浅谈文书档案整理归档

一、引言

文书档案整理的方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式。传统的文书立卷方法（即案卷级立卷方法）是建国以来延用前苏联的档案整理方法。不管是何种方式，档案始终不能背离利用、整理、保护的原则，然后以更好的效果，来确定应该选择哪种方式来进行管理。

二、文书档案整理：从苏联模式到中国特色的改革历程

建国之初，前苏联在列宁时代制订了一系列关于档案方面的政策法令，为新中国档案制度的建立提供了借鉴。通过“派出去、请进来”的方式，对苏联档案学进行了严谨的学习、实践将档案学知识与档案管理经验进行了融合和吸收，经过数代档案管理者理论与实践的结合，形成了案卷级立卷方法。

在那个历史背景下，采用苏联档案的这种归档方法，使我们国家大量的档案得以保护。但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理，它在分类组卷，整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐，复杂和效率低的缺点，给档案人员工作带来了相当大的困难，业务部门也难以完全胜任工作，所以为了更科学地管理好文书档案，国家档案局于 2000 年修订了“归档文件整理规则”（DA/T22-2000），明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律，以“件”为单位进行整理。因此，文书档案归档整理改革进入了划时代的变化和发展。

文书档案整理在“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”原则前提下，理原则相同，而因不同种类、不同载体的档案，需要有不同的整理方法和要求。以下为文书档案整理归档方式方法。

三、文书档案归档整理全流程规范与操作指南

在归档整理文书档案过程中，需要归档整理的收集，它是形成档案的根本和前提，没有完整的文件材料，归档整理就没法反映立档单位的工作情况和历史面貌。所以，文件材料收集

归档的必须保证完整齐全，具有价值和科学性。档案整理工作，是一个集知识性、科学性、灵活性于一体的智力型工作。归档的判断要在归档范围和不归档范围之间做抉择，归档材料要做到细致完善以便装订，保证以后能顺利使用装订需要注意的是：在档案装订时，保管期限为永久的归档文件，要用不锈钢订书钉装订，较厚的文件可以用“三孔一线”的线装方法装订。

档案分类的注意事项是：归档文件是采用保管期限分类法进行分类的。同全宗应保持分类方案的稳定，一是区分保管期限二是区分年度，就是把每 份的归档文件按定期、永久归类，定期的分为30 年、10 年。排列方式是把同一年度、同一保管期限的文件 类 即立档单位每年只编永久、30 年、10 年三条流水号分开排列。在同一保管期限内，同一事由的相关 件应 排列在一起，以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则，排列顺序保持相对固定；在同期保管期限、相同机构、相同问题或成文的时间生成先后顺序排列。

归档文件编号就是给文件一个编号以确定其在整个档案中的位置并注明在文件上。给文件编号是为了将文件系统的排列，并将其分门别类，这样为以后的工作可以节省很多时间。编号之后的文件，会放置到指定的位置，以后如果还需进行其他编目工作时，或者需要使用时都可以很方便的查取。文件排列的序号成为件号，它是文件在整个档案中排列顺序的标示，非常之重要。

归档文件的编目，依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，归档文件应逐件编目，复文和来文是一个文件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。归档文件目录包括件号、文号、题名、责任者、日期、备注和页数等项目。

文件归档装盒就是将归档的文件按室编件号顺序装人档案盒，填写好备考表、封面及盒脊。不同年度的文件、不同保管期限不装在同一档案盒里面。装盒的要求：归档文件应严格按照件号的顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案使用完归位时，也要注意按件号顺序装入相应档案盒中，不然归位错了将很难再找回也就此成为“死档”了。

档案盒依据摆放形式的不同，在档案盒底边或盒脊设置全宗号、年度、起止件号、保管期限、盒号等必备项。起止件号应该填写档案盒内第一件文件和最后文件的件号，中间用“号连接。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、检查人整理人和日期。

所有工作就绪后，就要有编制检索工具，其中归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（内设机构、领导班子、领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、档案数量、文件材料完整与否），还有打印归档文件目录（采用国际标准A4 型纸，永久目录打印一式三份，30 年、10 年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本;归档说明（全宗说明）、永久、30 年、10 年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

