档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用研究

作者简介：冯巧（1993.7）女，汉族，湖南湘潭，本科，助理馆员，主要从事档案管理工作

摘要：现代档案管理中，做好基础性管理工作，通过收集、储存和查询档案信息，提高档案信息的利用率，发挥档案的作用。文章以档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用为研究对象，基于档案管理基础性工作内容，分析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，针对档案管理基础工作问题，对如何提高现代化档案管理水平提出几点建议，希望为相关人士提供参考。

关键词：档案管理；基层工作；作用；管理制度

引言：随着我国档案事业的进一步发展，对档案管理基础性工作的要求逐渐提高，需要档案管理人员认真遵守管理制度，主动收集、储存和利用档案信息，以此提高现代化档案管理水平。目前档案基础性工作中存在较多不足，需要根据现代化档案管理要求健全管理制度，创新管理方法，增强管理效果，推动我国档案事业健康发展。

1档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

1.1档案管理基础工作内容

现代档案管理基础工作包含以下内容：第一，档案收集。信息收集是档案管理的重要步骤，要求档案管理人员根据规章制度要求，收集各部门产生的资料，通过整理信息资料，确保档案资料准确无误。第二，存储。基于《档案管理工作规范条例》要求，将收集的档案资料合理分类，通过对档案资料的编号，将档案保存在指定位置。这一工作十分重要，是方便档案管理人员获取信息，了解档案资料的重要媒介。因此，在档案管理中需要做好储存工作，以此保证档案信息的完整。第三，信息查询。现代档案管理中，档案管理人员需要做好日常的检索和使用工作，通过对档案编码、组成等方面分析，明确档案位置，以便档案人员快速获取信息。

1.2档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

第一，促使档案管理标准化发展。档案管理基础工作比较繁琐，需要我国档案管理要求制定配套的管理制度，通过对基础性工作的规范，以达到标准化的作用。现代档案管理中，要求档案管理人员按照流程、规则操作，通过规范化操作促使现代档案管理标准化发展。

第二，提高档案信息收集和检索的准确性。现代档案管理中，若基础性工作出现问题，会影响档案资料的完整及后续的检索，无法体现出档案管理的潜在价值[1]。基础性档案管理工作的实施，实现对档案信息收集、储存和检索的规范化管理，能减少管理不及时产生档案资料不完整、检索困难的问题，对提高档案信息收集和检索准确性有很大的帮助。

第三，提高档案管理效率。信息技术逐渐被应用在档案管理中，成为现代档案管理的重点。在信息化管理工作中，需要明确档案收集、储存和检索需求，借助信息系统规范各项工作流程，以此保证现代化管理工作有效性。通过基础性工作，能有效提高档案管理效率，可以推动档案管理数字化、信息化发展。

2现代化档案管理基础工作中存在问题

2.1管理制度不完善

档案管理制度不完善的问题，主要体现在以下方面：第一，档案采集质量不高，存在重复采集的情况。由于缺少健全档案管理制度的约束，使档案管理出现采集流程复杂、存档不规范、信息使用不合理的情况[2]。以档案信息的采集为例，由于未明确档案信息采集范围和责任，使档案管理人员在收集信息过程中出现重复作业的情况，不仅降低档案信息采集效率，而且影响相关工作质量。第二，档案管理流程不明确，缺少对相关工作的约束。未确定档案信息采集、分类储存和检索工作的具体程序，不能指导档案管理人员开展工作。

2.2工作手段单一

部分档案管理基础工作中，以人工为主，缺少信息技术的支撑，造成工作效率低、质量差的问题。基础性档案管理工作中，应做到与时俱进，通过先进技术手段的应用，提高档案管理水平，实现现代化档案管理的目标。由于信息化管理意识薄弱，限制档案管理创新，影响档案管理有效性。

3现代化档案管理中基础工作实施对策

3.1健全档案管理制度

以档案管理基础工作为入手点，制定配套的管理制度，确定各环节工作流程和操作标准，规范档案管理行为。第一，明确档案信息采集范围、要求及标准。为防止出现档案信息不完整或者重复工作的情况，以具体情况为入手点，确定档案信息采集范围，信息收集流程及收集要求，避免重要数据丢失或者泄露。同时，要求档案信息采集人员熟悉信息采集工作流程，明确此项工作实施标准，严格遵守规章制度。第二，做好档案储存工作。档案储存工作较为复杂，需要工作人员整理档案内容，做好档案编号，按照要求归档。如果某一环节出现问题，会影响接下来信息检索。因此，制定档案储存管理制度，明确档案编号的制定原则、档案整理规则，引导工作人员将相同类型档案储存在同一空间或者平台。第三，优化档案检索过程。受档案类型和数量的影响，检索档案信息过程中会因为操作不当找不到对应的资料。为避免这一问题，制定相应的管理制度，确定档案检索要求，利用关键词或者特定属性（负责人、储存时间、存放地点）获取相应的档案资料。第四，针对各环节档案管理工作，制定岗位责任制度和绩效考核评价制度，督促档案管理人员积极开展工作。岗位责任制度的建设，能避免发生追责困难的问题。同时，完成档案管理工作中，进行考核评价，围绕档案管理工作成效、工作能力，全面评价档案管理人员工作情况，为优化人才队伍建设和档案管理制度提供依据。

3.2创新档案管理手段

信息化档案管理工作，能解决档案信息收集、储存和检索问题，对提高档案管理基础工作效率有很大的帮助。为创新档案管理手段，采取以下措施：第一，加强硬件设备建设。纸质档案转化为电子档案的过程中，需要较多硬件设备的帮助，如打字机、扫描仪、云端、数据库等等，如果在信息化建设中，出现硬件设备不足或者功能单一的情况，将会影响基础工作效果。因此，根据信息化建设需求，做好基础设施的采购工作，确保现有硬件设备能满足档案管理信息化工作需求[3]。第二，构建信息化管理系统。应用含有信息采集、储存和检索功能的档案管理系统，通过一体化管理平台的应用实现对各部门档案数据的综合管理。具体操作中，与第三方供应商合作，根据档案管理需求构建信息化管理系统，通过线上操作完成档案管理任务。第三，加强对档案管理人员的培训，使其掌握信息化工作方法。以信息化管理系统的操作为入手点，借助理论讲解、实践操作的方式，使档案管理人员掌握信息系统的操作方法。完成培训后，利用书面考核和实操的方式，了解档案管理人员信息系统掌握情况，判断其是否能参与现代化档案管理中，确保信息化档案管理工作顺利进行。

结语：

综上所述，现代化档案管理中，基层工作发挥重要作用，不仅促使档案管理标准化发展，而且提高档案管理工作效率，推动档案管理事业健康发展。立足档案基础工作，结合档案管理问题，以实际情况为导向，制定档案管理制度，明确工作流程，规范档案管理行为。同时，创新档案管理方法，引进信息技术手段，优化档案管理程序，促使档案管理信息化发展。

参考文献：

[1]彭艳.档案管理的基础工作与档案管理的现代化研究[J].国际公关，2024，（13）：65-67.

[2]储慧.加强国家重大科技基础设施运行档案管理工作的思考[J].办公室业务，2024，（12）：9-11+162.

[3]郑向荣.档案管理基础工作在公路工程科技档案管理中的作用[J].兰台内外，2024，（13）：64-66.