新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究

摘要：在信息化技术还未应用到事业单位建设中时， 其档案管理工作大部分由人工完成。由于操作数据的繁琐和档案种类的庞杂， 人力、物力消耗较大， 且工作质量难以符合单位预期要求， 导致很多相关工作无法有效展开， 工作水准大大下降。信息技术的应用除去解放了档案管理工作人员之外， 也让档案管理工作更加节省时间和空间， 传送更加方便， 保存和整理更加便捷。因此， 事业单位的档案管理信息化建设已经成为档案管理工作的必由之路， 对于档案工作建设的规划发展具有重要作用。

关键词：事业单位档案管理;信息化建设;档案管理信息化;创新探讨

现代科技高速发展，档案管理信息化建设也成为新时期档案工作的发展趋势。当前，我国各个行业中都应用到信息技术，事业单位档案资料管理也纳入信息化管理范畴。

1事业单位档案信息化管理的特征

1.1 档案存储环境优化

在旧有的档案管理工作中， 档案的记录媒介多为纸张， 而由于纸张的保质期有限、较易磨损且容易受潮或虫蛀等的特点， 档案管理资料需要定期进行重新记录和整理， 档案的存放时间较短， 存放条件限制也较多。因此， 从这一角度来说， 在进行档案管理过程中， 事业单位要专门选取合适的储存环境进行档案的存放和整理。另外， 由于记录和整理工作大部分由人工操作完成， 工作量大， 工作内容反复。不过， 在信息化技术引入到单位的档案管理之后， 档案大部分都可以存储到电子硬盘当中， 且可以根据需要对档案进行复刻或备份。相对于传统的档案管理来说， 电子磁盘占据的空间大大减小， 只要防止过多的磁场干扰， 电子档案不会受到虫蛀或者天气环境等的影响， 优势立显。

1.2 档案使用、查询便捷

传统的档案由于大多有纸张记载形成， 耗费档案管理工作人员大量的时间和精力进行整理，所以在借阅和查询时， 程序都较为繁琐。另外， 由于借阅使用的过程中， 档案与粉尘进行了大量接触， 因此档案很容易受到磨损， 更加剧了档案管理工作的困难。而信息化档案管理建设可以在减少档案占据的时间和空间的同时， 保障档案管理工作的外部共享和内部使用都较为方便。在进行档案查阅时， 相关工作人员只要利用电子信息搜索和查阅的功能寻找相关的资料，尽可能避免了档案资料的磨损。另外， 档案管理查阅的手续也更加简便， 借阅人员可以根据需要随时进行档案查阅。

2 新时期事业单位档案管理信息化建设的现状及存在的问题

事业单位管理的档案条目大， 数量多， 并且具有专业性和机密性， 传统的档案管理已经不能满足新时期事业单位档案管理的需要， 加强事业单位档案管理的信息化建设， 满足事业单位档案管理的需求， 为事业单位管理人员提供决策的依据， 更好的服务于事业单位的发展。事业单位档案管理的信息化建设虽然取得一定的成就， 但仍存一些问题， 第一， 档案信息建设的针对性有待提高， 事业单位通过局域网进行进行档案信息的操作， 电子文档的储存和查询都比较随意， 不能保证档案资料的安全性和机密性。并且目前所使用的软件对不同事业单位的档案管理缺乏针对性， 以至于部分软件出现档案管理失败的可能。第二，档案管理受到重视的程度有限， 使得一些较高素质和较高学历的人很难从其工作岗位中获得应用福利和待遇， 致使从事档案管理的工作人员整体素质不高， 在信息化的过程中缺乏必需具备的专业和技术素质。

3新时期事业单位档案管理信息化的建设与发展路径研究

3.1加强对事业单位档案建设相关人员的深入教育和启发

随着信息技术的不断发展和计算机的大力普及， 事业单位的各项工作都离不开电子办公， 而档案的种类和数量的不断增多， 也给档案管理工作带来困难。传统的档案管理方式已不适应这个时代的需要， 只有将档案管理同信息化管理相结合， 才能让档案在分类、统计、检索等方面更加方便、快捷、有效， 从而在工作中发挥出档案管理信息化应有的作用和优势。因此， 要加强对相关档案管理人员的教育， 提高其技能素质， 同时启发他们通过理论的学习与实际工作相结合， 发挥想象力和创造力， 对工作方法进行改革和创新， 实现档案管理人员工作技能的提高， 从而实现档案管理信息化工作水平的全面提高。

3.2 增加对事业单位档案信息化建设投入力度

首先， 要增强事业单位负责人对档案管理信息化的认识， 只有当负责人深入了解到档案管理信息化的重要性， 才会大力支持档案管理的信息化建设， 从而使其成为档案信息化建设的坚强后盾;其次， 要加大对资金的投入力度， 对档案管理信息化建设中需要的硬件、软件设施进行投入和完善， 能够大大提高档案管理系统的安全性和完整性， 保障档案管理信息化在日常工作中的高效运转;最后， 还要对档案的各种信息进行实时处理， 及时更新数据资料， 保证各项数据的可靠性和完整性， 提高档案管理的信息化水平。

3.3 构建安全科学的管理机制

档案管理信息化建设的初衷是为了更好的为社会服务、为人民群众办事， 所以事业单位的档案管理部门要尽可能多对档案信息进行补充， 并建立一套安全科学的管理机制， 从而实现档案信息利用的最大化， 同时也能够达到资源的共享功能。并且建立一套安全、科学的档案管理机制， 也是为了能够最大限度的解决社会上虚假信息的出现，保障人民生命财产安全。

3.4加强对档案信息资源的建设

档案信息资源的建设是档案信息化建设的基础， 没有档案信息就无从谈起管理。因此， 事业单位在进行档案管理信息化建设中， 首要任务就是要建立一个拥有完整规模的档案信息资源的数据库。当然， 对档案信息的管理不仅要注重局部的管理， 更要注意档案在事业单位全局管理中的统一调配。

结束语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设，是一个系统建设的过程，其中会出现很多问题。因此，针对这些问题，事业单位要有针对性地提出解决对策，这样才能推进事业单位档案管理信息化建设，才能保障事业单位能够健康稳定发展。

参考文献

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