卫生系统档案管理存在的问题和优化措施分析

国家卫生健康体系建设持续向纵深化推进的背景下，高质量且可追溯的档案信息资源在支撑精准施策、保障医疗质量和管控运营风险等领域的价值日益凸显，已然成为维系公共卫生体系稳定运转不可或缺的基础要素。宏观层面健康中国战略目标的稳步落实与医疗卫生体制的深化配套改革，对档案管理工作在多主体协作联动、全周期信息追溯以及资源集约配置等维度提出了更复杂、更系统化的运行要求。为了有效弥合政策目标与现实能力之间的落差，亟需从体系设计层面开展对档案管理模式的内在逻辑、运行阻滞成因与优化切入路径的深度解析，以期构建更具韧性与效率的价值实现机制。

一、卫生系统档案管理存在的问题

（一）归档标准体系尚未协调统一

卫生系统内部档案管理工作长期面临着规范执行层面的结构性问题，不同层级医疗机构与卫生行政部门之间档案分类规则、保管期限划定及著录格式存在显著差异，使得跨机构信息互通存在先天障碍，尤其在基层卫生服务中心与区域疾控中心等业务关联紧密的主体间，时常因基础数据架构不兼容导致档案资源共享效率降低。同时国家层面部分指导性文件缺乏针对地方实践场景的细化补充条款，在应对病案与公共卫生监测等专业性材料归档流程时，基层操作单元往往被迫采用临时性处置方案[1]。

（二）人工操作流程耗时冗长影响响应时效

现阶段档案全周期管理仍高度依赖手工登记、物理搬运和人工核验等传统作业方式，从材料签收、初步整理到最终入库存放环节平均需耗费三至五个工作日，相较于临床诊疗和公共卫生响应等时效性要求较高的业务需求存在明显断层。尤其在突发公共卫生事件应对过程中，现场流调记录、实验室检测报告等关键资料的归档延迟，将直接制约上级部门对疫情走势的研判精度，归档环节的多重手工登记制度虽然理论上强化了过程监管，却在客观上延长了材料流通周期，导致紧急状态下无法为决策系统提供即时性信息支持。

（三）碎片化系统架构阻碍信息资源整合

多数卫生机构内部同时运行病历管理、器械档案、人事资料等多套独立封闭的业务子系统，各平台间的元数据结构互斥且缺乏标准化接口配置，致使患者全周期健康档案离散存储在不同数据库中。当需要调取跨维度信息辅助复杂病例诊断或卫生政策制定时，相关工作人员不得不通过逐系统登录检索的人工方式进行二次汇集，这种物理隔离的数据存储状态显著降低了多源信息交叉分析的可行性，不仅造成数据资产的实质性浪费，更使得慢性病追踪、院感防控等需要多维度档案联动的管理行为难以实现深度协同。

（四）基础设施滞后削弱技术赋能潜力

尽管数字化转型已成为卫生体系重要发展方向，地市级以下卫生机构普遍存在电子档案管理系统覆盖不全或版本陈旧的现实困境，部分基层单位仍采用单机版档案目录管理软件或简易 Excel 模板进行电子化著录，系统运行效率低且无法支持远程协作与云端灾备等基础功能。移动终端与高速扫描设备的缺口迫使村卫生室等终端服务单元持续依赖纸质原始材料逐级上报，这种双轨并行的管理机制既加重了工作人员的重复性劳动强度，又因人工转录错误导致电子档案与实体档案之间存在信息误差风险，使得档案全要素数字化始终处于局部低效运转状态。

二、卫生系统档案管理的优化措施

（一）构建统一动态更新的标准框架

由省级卫生主管部门牵头制定覆盖档案全生命周期的标准化执行指南，明确医疗文书、检测报告及管理文件等核心材料的分类细则、著录字段强制规范以及最低保管期限要求，同时建立标准实施反馈的年度修订机制，允许地市级单位根据区域疾控特色或家庭医生签约服务等新型业务形态申报补充条款，在统一框架下保留合理弹性空间；推动三甲医院与社区卫生服务中心同步启用基于 ICD 编码体系升级的电子病案首页模板，确保不同层级机构形成的档案在数据结构层面具备可交互性，为后续跨机构信息整合创造基础条件，重点解决归档规则区域化差异导致的协同障碍问题。

（二）部署智能化处理流程缩短归档周期

在县级以上医疗机构规模性引入高速文档扫描设备与光学字符识别系统，实现纸质材料签收后两小时内自动完成数字化转换与元数据标记，同步开发具备自动校验功能的归档业务中台，通过预设规则引擎识别材料完整性缺陷或格式错误，将传统需要人工介入的核验环节压缩至三十分钟以内；为基层村卫生室配置便携式高拍仪与移动端简易录入工具，使现场产生的健康档案可通过移动网络实时上传至区域卫生平台，消除物理搬运与二次转录的时间损耗，构建从材料生成到入库调用不超过四十八小时的快速响应通道，显著改善公共卫生事件中档案服务的响应能力 [2]。

（三）建立全域数据互联的中枢管理平台

在区域卫生信息平台基础上增设档案数据交换中枢模块，强制要求院内HIS 系统、实验室管理平台及人事档案库开放标准化 API 接口，利用医疗实体唯一标识技术实现患者诊疗记录、设备运行日志及医务人员执业档案的跨系统自动关联；开发智能化检索调度引擎，当临床科室申请调阅某糖尿病患者的五年监测数据时，系统自动整合分散在检验科、药房及社区随访系统中的相关文件生成结构化档案包，消除多系统切换造成的人工检索成本，通过技术手段打破业务子系统间的数据壁垒，真正激活碎片化存储信息的协同价值。

（四）实施基层设备更新与技术托管服务

由财政专项资金支持县乡两级机构分批采购高性能文档扫描仪与双硬盘备份工作站等基础设备，同时为村级服务点统一配发预装简化版档案管理应用的防震加固平板终端；委托省级三甲医院信息中心组建技术支援团队，采用远程诊断与季度巡检相结合的方式为基层单位提供系统维护服务，重点解决电子签名认证配置异常或数据库索引失效等常见运行故障；将常见档案管理系统操作流程制作成三维交互式教学模块并嵌入业务平台登录界面，使新入职人员可在实操场景中掌握规范操作要求，形成覆盖硬件保障、技术响应与能力培养的立体支撑体系。

总结

综上所述，当前卫生系统档案管理领域暴露的标准不协、流程低效、系统割裂及硬件滞后等核心问题，反映了传统管理模式与现代化卫生服务体系发展需求之间的深层断裂。健康中国战略的纵深推进要求档案管理持续突破传统思维边界的束缚，通过动态演进的管理创新不断弥合现实运行与理想架构之间的鸿沟，使档案资源真正成为驱动卫生服务体系高质量发展的核心引擎。

参考文献：

[1] 刘晓红 . 卫生系统档案信息化管理和建设之管见 [J]. 中国管理信息化 ,2018,21(06):180-181.

[2] 王丽霞 . 谈卫生系统档案管理的通病及整改措施 [J]. 人人健康 ,2018,(04):268+280.