财务档案管理的重要性及加强档案管理的对策

摘要：财务档案是企业经济活动的原始记录，涵盖会计凭证、账簿、报表、合同、审计报告等各类资料，不仅是企业财务管理的核心载体，也是维护经济秩序、保障合法权益的重要依据。加强财务档案管理，对企业规范运营、风险防控及可持续发展具有不可替代的作用。

关键词：财务档案管理；重要性；对策

引言

随着信息化进程的推进，传统的档案管理方式已无法满足日益增长的管理需求。事业单位引入数字化管理手段，能赋予财务档案更加丰富的功能。而财务档案的高效管理，能为事业单位提供准确的资金流向，为审计监督提供及时、全面的依据。因此，在复杂的经济环境中进行有效的财务档案管理，已成为现代管理不可忽视的重要课题。

1财务档案管理的重要性

1.1保障财务信息的真实性与完整性，为决策提供依据

财务档案记录了企业每一笔经济业务的来龙去脉，是反映企业财务状况、经营成果的“原始凭证”。完整规范的财务档案能确保数据的真实性和连续性，帮助管理层准确掌握企业资金流动、成本控制、盈利水平等关键信息，为战略规划、投资决策、预算调整等提供可靠数据支撑。例如，通过分析历年财务档案中的成本结构数据，企业可精准识别成本管控薄弱环节，制定针对性降本策略。

1.2满足合规性要求，规避法律与审计风险

财务档案是企业应对税务检查、审计监督、司法调查的法定依据。《会计档案管理办法》《企业会计准则》等法律法规明确规定了财务档案的保管范围、期限及查阅流程。若档案管理混乱（如凭证缺失、篡改、过期销毁），可能导致企业在税务稽查中面临罚款、滞纳金，甚至因无法提供有效证据而承担法律责任。例如，企业在应对税务审计时，完整的发票、记账凭证等档案可证明收入与成本的真实性，避免因证据不足被认定为偷税漏税。

1.3防范内部风险，强化内部控制

财务档案管理是企业内控体系的重要组成部分。通过对档案的规范管理，可追溯经济业务的审批流程、责任主体，有效防范虚报冒领、挪用资金、财务舞弊等风险。例如，对采购合同、付款凭证的联动管理，能核实“合同-发票-付款”的一致性，避免虚假交易或超额付款；对固定资产档案的动态跟踪，可防止资产流失或账实不符。

1.4支撑历史追溯与权益维护，助力长期发展

财务档案具有长期保存价值，不仅是企业历史经营活动的“备忘录”，也是维护自身权益的法律凭证。在企业并购重组、产权纠纷、债权债务清算等场景中，decades-old的财务档案可能成为关键证据。例如，某企业与合作伙伴发生合同纠纷时，通过查阅当年的财务档案中的付款凭证、验收单等，可清晰界定双方权利义务，保障自身合法权益。

2财务档案管理的问题

2.1制度体系不完善，管理缺乏规范性

部分企业未建立完整的财务档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、保管等环节缺乏明确的操作标准。例如，会计凭证的装订时间、归档前的审核流程、不同岗位人员在档案管理中的职责划分等均无明文规定，导致业务人员与财务人员之间推诿扯皮，出现“凭证漏装、档案积压”等问题。某中小企业曾因未明确销售人员提交报销凭证的时限，导致部分跨年度费用凭证缺失，在税务检查中被认定为“成本核算不规范”，面临补缴税款和罚款。

2.2人员素养不足，责任意识淡薄

许多中小企业未设立专职档案管理员，多由财务人员兼职，导致档案管理沦为“副业”。兼职人员往往缺乏档案管理专业知识，对《档案法》《会计档案管理办法》等法规不熟悉，在档案分类、装订、保管等环节操作不规范。例如，部分企业的会计凭证装订松散、封面信息不全（未注明凭证起止日期、编号），甚至出现凭证附件缺失（如发票抵扣联遗漏）的情况。部分员工对财务档案的重要性认识不足，存在“重业务、轻档案”的心态。业务人员在提交报销凭证时，随意涂改、粘贴不规范；财务人员在归档时敷衍了事，未严格审核档案的完整性；甚至有员工为图方便，擅自借阅档案后不及时归还，导致档案丢失。更有甚者，为掩盖财务舞弊行为，故意篡改、销毁关键档案（如虚开发票的记账凭证），给企业带来法律风险。某上市公司曾因财务人员私自销毁关联交易合同档案，被监管机构认定为“信息披露违规”，面临巨额罚款和信誉危机。

3加强财务档案管理的对策

3.1完善制度体系，实现规范化管理

建立全流程管理制度：明确财务档案的收集、整理、审核、归档、保管、查阅、销毁等各环节的操作标准。例如，规定会计凭证需在业务发生后3日内完成审核与装订，档案归档前需经财务负责人签字确认，确保责任可追溯。细化档案分类与保管期限：根据《会计档案管理办法》，结合企业实际（如行业特性、业务类型），对档案进行分类（如凭证类、账簿类、报表类、合同类），并明确不同类型档案的保管期限（如会计凭证保管30年，年度财务报告永久保存），避免超期销毁或无限期留存造成的资源浪费。制定应急管理制度：针对火灾、水灾、虫害等风险，制定档案抢救预案，定期检查档案库房的防火、防潮、防虫、防盗设施，确保档案物理安全。

3.2加强人员建设，提升专业素养

明确岗位责任：设立专职档案管理员（或由财务人员兼任），明确其“收集-整理-保管-移交”的职责，避免因责任不清导致档案遗漏或损坏。同时，实行“谁经办、谁负责”的溯源机制，业务人员需对提交档案的真实性、完整性负责。强化培训与考核：定期组织档案管理培训，内容包括法律法规（如《档案法》）、操作规范（如电子档案加密方法）、风险案例（如因档案缺失导致的审计处罚）等，提升员工的档案意识和专业能力。将档案管理合规性纳入财务部门绩效考核，对违规行为（如擅自销毁档案）进行问责。

3.3严格执行档案整理和鉴定程序

严格执行档案整理和鉴定程序是财务档案管理工作的重要环节，它直接影响档案管理的规范性、可用性和长效性。在档案整理过程中，档案管理人员应遵循科学、系统的整理流程，将收集的财务档案根据内容、性质和保存价值分类。只有通过合理分类，才能确保后续的整理工作更加高效和准确。财务档案应根据其不同的类型，如会计凭证、会计账簿以及财务报表等分别整理。分类之后，档案需要按照时间顺序、账目类别等展开排序，并为档案设定编号和标签，以便后续查找和管理。为了提高整理效率，可以借助现代信息技术手段，将纸质档案转化为电子档案，建立数字档案系统，形成完整的档案库。档案的鉴定工作是确保档案管理质量的重要环节。通过鉴定，能够对档案的保存价值展开评估，判断哪些档案可以继续保存，哪些可以销毁。在档案鉴定过程中，应遵循客观、公正的原则，结合档案的内容、历史价值以及法律效力等因素展开科学判断。对于过时且不再具有实际利用价值的档案，应严格按照规定实行销毁，以便腾出档案存储空间，确保档案管理的高效性和资源的合理利用。

结束语

财务档案管理是企业财务管理的“基石”，其重要性贯穿于经营决策、合规风控、权益维护等各个环节。通过完善制度、强化人员素养、推动数字化转型及优化流程，可实现财务档案的“安全保管、高效利用、全程可控”，为企业高质量发展提供坚实保障。在数字化时代，企业需进一步打破“重业务、轻档案”的观念，将档案管理融入财务管理全流程，使其成为提升企业治理能力的重要支撑。

参考文献

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