数智时代企业档案管理发展策略探讨

引言

在数智时代背景下，数据资产已经成为企业之间竞争的关键要素。企业档案是企业信息资源管理的重要内容，其工作的现代化程度直接影响到企业的运营效率以及战略决策水平。但是面对大量的数据以及实时性检索的需求，传统的档案管理模式已经凸显出明显的局限性。基于此构建智能化的档案管理体系，推进档案信息化建设，实现档案管理模式的转变，已经现代企业提升自身竞争力的重要途径。

1 企业档案管理发展面临的挑战

1.1 档案管理观念滞后

当前，企业档案管理队伍中成员之间的能力存在明显的差异。一些档案管理人员虽然工作时间较久，资历较深，但其管理观念十分老旧，工作重点还是以实物档案保管、维护、借阅登记等基础性事务为主，这种被动服务模式无法适应现代企业对档案信息深度挖掘和高效运用的需要。随着企业的不断发展和一些新兴技术的出现，传统档案管理模式的局限性愈发凸显。传统管理模式下，档案检索大多依赖人工去操作，在查找档案时主要依靠的是档案柜标签以及案卷盒标识，其效率很大程度由管理人员对归档体系的熟悉程度所决定，这种以人工经验占据主导的管理模式，不能适应现代企业的发展需求。随着档案规模的增大和调用需求的增长，管理也出现了越来越多的问题，比如归档错位情况、检索失效现象、版本混淆等，这些问题的存在不仅会造成资源的浪费，同时还会影响档案价值的挖掘和运用。

1.2 档案管理制度不完善

管理制度不够完善是企业的管理的一大问题，主要体现在以下几个方面：首先，传统管理制度缺乏细化的操作规章，造成不同岗位人员对制度理解及应用的差异显著，人员交接时标准不统一的问题会引发管理的断层以及检索的错误，极大地干扰了业务的持续开展。其次，现有的管理制度主要是针对实体档案做的设计，难以跟得上电子文件快速增长的新态势，在纸质档案跟电子档案一同存在的过渡期，因制度空白，管理效能大幅降低。

1.3 信息化技术难融入企业档案特色

在数字化转型浪潮下，档案信息化建设成为企业现代化管理的必要支撑。当前，电子档案管理系统、大数据分析技术和云平台等技术的出现和应用，使得企业档案管理逐渐向数智化的方向转型。但值得留意的是，这些通用型技术解决方案虽然符合国家行业标准，保障了系统的安全与规范，却很难完全契合不同企业的个性化业务需求。以档案管理系统为例，尽管市面上的产品都合乎相关法规要求，在技术架构方面也各有优点，但其标准化的功能模块往往不能充分契合特定企业的专业化管理需要。

2 数智时代档案管理发展策略

2.1 更新档案管理理念

2.1.1 树立大数据思维

在数智时代下，企业档案管理逐渐摒弃传统模式，渐渐以数据治理为核心。随着电子数据大量增多，档案管理人员的职责已从实体档案保管过渡到电子数据的处理及保管。因此，档案管理人员需要树立大数据思维，以数据资源利用为导向，创建“收、管、存、用”为一体的管理体系，实现档案资源从被动看管向主动服务的转变，在保障数据处于安全状态的基础上，全面释放档案数据的商业价值跟知识价值。树立大数据思维，关键在于档案管理实施者，档案管理者需在日常工作里面转变管理及意识，不要拘泥于旧有的理念，同时档案管理者要回分析社会形势以及时代发展的特点，具备处理海量数据的意识，更要主动运用云计算、人工智能等智能技术途径，以此实现管理效率的提升。

2.1.2 强化服务导向, 注重档案价值挖掘

在数智时代下，企业档案管理需要把服务需求当作导向，全面深入挖掘档案价值，从而更好地契合企业多元化业务场景的应用需求。首先，档案管理人员应充分认识到，企业档案不只是记录发展过程的关键载体，更是企业知识资产的核心构成与战略资源。基于此，档案管理思维需从传统的实体保管过渡到档案信息领域，增强与业务部门的协同配合，深入理解业务数据跟归档信息的逻辑关系，并在档案收集、整理这类前端环节引入数据管理思维，实现对档案信息全生命周期的优化管理。其次，档案管理人员需要实现服务理念的转型升级，从旧有的“被动响应方式”转变为“主动赋能模式”。为此，档案工作者不仅要强化责任意识以及服务理念，还要准确掌握生产经营各环节的数据需求，推动档案管理跟企业经营战略深度结合，以此充分发挥档案数据的潜在价值。

2.2 优化档案管理制度

2.2.1 制定适应数智时代的企业档案管理制度

首先，在数智时代背景下，企业档案管理制度的构建不仅需要依照国家档案法规和行业标准规范，还要能够展现企业的独特风采，把组织文化风格和管理特性充分纳入制度设计；更要保证制度拥有动态应变的能力，可精准适应业务需求、给出清晰操作说明，而且需维持适度的前瞻特性，为未来发展预留可调整空间。其次，在构建制度过程中，企业应当依照组织的实际情形，把档案管理制度深度纳入整体管理体系，不仅要对现有管理流程做系统梳理，结合企业章程跟发展方针，打造饱含企业特色的档案管理模式，实现与财务、人事、运营等管理规章的有机契合。

2.2.2 档案管理标准化

档案管理标准化是企业档案管理发展的重要途径，其核心就是通过构建统一规范的档案管理体系来提升档案管理的效率。数智时代下，企业档案数据逐渐增多，类型也日益多元化，很大程度上加大了档案管理的难度。但是，档案管理标准化能够将原本分散的档案资源进行整理和合并，形成结构化、有序化的数据资产；其次，档案管理标准化能更大程度的挖掘数据的价值，并将其转化为可用的信息资源。

2.3 深入推进档案信息化建设

档案管理应该顺应时代的发展趋势，信息加强化建设，以提升档案管理的效率。方面借助智能分类、精确检索和数据分析手段，对传统业务流程进行优化，保证操作精准无差错；另一方面打造自动化综合管理平台，做到跟多业务系统的顺畅衔接，完成数据的智能汇聚与处理，显著减少人工干预引起的风险，提升整体运营的效率水平。

结束语

数智时代的到来，为企业档案管理的发展和转型带来了契机。企业档案管理要想实现持续的发展，为企业的运营保障就必须摒弃以往的管理模式，构建智能化的档案管理体系。企业应以创新理念为引领，以制度完善为支撑，以技术赋能为驱动，以服务升级为抓手，以安全保障为底线，以人才建设为根基，多方面协同创新，最终实现档案管理 " 降本增效、服务增值 " 的发展目标，既满足社会对档案管理高效化、精准化、安全化的需求，也为企业打造智能化、可持续的档案管理体系提供有力支撑。

参考文献：

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[2] 杨鹏 , 金波 . 数智时代智慧档案建设的逻辑理路与运行线路 [J]. 档案学通讯 ,2023(2):48-56.

[3] 马仁杰 , 穆源真 . 论”数智”时代我国档案信息服务策略的调整 [J].JournalofAcademicLibrary&InformationScience,2023,41(3).