高职院校人事档案信息化管理需求及实现途径

摘 要：人事档案管理在高职院校中占据着举足轻重的地位，对于确保人事信息的完整性与保密性意义重大。然而，传统的人事档案管理模式常常面临着人力与时间成本高昂、信息流程不够顺畅以及数据安全风险较大等诸多问题。为有效解决这些问题，本文深入探讨人事档案信息化与服务模式创新，旨在通过系统建设、服务创新以及数据安全保障等策略的应用，实现人事档案的电子化存储和管理，并为高职院校提供更加便捷、高效的人事服务。

关键词：高职院校；人事档案；信息化；管理需求；实现途径

随着当前信息化浪潮的不断推进，高职院校的档案管理正经历着从传统手工操作向数字化、网络化的重大转变。这一档案信息化的建设进程，不仅能显著提高档案管理的专业水准和规范性，更能为在校师生提供更为便捷、高效的服务体验。深入探究高职院校人事档案信息化的具体实施路径，对推动档案管理领域的创新发展具有举足轻重的现实意义，同时也将产生深远的历史影响。

一、高职院校人事档案信息化管理需求分析

人事档案管理在高职院校发展中具有十分重要的作用，需要以党的政策为人事档案管理的根本方向，详细记录员工教育、经历等多方面内容，全面提高人事档案管理质量。但是，部分高职院校创立时间较早，积累较多人事档案资料，增加档案资料存储、查询和使用难度，从而需要实现信息化建设，解决传统纸质档案管理中存在问题，保证人事档案管理工作开展的实效性。

人事档案是记录和记载个人经历、知识水平和表现状况的专门档案，并按照规定的规则和方法分别整理和存储。这是党、国家机关和社会组织在官方管理培训中不可缺损的历史文件，单位档案管理的现代化水平关系到档案现代化水平，因此优化人力资源单位的档案管理非常重要。在新时代、新形势下，结合个人档案管理特点，众多信息化技术被广泛接受，以加强单位人事档案信息化的建设与开发，实现从创建纸质文件到电子版完整档案管理过程，人事档案管理信息化建设管理是档案管理和人力资源发展的趋势和必然需求。档案信息化在提升高职院校档案管理工作规避风险的能力方面起到了显著作用。传统的机打甚至手写归档的文件材料，在信息化管理的推动下，得以通过扫描录入计算机，实现了数字化保存。这一转变不仅使档案材料免受外界因素的侵害，如潮湿、虫蛀等，还极大增强了档案保存的安全性和稳定性。此外，档案信息化还有效降低了文件、档案在流转、借阅过程中因不慎造成的损毁、丢失风险。在电子化档案的管理下，只需妥善保存电子备份，即可避免传统纸质档案所面临的种种风险，为高职院校人事档案管理工作提供了双重保障。

二、高职院校人事档案信息化管理实现途径

（一）实现人事档案的网络化管理

高职院校持续发展过程中离不开多类人才的支持和保障，从而高度重视人事档案管理工作，灵活应用多种信息技术，实现人事档案信息资料共享，针对人事档案内容进行数字化管理、分析和应用，为人事管理人员进行员工岗位调整、绩效考核、晋升等提供有效的参考，在一定程度上推动人事管理工作的转型发展。

档案信息化对于提升高职院校档案管理及整体工作效率具有显著作用。传统的档案管理方式往往繁琐低效，工作人员需深入档案室，手动查阅目录和卷宗，耗时耗力。然而，随着科学的档案管理系统的引入，这一状况得到了根本性地改变。如今，借阅人员只需通过简单的文字输入、鼠标点击、文档查询和网页浏览，即可迅速完成借阅流程，极大提高了工作效率。这种转变不仅减轻了工作人员的工作负担，更使得档案信息的获取变得更为便捷。

