随着医疗行业的不断发展和管理理念的持续更新，医院还需结合新的政策要求和技术发展，进一步探索档案管理模式创新，如引入人工智能技术辅助档案审核、构建更完善的电子档案长期保管体系等，不断完善归档流程，使其更好地适应医院发展的需求，为医院的稳定运营和长远发展提供坚实的档案保障。

参考文献：

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作者简介：易梅（1987.06）女，汉族，湖南涟源，本科，馆员，从事医院人事档案工作