基于大数据时代的行政审批档案管理信息化建设探究

引言：

行政审批部门作为服务群众的主要部门之一，通过审批档案管理支持日常运行与决策支撑。当前行政审批部门新增的档案数量快速增加，纸质档案占据较多空间，查找与管理耗时费力。不同部门系统之间档案存在信息滞后性，导致企业、个人需要不断提交新的档案信息，增加工作量。在信息技术快速发展的过程中，大数据为行政审批档案管理提供技术帮助，促使档案管理流程、工作效率和服务精度提升，为企业发展，社会稳定提供力量支持。

一、统一数据标准规范

行政审批部门的档案来源较为广泛。档案在存储的过程中，基于业务特性选择不同的生成软件档案，包括 PDF、JPEG 等多种类型。在跨系统、跨区域审核的过程中存在协作障碍以及信息读取困难。因此在大数据时代下，行政审批部门构建行政审批档案信息化系统，由行政审批主管部门牵头统筹制定，统一数据标准规范，明确 OFD 兼容性较强的档案存储格式。 格式是我国自主研发的，能够精准还原档案内容，如实呈现图文排版、公式图表等内容，避免档案信息在转换的过程中出现乱码、失真等问题的审批档案格式[1]。OFD 档案格式在不同平台操作端都能够正常读取、使用和保存。方便不同部门、不同系统之间档案信息的流转，提升档案信息处理效率。

不同地区、不同行政审批部门对档案进行采用的划分方式存在差异，无序的档案分类方式增加搜索困难，耗时费力。为了解决分类编码混乱这一问题，档案管理信息化建设在审批内在逻辑与业务关联性原则指导下优化分类编码体系。比如以工程建设项目审批为例，从项目的筹备、立项、施工、竣工等环节入手明确规定分类编码。工作人员通过对编码的扫描，即可了解该项目类型、审批时间等信息。行政审批工作人员在档案库中只需要输入编码，就能快速定位需要的档案，全面了解工程建设项目的所有信息。与常规不同分类体系编码规则下反复切换检索方式相比，工作效率切实得到提升。

二、强化安全保障体系

行政审批档案管理信息化建设在提升工作效率的同时，也成为网络不法分子觊觎、攻击的目标。为了保证档案管理信息安全，行政审批部门做好安全保障措施。管理员通过高端防火墙阻挡外部网络攻击行为以及非法网络访问行为。入侵检测管理系统可以对档案管理系统进行实时监测，在发现可疑操作以及异常流量的情况时，第一时间做出阻断措施并且发出警报。利用安全防护系统，工作人员定期扫描系统漏洞，修复漏洞，全面排查系统运行过程中存在的问题，通过安全补丁提升软件防护安全能力。在进行档案数据存储、运输的过程中，工作人员对相关环节采取加密处理，避免信息泄露中不法分子破解信息导致危害社会稳定情况发生。

行政审批档案管理部门工作人员具有访问处理信息的权限，但是受到个人素养等因素影响，部分工作人员存在违规访问、篡改档案的行为。若不能被审计监督部门及时发现，可能会对企业后续审批流程产生不利影响。因此在进行行政审批档案管理信息化建设的过程中，主管部门严格规范档案操作流程，明确管理部门人员的工作权限与职责范围。比如前台受理人员只能查看和录入新受理业务方案信息，审核人员则能够在特定审批环节调取档案预审。制定严格的操作审计流程，要求档案管理工作人员对每一次档案操作进行详细记录。包括操作人、操作时间、操作内容等，方便审计人员在审核的过程中对工作流程合理性、违规性等进行审查，严肃处理违规行为。

三、拓宽资金筹集渠道

信息化时代的到来导致行政审批部门收到的档案数量快速增长，对档案存储和处理造成压力。但是部分行政审批管理部门使用的服务器系统落后，运行速度慢，存储容量小。在进行审批档案录入、存储、流转等操作时经常遇到卡顿的情况，不仅耗费时间，也容易引起群众的不满。面对新时期档案管理需求的增加，行政审批部门积极拓宽资金筹资渠道，向各级政府争取财政支持。在行政审批部门申报资金的过程中明确档案信息化建设的紧迫性以及当前的资金困境，详细分析当前硬件服务器老化对工作产生的不利影响[2]。行政审批部门重点将资金用于购置更高性能的服务器，采购先进的档案管理软件，加强服务器维护等方面。在政府财政支持下，行政审批部门提升数字化档案存储与处理效率，通过智能化检索与大数据分析等满足群众查询档案需求，从而提升群众对行政审批服务的满意度。

在获取政府财政支持的同时，行政审批部门也可以探索社会资本合作模式。比如开发增值服务，为企业提供个性化档案管理模式与档案数据分析，促使企业了解自身在行政审批流程中档案信息的优势与劣势，从而优化档案信息审批环节，提升市场调研效率，提升企业市场竞争力。同时行政审批部门为企业提供广告投放渠道，借助投放广告收益缓解资金压力。广告投放不仅为档案审批相关的上下游企业提供宣传渠道，更实现多赢局面。

结束语：

综上所述，在大数据时代，数字化档案建设与管理模式有助于提升存储、检索和更新等工作效率，在构建现代化档案管理中发挥重要作用。行政审批部门加强数字化档案管理建设，综合运用统一数据标准范式、强化安全保障体系、培养复合型人才等策略优化审批档案管理流程，适应信息化时代企业、个人的需求。随着社会的发展，数字化档案管理技术不断升级与调整，助力行政审批档案管理信息化建设，确保高效运转，安全运转势态。

参考文献：

[1] 王洪宝 . 大数据时代行政审批档案管理信息化建设研究 [J]. 兰台内外 ，2025，（24）：29-31.

[2] 王 莉 . 大 数 据 时 代 档 案 管 理 信 息 化 建 设 的 相 关 思 考 [J]. 参花 ，2025，（18）：119-121.