网络化管理档案资料是借助网络平台实现档案资料的存储、管理及共享，这种方式不仅提升了档案管理的效率，还使得档案资源能够进行远程访问与利用。高职院校需构建完备的网络化档案管理系统，该系统应涵盖用户权限的精细管理、数据的实时同步更新以及便捷的在线检索服务等功能，从而确保档案资料既安全又易于使用。此外，网络化管理还需注重与其他信息系统的无缝对接，例如教务系统、人事系统等，以实现数据的全面互通与高效互联。

（二）提高信息化技术水平，提升管理效率

高职院校持续发展过程中，要积极强化单位硬件、软件设备的建设，为电子信息档案建设和管理带来更加便利的条件。电子信息档案离不开先进硬软件的支持和保障，提高管理工作效率，需要高职院校紧跟时代发展步伐，掌握先进电子信息技术的发展状况，不断更新和完善高职院校相关设备软件，提高档案馆信息化水平，将电子信息档案建设和管理放在重要位置，为高职院校创新发展提供更加全面、优质的服务。高职院校合理应用现代化先进技术，选择智能化方式管理电子信息档案，转变以往的档案管理模式，但是以传统采集、整理档案的形式为基础，不能忽视纸质档案管理，合理运用APP、政府网站等扩大高职院校电子档案信息的服务范围，实现信息资源实时共享，提高人事档案信息化建设质量。

高职院校创建人事档案数据库，更多注重人事档案信息数据收集、录入、存储等多方面工作，支持数据库中信息优化，发挥数据库平台的应用优势和价值，为相关人员查询和处理人事档案信息数据等提供便捷条件。人事档案管理过程中提升工作质量，完整、正确记录人事档案存档形式、时间和简介等，保证照片、影音等档案记录、存档，同时在存档过程中应用正确方式归类，规范处理单项资料，保证人事档案信息的完整。

（三）健全和完善人事档案信息化管理制度

制度和程序是一个团队持续发展的基础保障，根据我国高职院校实际情况，可以结合人事档案信息化管理建设和发展需求，制定相适应的工作条例，在条例内针对人事档案归档、分类和使用等多个方面的细节工作制定明确章程，并且确定人事档案信息资料的查询使用权限，制定资料内容传递流程等多方面的规则。另外，高职院校制定人事档案管理行为准则，高效利用管理规章制度和程序，保证其落实到相关细节工作中，为档案管理信息化建设发展提供有力支撑和保障。高职院校强化档案管理制度建设，能够有效提高工作开展的科学合理性，并且实现档案管理标准化建设，确保各项软硬件的统一性和规范性，在此基础上不断优化和完善档案管理制度，在这个过程中做好监督管理工作，增强档案管理制度的执行力，进一步推进档案管理信息化建设和发展。

（四）重视人才培养，提升管理水平

高职院校人事档案管理信息化建设对档案人员具有较高要求，需要他们具有扎实的专业知识，丰富的工作经验，熟练掌握电子信息技术，进而有效保证工作开展的有效性。人事档案管理信息化建设工作内容复杂、容易受到多方面因素影响，出现各种失误现象。我国科学技术迅速发展，档案管理人员需要积极创新工作模式，发挥先进技术和科技的优势，采用电子档案，实现计算机联网。因此，档案人员要积极学习计算机等专业知识，提升自身各个软件的实践操作能力，在实际工作中熟练掌握各个操作流程，提高人事档案管理信息化建设整体水平。高职院校要加大档案管理人员的培训力度，及时更新他们的管理技术和重视，灵活运用到实践工作中。同时，高职院校开展考核工作，审核档案管理人员专业知识和业绩，增强他们的危机意识和前进意识，并且针对优秀管理人员进行相应的奖励，调动他们的积极性和创新性，主动通过多种途径提升自身综合管理能力，有利于高职院校人事档案管理人才队伍建设，更好地服务于人事档案管理信息化建设和发展工作。

结束语

高职院校人事档案管理信息化建设和发展是基础性的重要工作，需要提高档案管理人员专业能力和综合素养，制定完善的规章制度和程序，并借助先进信息技术，全面提高人事档案管理信息化建设水平，从而有效保证人事档案管理质量和效率。

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