事业单位档案管理规范化建设与效能提升路径探析

摘要：事业单位档案管理是单位运营与发展的重要基础，其规范化建设与效能提升对单位健康发展具有关键意义。本文探讨了当前事业单位档案管理中存在的问题，以及效能提升具体路径，旨在优化事业单位档案管理工作。​

关键词：事业单位；档案管理；规范化；效能提升

引言：在社会快速发展和信息化不断推进的背景下，事业单位档案作为重要的信息资源，承载着单位的历史沿革、业务开展和决策依据等重要内容，部分事业单位在档案管理方面仍存在管理不规范、效率低下、利用不充分等问题，制约了档案价值的发挥。加强档案管理规范化建设，提升管理效能，成为事业单位适应时代发展、提高工作质量的必然要求[1]。​

一、事业单位档案管理现存问题​

（一）管理体系失范：制度缺失与标准模糊

档案的收集、整理、归档、保管及利用等关键环节，常因缺乏明晰、强制的操作指南与流程规范而陷入混乱。具体表现为：归档责任主体未能予以明确界定，重要文件材料漏归、迟归现象频发；档案分类方案粗疏笼统，或与实际业务严重脱节，档案实体排列逻辑混乱；保管期限表形同虚设，价值鉴定主观随意，大量无效档案堆积与珍贵史料损毁风险并存。更深层的问题在于，制度执行力严重弱化，档案资源系统性、完整性遭受破坏，档案工作的基础保障与服务职能被严重削弱，构建覆盖全流程、权责清晰、标准统一且具强制约束力的制度体系，并辅以刚性监督机制，实为当务之急[2]。

（二）技术融合迟滞：数字化进程受阻与共享瓶颈

在信息技术深刻重塑社会运行方式的时代背景下，档案数字化转化率普遍偏低，大量具有重要价值的纸质档案、声像档案、实物档案未能转化为标准化的数字形态，阻碍了高效检索与深度挖掘。即便已开展数字化工作，也常因缺乏顶层规划而陷入“为数字化而数字化”的误区：扫描分辨率、文件格式、元数据著录等关键要素缺乏权威统一的技术规范，数据质量参差、系统兼容性差；异构管理系统林立，形成一个个封闭的“信息孤岛”，馆际间、部门间的档案信息资源互联互通与共享利用举步维艰。此外，基础设施投入不足与前瞻性规划缺失亦加剧技术困境：存储设备陈旧，网络安全防护薄弱，数字档案长期保存策略缺失，电子文件真实性保障技术应用不足，均构成重大风险。技术应用的滞后，不仅造成管理成本高昂、效率低下，更使档案资源蕴含的社会价值与知识价值难以在更广阔维度释放，亟待系统性变革[3]。

（三）专业素养薄弱：知识结构断层与认知偏差

档案管理队伍的专业素养不足，首要问题体现为专业人才储备的匮乏与知识结构的陈旧。现有管理人员中，具备档案学、信息管理、历史文献等专业教育背景者比例甚低，大量人员为兼职或转岗，缺乏系统的理论根基与专业技能训练。其知识体系更新缓慢，对电子文件管理、元数据标准、数字保存、数据安全等前沿领域知之甚少，面对新型载体档案（如网站、社交媒体、数据库）的管理要求时往往束手无策。另外对档案价值的战略认知存在普遍偏差，相当一部分管理者乃至单位领导，仍将档案工作简单等同于“看管故纸堆”，视其为辅助性、边缘化事务，对其在风险管控、决策支持、机构记忆保存、文化传承中的核心作用认识严重不足，专业培训机会稀缺且缺乏体系化设计，职业发展路径模糊[4]。