经过上述几个步骤，文书档案就整理完毕了，显而易见，文档档案整理有如下优点：

（1）整理方便快捷，每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底，拟写50 字以内的案卷标题，用线装订的时间，档案整理的效率提高了；

（2）利于保密，新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案，而不必因为利用一件而借出一卷，利于档案的保密；

5： （3）充分利用档案室保存空间，取消了案卷封面封底，而且可以多个分类档案放人同一卷盒中，这样充分利用了档案盒的空间，进而节约了档案室的保存空间，随着日后档案的增加，这一优势会更加明显；

（4）容易调卷，分类错误或档案进馆时，档案存在调卷的问题，案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦，而且容易破坏档案，而调整件盒级组卷时，就只须改变一下排列件号，相对容易了许多；

（5）查阅方便，在计算机中输人关键词进行查询，更为快捷直观。

四、优化文书档案整理归档的策略

4.1 完善管理制度

在健全整理归档规范标准方面，需紧密围绕国家档案管理法规与行业标准，结合单位实际业务特点，制定全面细致的操作指南。同时，建立规范标准动态更新机制，定期根据政策变化、技术发展以及实际工作反馈，对规范进行修订完善，使文书档案整理归档工作始终契合时代发展需求。

建立跨部门协同工作机制，是解决档案管理中部门壁垒问题的关键。可成立由单位领导牵头，各部门负责人参与的档案管理协调小组，明确各部门在档案整理归档工作中的具体职责，如文件收集、初步整理、信息提供等。搭建常态化沟通平台，通过定期召开协调会议、建立线上工作群组等方式，加强部门间的信息共享与交流，及时解决档案收集不及时、信息不一致等问题。此外，将档案管理工作纳入部门绩效考核体系，形成有效的监督与激励机制，促使各部门积极配合，共同推动文书档案整理归档工作高效开展。

4.2 强化技术应用

在推进档案全面数字化建设上，需加大资金与技术投入，采用高速扫描、OCR 文字识别等先进技术，将纸质文书档案转化为电子档案。同时建立标准化数字档案存储格式，确保档案信息的长期可读与可维护。此外，构建安全可靠的数字档案存储备份系统，利用云存储技术，实现档案数据的异地备份，防止因硬件故障、自然灾害等导致档案信息丢失，为档案资源的高效利用奠定基础。

升级优化档案管理系统是强化技术应用的关键。一方面，对现有系统进行功能升级，增加智能检索、数据分析、权限管理等功能，提升档案查询与利用效率。另 方面，注重系统的兼容性与扩展性，使其能够与单位其他业务系统无缝对接，实现数据的自动采集与共享。同时，利用人工智能技术对档案内容进行自动分类、标引，降低人工操作成本，提高档案整理归档的智能化水平，使档案管理系统更好地适应数字化时代的发展需求。

4.3 加强人才培养

在开展专业技能培训方面，应制定系统全面的培训计划。一方面，定期邀请档案管理领域的专家学者、行业资深从业者，围绕文书档案整理归档的规范标准、流程方法，以及档案数字化技术、档案管理系统操作等内容开展专题讲座与培训课程，帮助档案管理人员及时更新知识体系，掌握最新的理论与技术。另一方面，组织档案管理人员参与实践操作培训，通过模拟真实工作场景，让其在实际操作中熟练掌握档案收集、分类、编目等技能，提升解决实际问题的能力。此外，还可建立培训考核机制，检验培训效果，确保培训落到实处。

鼓励创新实践与经验交流，能有效激发档案管理人员的工作积极性与创造力。单位可设立创新奖励机制，对在文书档案整理归档工作中提出创新性方法、优化工作流程的人员给予表彰和奖励，营造鼓励创新的良好氛围。同时，搭建经验交流平台，组织内部档案管理人员定期开展经验分享会，鼓励他们相互学习、取长补短；积极组织参与行业内的学术交流活动、研讨会等，让档案管理人员与同行进行深入交流，了解行业前沿动态与先进经验，拓宽工作思路，推动文书档案整理归档工作不断创新发展。

参考文献

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