机关事业单位档案管理信息化建设问题与对策研究

摘要：科学规划档案管理目标、流程、方法和体系是国家对档案事业发展的最新要求。档案作为记录单位历史和运营的重要载体，承载着大量的合法权益和信息资源，因而其管理的规范性和一致性对促进单位内部和跨地区的协作、信息共享具有重要意义，本文将分析事业单位档案管理信息化建设现状，并提出新时期事业单位档案管理信息化建设创新策略，以供参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化

中图分类号：F275    文献标识码：A

引言

在“互联网+”时代，档案工作面临着新的机遇与挑战。相关会议精神关于档案工作的重要指示，为事业单位档案管理指明了创新发展的方向和任务，强调要主动适应数字化、信息化的发展趋势，实现档案工作的新突破。在此背景下，档案信息化不仅直接影响档案工作的效率和质量，还关系到档案资源利用的广度和深度，是实现档案价值最大化、支持社会治理与科学决策的关键。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

1.1 实现档案的永久保存

与纸质档案相比，档案信息化管理有保存时间长的优势，因为纸质档案会受到各种因素的影响，如使用不当、环境潮湿等，可能使档案出现破损、缺页的情况，无法维护档案信息的完整性和安全性。在“互联网+档案”模式下，档案管理的存储时长大大增加，相关管理人员将纸质档案录入系统，定期做好备份，能够更好地保护档案信息，避免发生档案破损、丢失等现象[1]。

1.2 提高档案信息的可靠性

其一，利用现代信息技术，如物联网、云计算、区块链等数字技术，能有效保障档案信息的安全性和长期保存，还能确保信息不被非法访问和篡改。如，区块链技术以其独特的数据加密和链式存储机制，为档案信息提供了一个透明且安全的环境，任何试图更改信息的行为都将被系统自动记录和追踪，能够显著提高档案信息的真实性和完整性[2]。其二，通过互联网技术可以实现数据的备份和多地存储，在出现自然灾害或人为错误导致数据丢失时，可以迅速恢复信息，降低档案资料损毁的风险，为决策提供可靠的支持。

2 机关事业单位档案管理信息化建设现状

2.1 档案信息存取难度加剧

随着数据量的激增，事业单位的档案存储空间面临极大压力，使得准确获取档案信息变得更为困难。尤其在多部门协作的环境下，缺乏统一的档案索引体系，进一步增加工作人员在获取所需资料时的劳动强度。技术更新的滞后也使得部分档案的模式无法与现行系统兼容，导致数据孤岛现象频发，信息孤立无法实现有效整合。这些问题严重影响事业单位的工作效率，为档案的长期利用造成障碍。

2.2 资源利用率较低

由于档案资源涉及事业单位的很多信息，一旦泄露就会造成严重的后果，因此，保证事业单位的档案管理工作质量具有重要意义。部分事业单位对档案管理不重视，缺乏对档案信息的有效利用，导致档案信息资源利用率不高。要发挥档案信息资源的利用价值，就要转变这种“重存轻用”的现象，加强对档案信息资源的重视，不断提升档案信息资源的利用率，确保档案信息的价值能够充分发挥出来，为事业单位创造更大的价值。

2.3 安全防护不足

随着技术的发展，网络环境变得更加复杂，信息安全问题日益突出。尤其是在个人信息泄露风险日益增加的背景下，许多单位的安全防护措施显得力不从心。滞后的安全策略难以与当前的威胁模式相适应，导致防护漏洞频发。安全技术的应用往往由于缺乏系统性，导致未能实现全面覆盖，使得敏感信息容易受到外部侵害。这些安全漏洞直接威胁到档案的保密性，对事业单位的声誉造成潜在的负面影响。

3 机关事业单位档案管理信息化建设要点

3.1 健全档案管理信息化建设体系

为了更好地组织和管理文件，事业单位还可以设立专门的档案管理部门或委托专业的档案管理机构来负责档案管理工作，以专业的档案管理人员确保文件的科学归档、分类和检索，避免文件丢失或混乱，提高档案管理的效率和质量。在制定文件归档数量时，事业单位需要根据实际情况合理设定文件的数量标准，做到精简但不失完整，针对每类文书所需的数量，可以根据文件的重要性和使用频率来确定，确保关键文件可以得到充分的保留和管理，避免无效文书的堆积和浪费[3]。一方面，为了便于文件的管理和维护，事业单位需要统一规划和组织文件的格式，制定文件格式标准，规定文件的纸张规格、字体大小、印刷格式等，确保文件的整洁、清晰和易于识别，减少信息丢失和混乱的可能性。另一方面，文件的归档顺序将直接影响文件的检索和利用效率，事业单位应当设定合理的文件归档顺序，根据文件的内容或业务流程来确定归档顺序，保证相关文件可以按照一定的逻辑次序排列，方便工作人员快速找到需要的文件，并确保文件的完整性、连贯性和可检索性。

3.2 提高档案信息的利用率

首先，事业单位要做好资源整合工作，提升档案信息利用率，搭建一个完善的组织架构，简化管理流程，便于管理人员开展各项工作，确保档案信息管理工作有序地进行，为事业单位创造更大的价值。其次，事业单位还要强化创新思维。创新是发展的动力，积极创新档案管理工作，加快数据建设发展，为提升档案管理工作水平提供保障[4]。再次，事业单位要及时更新数据库，加快档案信息化管理建设脚步，推动档案数字化的进一步发展，实现档案信息的整合和有效利用。最后，事业单位应考虑实际情况，合理分析档案管理存在的问题，然后进行优化，提高纸质档案管理效率和质量，挖掘事业单位的档案信息资源，提升资源的利用率。

3.3 加强安全防护体系

构建一个坚固的安全网络，可以保护敏感数据不受威胁。实施这一策略需要事业单位对现有安全体系进行全面审查，利用专业的安全工具识别所有潜在的安全漏洞。这一评估应涵盖档案管理的所有方面，制定一个全面的档案安全升级计划，应用最新的安全技术。在多个层面上防范未授权访问，确保数据在存储过程中的安全。采用端到端加密可以保证数据在传输过程中不被篡改，采取多因素认证增加访问控制的安全性。构建一个实时的监控系统，并将其与档案安全防护体系相结合，该系统应对所有用户行为进行监控，以便于及时发现异常操作带来的潜在安全威胁[5]。引入自动化的安全响应机制可以在检测到安全事件时迅速反应，限制损害的扩散。这种实时监控与自动响应相结合的防护机制，可以实现对档案信息安全管理的主动防御，有效提高事业单位防御外部攻击的能力，保障档案信息安全。

4 结束语

随着档案管理向数字化与智能化转型，档案工作人员面临着重新规划工作流程和提升管理质量的挑战，需要明确档案工作的重点任务，清晰界定责任，加强工作流程的整合与优化，以推动信息化建设的深入发展，促进档案管理工作的持续改进，提高效率和质量，确保档案管理与国家发展同步，满足未来社会对档案信息资源的需求。

参考文献：

[1] 杨雷.信息化时代机关事业单位档案管理创新[J].黑龙江档案，2021，（06）：104-105.

[2] 王琼.事业单位档案管理信息化建设的发展措施[J].黑龙江档案，2021，（06）：292-293.

[3] 潘钰.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].兰台内外，2021，（32）：7-9.

[4] 刘建华.事业单位档案管理信息化的建设与发展措施[J].黑龙江档案，2021，（05）：250-251.

[5] 罗飞.机关单位档案管理的信息化建设研究[J].内江科技，2021，42（10）：17+73.