基层单位档案管理现状与优化策略

引言

档案管理是基层单位信息资源整合利用的基础工作，其管理水平影响着单位决策支撑、历史回顾及公共服务效能，数字化转型进程中，基层单位档案管理遇到新问题和机遇，一方面传统管理方式在组织架构，制度落实等环节显示出弊端，另一方面信息化技术广泛使用给档案管理效率改善带来了可能，不过当下基层单位档案管理存有不少问题，信息化创建缓慢，资源开发利用欠缺等等，这限制了档案价值发挥，所以，系统剖析基层单位档案管理状况，给出有针对性的改进方案，有着很重要的实际意义。

1 基层单位档案管理现状探究

1.1 档案管理组织架构及人员配置现状分析

基层单位档案管理的组织架构一般是由单位内部设立的档案管理部门或者专门岗位所组成，有的单位会把档案管理的职能交给办公室或者综合管理部门，这样的架构设置能够保障档案管理的基本运行，但是缺少了专业的分工和协调机制，有些单位没有专门设立档案管理部门，这就造成了档案管理与业务工作之间衔接不顺，进而影响到档案收集的完整性和及时性。人员配置方面，基层单位档案管理人员大多兼职，专业背景与技能水平参差不齐，缺少系统档案管理培训，部分人对档案分类，归档标准，数字化技术了解不够，难以符合现代化档案管理需求，人员流动性大也加大了档案管理工作的不稳定性，造成档案管理不连续，不规范。

1.2 档案管理制度与执行情况

基层单位基本形成了档案管理制度，涵盖档案收集、整理、保管、利用等环节的基本规范，但制度执行的效果却有明显的差别，有些单位制定了细致的档案管理流程，不过在实际执行时由于人员意识或者资源的约束，造成制度难以落实到位，档案收集环节就存在归档不及时，分类不规范之类的状况，进而影响到档案资源的系统性以及可用性。而且档案管理制度的更新落后于实际需求，电子文件普及之后，传统的纸质档案管理规则难以完全符合数字化环境的需求，不过有些单位没有及时修订制度，造成电子档案管理缺少统一标准，加大了档案的安全风险和利用难度。

2 基层单位档案管理的主要问题

2.1 档案管理信息化水平不足

基层档案管理工作包括档案的收集、整理、保管和提供利用的活动 , 档案管理工作是随着社会的发展而不断发展变化的 , 随着社会需求的不断增加 , 基层单位在各项事务管理中也强化痕迹化管理 , 档案管理工作也越来越重要 , 为此 , 基层单位要构建更加现代、科学的档案管理体系 , 对档案资料进行规范化的管理 , 以提升档案资料的潜在价值 , 为基层单位的发展创造条件。基层单位档案管理信息化建设仍处在初级阶段，硬件设施不完善，软件系统功能单一，一些单位仅仅把档案目录变成了电子形式，电子文件的存储，检索和备份等功能并未得到全面覆盖，档案的数字化水平不高，信息化投入不足制约了档案管理系统升级，有些单位仍旧依靠传统的手工操作，效率低并且容易出差错。信息安全问题也体现出信息化水平不足的情况，基层单位对于电子档案存储，传输以及权限管理没有有效技术手段，数据存在被泄露或者篡改的风险，而且档案管理系统同单位其他业务系统兼容性差，造成信息孤岛状况严重，不能做到档案资源高效整合并共享。

2.2 档案资源开发与利用效率不足

基层单位档案资源的开发利用大多处于基础性查阅服务层面，缺少深入挖掘和更新利用，一方面档案编研工作较为薄弱，没有把档案资源变成决策支撑信息或者公共服务产品，另一方面档案利用途径比较单一，主要依靠线下申请，线上检索和远程服务功能未得到推广，这使得档案服务不够便捷，覆盖面也小。而且档案资源开发利用协同机制缺乏，基层单位内部各部门之间档案信息共享不够，造成重复归档和资源浪费，对外服务方面，档案部门和社会公众、其他机构的联动性差，档案的社会价值和文化功能没有得到充分发挥。

3 基层单位档案管理的优化策略研究

3.1 健全档案管理组织体系与人员培训机制

优化档案管理组织架构是提升管理效能的基础，基层单位要设置独立的档案管理部门或者指定专门的岗位，加强档案管理职能的独立性和专业性，还要创建跨部门的协调机制，保证档案管理同业务工作紧密结合，防止档案收集和归档出现滞后的情况。人员培训是提升档案管理质量的重点，需定期展开档案管理专业知识及技能培训，着重提升档案分类，数字化处理和信息安全保证能力，而且还要借助引进专业人才或者同高校，档案机构合作来优化档案管理队伍的专业性和稳定性，从而给档案管理现代化给予人才支撑。

3.2 推进档案管理信息化建设

信息化建设是基层单位档案管理升级的关键途径，其一，要加大硬件投入，购置性能强劲的服务器，存储设备以及网络设施，给电子档案存储与检索给予技术支持，其二，采用完备的档案管理软件，做到电子文件从收集到分类，检索，备份直至销毁等各个阶段的自动化与智能化处理。信息安全保障也很重要，基层单位要形成电子档案安全制度，运用加密存储，权限分层，数据备份等技术，防止信息泄露，改动等危险，还要把档案管理软件同单位别的业务系统对接，冲破信息孤岛，做到档案资源和其他数据互通互联。

结语

基层单位档案管理属于组织治理能力现代化的关键部分，当下，基层单位档案管理在组织架构，制度执行等方面已取得一定成果，不过仍碰上信息化水平欠缺，资源开发利用效率低等难题，通过完善组织体系，推动信息化创建并加大资源开发力度，可以明显改善档案管理效能，给基层单位职能履行和社会发展给予有力支撑，将来，伴随技术不断发展，管理观念不断更新，基层单位档案管理将会朝着数字化，智能化方向迈进，其价值也将得到更充分的释放。

参考文献

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