二、事业单位档案管理规范化建设与效能提升路径​

（一）完善管理制度体系，筑牢规范管理根基

事业单位档案管理的规范化依托于系统完备的管理制度体系，根据《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，构建涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、移交等全流程的制度框架。基本制度需明确档案工作的目标原则与组织架构；专项制度应细化电子文件管理、库房安全管理、保密档案处置等关键环节；操作规程则制定归档范围与保管期限表、分类方案、档号编制规则等具体技术规范。制度的生命力在于执行，建立制度宣贯与责任落实机制，将执行情况纳入部门考核。通过定期专项检查与内部审计，评估制度适用性与执行效能，及时发现归档不全、整理滞后、借阅超期等问题，并建立台账限期整改，形成“制度-执行-检查-改进”的闭环管理机制，确保档案工作真正有章可循、有据可依、有序运转。

（二）深化档案数字化建设，赋能管理效能跃升

数字化是档案管理现代化与效能提升的核心驱动力，制定中长期数字化规划，明确存量档案数字化优先级（如永久、30年保管期限档案优先）及增量档案电子化同步策略。投入聚焦关键环节：配置高速扫描仪、高拍仪及专业级存储设备保障基础能力；引入具备智能分类、OCR识别、全文检索功能的档案管理系统，实现从物理归档到电子归档的流程再造；建设符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的可靠存储环境，实施异地容灾备份。核心在于构建统一档案信息管理平台，打破“信息孤岛”，实现跨部门、跨层级档案资源的目录共享与全文授权访问。同时，强化安全保障体系，实施严格的权限控制、操作审计及数据加密，确保数字档案在高效利用中的安全可控，显著提升查档响应速度与服务便捷性。

（三）强化人才队伍素养，激活核心发展动能

档案管理效能的根本保障在于高素质专业化人才队伍，构建“资格准入-持续教育-实践锻炼”的全周期培养机制。严把入口关，明确岗位专业资质要求（如档案职称或相关学历）；设计分层培训体系：基础操作人员强化档案整理、系统操作实训；业务骨干开展档案编研、电子文件管理前沿技术研修；管理人员侧重法规政策与资源规划能力提升。培训内容覆盖《归档文件整理规则》等实务标准、新修订《保密法》等法规，并融入数字素养、数据分析工具应用等现代技能。建立“导师带徒”机制，通过参与重大档案编研项目（如单位年鉴、专题数据库建设）提升实战能力，强化职业道德与责任意识教育，培育“为党管档、为国守史、为民服务”的职业精神，将严谨规范内化为职业自觉。

（四）健全监督考核机制，驱动质量持续提升

科学严密的监督考核是压实责任、保障长效的关键抓手，过程监控依托信息化手段：在档案系统嵌入关键节点预警（如归档超期提醒、借阅逾期自动催还）；实施库房温湿度24小时在线监测；定期开展实体档案清查盘点。绩效评估则设定量化指标：归档完整率、整理合格率、数字化率、查全查准率、利用者满意度等，结合年度档案检查评分（依据《机关档案检查办法》细则），形成客观评价。考核结果刚性运用：纳入部门年度目标责任考核，与档案人员绩效奖金、评优晋升直接挂钩；对重大疏失（如档案损毁、泄密）实行责任倒查与问责，建立考核反馈机制，深入分析问题成因，转化为下一年度制度优化、资源配置与培训重点的改进依据，形成持续提升的良性循环。

结语：

事业单位档案管理规范化建设与效能提升要从制度、技术、人员等方面入手，不断完善和优化，加强规范化建设，提高档案管理效能，充分发挥档案的价值，为事业单位的健康发展提供有力支持。在今后的工作中，事业单位应持续重视档案管理工作，探索创新管理模式和方法，推动档案管理工作迈向新的台阶。

参考文献：

[1]翟璐. 事业单位档案管理规范化建设与提升路径探索[J]. 华东纸业， 2025， 55 （05）： 109-111.

[2]宁锦荣. 行政事业单位档案管理工作标准化、规范化研究核心思路分析[A] 2025数字时代的社会结构变迁与治理创新学术交流会论文集（上）[C]. 中国智慧工程研究会， 中国智慧工程研究会， 2025： 3.

[3]莫晶. 数字时代事业单位档案管理规范化标准化建设探究[J]. 办公自动化， 2025， 30 （06）： 61-63.

[4]杜昂. 如何推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化建设[J]. 兰台内外， 2025， （07）： 37-39.