谈中小企业档案管理中的问题及应对策略

企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，下面就企业档案管理中存在几个主要问题谈几点粗浅的看法。

企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，下面就企业档案管理中存在几个主要问题谈几点粗浅的看法。

一、面临的问题

1. 企业档案管理的“主体”错位

档案的主体明确性，是一个企业档案工作的关键。当前不少企业的档案主体观念存在偏差，影响了企业档案工作水平。不少企业几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部，即主体，而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。

2. 企业档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应

档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握企业档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业档案工作的需要。

3. 档案工作与企业变革的不同步

随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻，在这个过程中，由于档案意识还很薄弱，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随变改中的人员流动，出现的是文件资料、技术资料流失的现象。甚至有的企业档案工作的地位在企业改制中，出现挤脱现象。

二、企业档案管理存在问题的成因

导致企业档案管理工作出现漏洞的原因主要有以下几个方面。

1. 企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。特别是一些合资企业往往不设立专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法。由于没有专职的档案人员，极易造成档案分散保存。如某合资公司基建档案归项目负责人员管理，设备归设备使用部门管理，财务档案归财务部门负责。这样的分散式管理体制缺乏有机的联系与制约，造成档案严重流失。同时，企业档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备也是导致档案缺失的重要原因。企业人员流动性较大，企业档案管理人员更换相对频繁，如交接双方没有端正思想、明确责任，无法保证档案交接工作按照规定办理，出现漏洞。

2. 因企业性质特殊，在办事流程及日常工作中自主性较大，易造成档案管理政策性失控。如某些项目的审批，企业往往是先斩后奏，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失。

三、改进企业人事档案管理的对策

1. 提高重视意识

无论是企业还是员工个人，都应该自觉更新观念，提高对档案的重视意识程度。在市场经济条件下，企业的竞争最终还是靠人才，一个不重视人事档案管理的企业，很难更好地管理和使用人才。因此，企业应该提高对人事档案的认识，增强依法管档的意识，建立健全规章制度，配备专业的人员设备，把人事档案管理作为企业重要的基础工作抓紧抓好，做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。

其次，档案管理人员要强化服务意识，强化市场意识，淡化行政意识和行政手段。找准企业档案工作的切入点 , 把人事档案工作延伸到企业内部 , 探索企业人事档案管理的新途径。要顺应形势发展，寻求企业人事档案管理的新路子，针对本企业的特点，变管理为服务，加大指导服务的力度。在人事档案管理软、硬件方面，真正考虑到档案工作的需要。

2. 增强硬件建设

计算机技术和网络技术的发展 , 势必带来档案管理工作的变革。采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的必要条件和重要标志 , 它使传统的管理模式和操作方式得到了本质的改变, 体现了管理的科学化和高效率。

使用计算机管理档案可减轻劳动强度 , 提高工作效率。利用计算机管理 ,信息准确、可靠、档案寿命延长。由于人事档案的工资、职称、学历、岗位等动态信息是经常发生变化的，尤其是员工的职务、岗位变动大 , 人员的招聘、调出、退休等现象，以及社保、医保参保情况等 , 这些信息 , 可以随时输入计算机。使人事档案数据化、信息化。人事档案材料的归档、统计、查阅等项工作实行计算机操作以后 , 不仅速度快、自动化程度高 , 而且计算精确、可靠 ,使用方便。同时还会大大减少档案的磨损程度, 使其长期保存、延长寿命。

抓紧硬件建设，利用现代技术，提高档案管理现代化水平，是实现档案管理工作的重要条件。档案管理工作进入了一个崭新的现代化管理阶段，这就需要在档案管理上应增强现代化管理意识，加大档案管理的硬件投入，使档案工作为人才工作的服务真正达到快速、准确。

3. 增强队伍建设

人事档案管理工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作 , 要促进企业人事档案工作的发展, 就必须提高档案管理工作人员的素质。抓好队伍建设，坚持不懈地对档案管理人员进行职业道德教育以及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力，更好地为企业服务。

（1）增强责任意识

热爱档案事业 , 具有强烈的事业心、责任感和使命感 , 是做好人事档案管理工作最基本的政治素质要求。档案工作者要忠于职守 , 一丝不苟 , 在工作中敢于坚持原则 , 严守制度 , 尽职尽责地管好用好人事档案 , 使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要作用。

（2）增强法律意识

档案工作者必须学习《档案法》, 具备“依法执档”“依法用档”意识 , 有效维护档案的完整与安全。建立健全人事档案管理各项规章制度 , 使档案工作者有章可循 , 有法可依 , 使档案工作沿着法制化的轨道发展。树立法律意识 ,维护档案真实, 是档案工作者的天职。档案工作人员必须树立较强的保密意识,做到不该说的话绝对不说, 不该做的事坚决不做, 严格按规定接收、鉴别、保管、提供、转递档案材料, 以确保人事档案的机密性。

（3）增强奉献意识

奉献源于对祖国人民的无限忠诚 , 源于对事业的执著追求 , 它体现了档案工作者埋头苦干、不求索取的价值观。人事档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其它工作那样可以张扬自我、容易引人注目 , 它是一项默默无闻的工作, 只有不计名利, 耐得住寂寞, 默默奉献, 才能做好这项工作。

4. 加大利用价值

人事档案的价值是潜在的 , 只有通过利用才能得以实现。运用人事档案信息资源，是发现人才的重要渠道之一。一个企业在日趋激烈的市场竞争中，能否构建人事档案信息网络，有效地开发利用信息资源，在一定程度上决定着其竞争的成败。所以应该逐层逐级建立人事档案网络化管理体系 , 加快档案工作信息化建设。在人事档案开发利用中, 一方面要对已掌握的档案材料归档整理,编辑有关人事资料 , 为领导准确选人用人 , 人才合理流动提供重要依据 , 同时又可以利用计算机技术做好档案工作信息的综合分析 , 为领导全面掌握人事整体状况提供可靠的资料 , 当好领导的参谋。运用网络技术共享计算机人事档案的信息资源 , 不过要正确处理好档案保密与利用的关系及档案使用权和管理权的问题。发挥人事档案在企业员工绩效考核、人力资源管理方面的能动作用，当好企业档案的“管家”。

总之，档案管理工作内容极为丰富 , 是一门科学性很强的系统工程。新形势下 , 人事档案管理工作中出现诸多问题 , 没有现成的经验可借鉴 , 只有在实践中健全档案管理机制 , 提高档案管理人员素质 , 创新档案管理模式 , 才能不断促进和推进档案管理事业的健康发展。档案工作者必须解放思想 , 克服因循守旧、求稳守成的思维习惯 , 克服知识更新的畏难情绪 , 改变知识结构 , 利用人事档案管理反馈系统收集、整理各方面对档案服务的意见和要求 , 制定出改进方案 , 不断完善人事档案管理创新机制 , 提高创新水平。进一步完善管理制度，保证人事档案工作朝着正确的方向不断发展，为企业与员工的发展做出新的贡献。