事业单位档案管理中电子档案的应用研究

前言：

档案管理是一个重要的组成部分，它的工作效率直接关系到整个组织的信息化进程和管理效率。随着现代信息技术的不断发展，传统的纸质文件管理模式已经很难适应日益增长的信息存储和处理要求，因此，数字化和电子化的档案管理已经成为一个不可避免的趋势。

1. 事业单位档案管理工作实施难点

1.1 档案标准不足

目前，高校档案管理工作存在着一个突出的“瓶颈”，即“档案管理规范化”。标准化是建立档案管理系统的一个关键基础，它涉及档案的分类、编码、存储和检索等各个方面，而且关系到整个档案的生命周期。但目前部分机构还没有建立起一个统一的档案管理规范，造成了一些制度上的漏洞，工作过程中缺少条理。在实际工作中，很多机构都是按照自己的业务需要，结合自己的工作特点，进行各自独立的分类。这种权力下放的做法，不仅降低了文件在各部门之间的流通效率，而且也给档案管理者带来了更大的困难，导致了在文件检索和检索中存在着重复劳动的现象。目前，由于缺少规范的指引，档案管理者在实践中往往会遇到分类不清和命名不规范的情况，从而影响了档案工作的总体效率[1]。

1.2 电子档案系统建设滞后

电子文档管理是提高档案管理效率和保证信息安全性的重要技术支持，但在许多事业单位中，其建设滞后的问题尤其突出。虽然大部分组织已经认识到了电子文档的战略价值，但是在系统构建过程中，其与现实工作需要之间存在着明显的结构不平衡。现有的电子档案管理系统的功能模块比较单一，很难适应多样化的档案管理需要，虽然目前各个单位都已经配备了基本的存储和查询功能，但是对于复杂的文档数据的处理仍然有很大的局限性，主要表现在：不同的文档之间的存储兼容程度不高，因此工作效果不佳[2]。

2. 事业单位档案管理中电子档案的应用要点

2.1 档案数字化管理

在高校档案管理系统中，档案的数字化和标准化起着至关重要的作用。随着信息技术的发展，传统的纸质文件管理方式已经不能适应信息的存储、检索和共享的需要。数字化改造不但极大地提高了文件管理的效率，而且也为文件的安全、可维护和可持续发展提供了重要的保证。但是，要保证档案内容的统一性、可追溯性和高效率使用，必须依靠标准化建设来保证。在数字化过程中，文件转换是进行电子文件管理工作的一个重要依据。传统的纸质文件由于占地面积大，查阅不便，容易受到外界环境的干扰，已经很难满足现代管理的需要。如何实现纸质文件向电子文件的转换，是当前高校图书馆工作中的一项重要工作。在数字化的过程中，利用诸如扫描仪、光学字符识别（OCR）等手段，将文件转化成易于保存的电子文件格式。应当指出，数字化并不是单纯地对档案内容进行拷贝，它必须对原始档案的信息、格式和结构进行完整地保存，才能保证电子档案的全部重要信息都能真实地体现出来。档案的准确性、明晰性以及随后的可利用性，都需要高品质的扫描与资料转换。在档案数字化进程中，标准化起到了关键作用。文件的规范化涉及文件的分类、编码、命名和归档。在数字化工作中，档案编目的规范化是第一步。根据文件的种类、功能和存储要求，对其进行标准化的分类，使其系统分层的能力得到明显提高。规范化的编目系统，可以使归档的组织结构得到最大限度优化，降低了由于编目不合理而造成的检索难度和重复性工作。随着馆藏文献的不断增多，编目的规范化将对归档、检索和跨部门信息的共享起到很大的推动作用。

2.2 建设档案管理系统

在档案数字化管理过程中，建设一个功能完善的电子档案管理系统是确保档案管理顺畅、有效的核心环节。该系统不仅需要具备传统纸质档案管理的基本功能，如存储、检索、归档和查询，还需满足更高要求的现代化管理需求，如多种档案格式的支持、流转审批、版本控制和档案生命周期管理等功能。通过建设高效、稳定且安全的档案管理系统，可以显著提升事业单位档案管理工作的整体效率，确保档案的规范化管理，并满足国家和行业对电子档案管理的

相关政策要求。

系统必须能够支持多种档案格式的存储，包括常见的 PDF、TIFF、JPEG等文件格式，甚至包括音频、视频等非结构化数据格式。随着档案种类和文件数量的增加，档案存储功能必须具备良好的扩展性和高容量支持。此外，系统的检索功能需要提供快速且精准的查询服务。通过关键词搜索、条件过滤、全文搜索等功能，能够确保用户在海量档案中迅速找到所需内容。系统还应具备智能化检索功能，支持自然语言处理技术，以提高档案查询的便捷性和准确性。档案管理不仅仅涉及档案的存储与查询，还包括档案的流转和审批。在实际工作中，档案的流转过程通常涉及多个部门和人员，尤其是在涉及文件审批、保密检查等方面时，需要明确的审批流程和权限控制。电子档案管理系统应当实现自动化审批流程，减少人工干预，提高工作效率。

2.3 优化现有信息安全权限管理

在数字化与电子化深度融合的时代背景下，档案作为事业单位核心管理资源，其信息安全保障已成为亟待解决的关键议题。电子档案系统的信息安全不仅关乎档案信息的保密性、完整性与可用性，更对单位运营效率及合规性构成直接影响。鉴于此，优化既有信息安全与权限管理体系，特别是通过部署基于角色的访问控制（RBAC）、加密技术及安全认证机制，已成为提升电子档案管理系统安全防护能力的核心路径。权限控制机制构成电子档案安全防护的基础屏障。电子档案管理系统应依据岗位职能差异，构建精细化权限控制策略，确保档案数据的访问、修改及删除等操作严格限定于授权主体。基于角色的访问控制（RBAC）作为当前主流的权限管理框架，其核心逻辑在于依据用户角色动态分配操作权限。通过 RBAC 模型，系统管理员可实现权限与角色的绑定，再将角色赋予用户，从而确保特定档案的访问、编辑及删除权限仅向具备相应角色资质的用户开放。RBAC 的实施流程需以用户角色体系构建为起点，通常可划分为普通用户、档案管理员、系统管理员等层级角色。各角色对应差异化权限体系：普通用户一般仅享有授权范围内档案的查阅权限；档案管理员则具备档案分类、元数据编辑及归档管理等操作权限；系统管理员作为顶层权限主体，负责系统配置参数调整及用户权限分配管理。这种基于职责的角色划分机制，在保障管理灵活性的同时，能够有效降低权限过度分配或滥用导致的安全风险敞口。

结语：

综上所述，信息安全问题仍将是未来档案管理工作中的重中之重，如何通过技术手段提升电子档案的安全性，保障档案的合法性和完整性，依然是今后研究的重点。目前看来，事业单位档案管理的未来发展前景广阔，通过加强制度建设、技术创新和人员培训，必将在信息化建设中发挥越来越重要的作用。

参考文献：

[1] 仪强 . 电子档案在事业单位档案管理中的应用探析 [J]. 兰台内外 ,2025,(20):39-41.

[2] 张雪飞 . 人工智能在事业单位档案管理中的应用研究 [J]. 时代报告 ,2025,(05):120-122.

作者简介：刘爱兰，女，1983 年5 月，湖南省涟源市，汉，大专，助理馆员，研究方向：档案管理。