干部人事档案管理的优化对策

摘要：在新时代，干部人事档案管理不仅是组织管理的根本任务，也是实现干部选拔任用公平准确的重要保证。同时，它直接关系到党和国家事业的长远发展。然而，随着社会形势的变化和对干部工作需求的增加，干部人事档案的管理也面临着新的挑战和问题。信息时代的到来对干部人事档案管理提出了新的要求。在数字化和智能化的背景下，传统的纸质档案管理方法正变得越来越过时和低效。因此，如何推动干部人事档案管理向信息化、智能化方向发展，已成为亟待解决的问题。

关键词：干部人事；档案管理；优化措施

中图分类号：G270     文献标识码：A

引言

干部人事档案，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好干部人事工作的基本前提。只有充分保障好干部人事档案的管理、收集等工作，组织人事部门工作才能有章可循、有档可查，有据可依。

1 干部人事档案管理的特点

首先，保密性是干部人事档案的重要特性。干部人事档案的查阅必须遵循严格的规定和程序，严禁随意提供服务，以防人事档案信息的泄露或篡改。其次，真实性是干部人事档案的核心要求，也是其生命力所在。干部人事档案必须真实、准确地反映干部的实际情况，确保档案内容的可靠性。再次，鲜活性要求干部人事档案应随着干部的成长和发展，及时更新和收集新的材料，以保证档案内容的时效性和生动性，有效记录干部最新的个人情况。最后，全面性强调干部人事档案应涵盖干部的履历、自传、考核、学习、政审、党团、奖惩、工资、任免、体检等多方面信息，它不仅是干部的“第二张身份证”，而且全面反映了干部个人成长和思想发展的全貌。

2 干部人事档案管理工作的重要性

干部人事档案作为档案体系的关键构成部分，承载着重要的政治意义。妥善管理干部人事档案，不仅确保了国家及人类历史资料的完整性和准确性，而且为各级党委（党组）在干部资源配置、领导团队建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等方面提供了精确高效的服务。干部人事档案工作机构及其工作人员必须遵循相关标准和要求，及时收集材料，核实材料的真实性，检查材料的规范性及手续的完备性，严格控制材料的准入。对于应归档的材料，需进行精确分类，编制详尽的材料清单，并在组织合格后方可归档。涉及国家秘密和工作秘密的干部人事档案及信息，必须严格保密；而涉及商业秘密和个人隐私的材料及信息，则应依照国家相关法律法规进行管理。在正常情况下，各级党组织在选拔任用干部时，能够依据人事档案记录，全面了解候选干部的政治素质、思想觉悟、学习工作经历、业务能力、工作成就、廉洁自律以及家庭状况、社会关系等信息。这有助于更精确地分析和评估候选干部的综合能力、专业优势、主要不足等，为干部选拔提供有力的参考依据。

3 干部人事档案管理工作存在的问题

3.1 管理机制滞后

目前，干部人事档案管理体系存在滞后性问题。此问题主要体现在以“计划管理”为核心的传统管理制度，面对干部工作的发展需求时，表现出的灵活性和适应性不足。具体而言，一方面，干部人事档案管理过度依赖行政手段，导致档案材料收集制度过于行政化。在政府职能转变的背景下，这种制度安排显得越来越不适应时代要求，因为行政手段可能无法满足日益复杂的干部人事档案管理需求；另一方面，现行的收集范围和鉴别机制与新的干部考察任用要求不相适应，存在明显的不协调性。例如，对于离任审计和任前公示等材料的收集，现行制度缺乏明确的指导，操作上存在困难。

3.2 信息化水平不高

一是在技术应用层面，一些单位在干部档案管理工作中信息技术应用水平较低，如硬件设施陈旧、软件系统更新缓慢，导致档案管理效率低下。其次，在数据管理方面，档案数据的质量差异很大，一些档案信息不完整、不准确，缺乏统一的数据管理标准，导致数据的整合和利用效率低下。第三，在制度建设层面，一些单位档案管理信息化缺乏全面的制度保障，如缺乏统一的管理规范和监督机制，难以有效推进信息化工作。

3.3 问题整改不彻底

在干部人事档案专项审核过程中，一些单位对于审核中发现的问题档案处理不够坚决，对于存在的矛盾避而不谈，表现出“不愿改、不敢改、不会改”的态度。特别是在处理涉及“三龄两历”等历史久远的材料时，催促补充的力度不足，主要依赖于官方之间的联系来补充材料，并辅以直接联系干部本人以补交缺失材料的方式。然而，在直接联系干部本人时，干部往往表现出抵触情绪，认为由于材料年代久远且非本人经手，因此在寻找和开具材料方面缺乏积极性和配合度。而当通过官方渠道联系干部原单位时，由于干部的组织人事关系已经转移，且原经手人员多已更换，对于一些年代久远且难以寻找的材料补充不够及时。面对干部本人和原单位材料补充不及时的情况，干部人事档案工作人员往往心存顾虑，担心引起不快，缺乏持之以恒的坚持和毅力，导致干部材料缺失、档案内容不完整的问题在一定程度上依然存在。

4 干部人事档案管理的优化对策

4.1 健全工作制度

健全的工作制度是确保干部人事档案高效管理的前提和保证。首先，有必要建立一个全面的档案管理系统。建立健全档案存储和安全管理制度，确保档案材料的安全性和完整性；其次，要根据新形势下干部的工作需要，及时调整和完善现有的工作制度。随着干部工作的不断发展和变化，原有的工作制度可能存在滞后和不适应的情况，需要及时调整和优化。这包括改革干部选拔任用制度，调整档案收集范围和鉴定标准，完善档案信息管理系统。最后，确保工作系统的持续改进和更新。随着时代的发展和干部工作要求的变化，工作制度也需要不断完善和更新。管理人员应密切关注干部工作的最新发展和需求，及时调整和更新工作制度，确保其与实际工作的兼容性，保持工作的效率和灵活性。

4.2 精细化管理档案

一是要细化档案管理流程，制定具体实施方案，尽可能优化干部人事档案的编制；在档案编纂过程中，要有明确的规章制度，严格执行各项规章制度，建立组织审查制度。其次，要细化制度实施，对档案管理过程中的风险因素进行深入研究和分析，确定档案归档、传输、管理等关键环节；加强档案材料的审查，避免随意篡改，确保档案的规范性和严谨性。我们需要再次完善信息管理，根据档案的组织及时跟踪档案的信息动态，提高工作效率和质量。最后，要加强档案管理的服务功能，注意档案的保密性，避免泄密，保护当事人的合法权益。

4.3 聚焦档案意识提升，强化监督激励保障

首先，需完善档案管理的规章制度。这包括制定和优化立卷归档、档案保管、档案保密、档案利用以及档案数字化管理等方面的制度，确保通过制度来规范人员行为和事务处理。其次，应构建完善的培训考核管理体系。将干部人事档案管理工作与其它业务工作同步规划、同步推进、同步执行，并选拔政治素质高、责任心强的人员负责此项工作。同时，建立持续的培训考核机制，细化考核措施，并将干部人事档案管理的考核结果纳入年度考核体系，确保单位及档案工作人员在思想和行动上对档案工作给予充分重视[1]。第三，需完善激励政策的实施。将干部人事档案管理工作纳入年度评优评先的范畴，加强对档案工作人员的关怀与支持，并在档案管理工作人员中选拔和任用干部。最后，建立材料归档的定期提醒机制。通过单位内部系统定期发布归档提醒，加强干部人事档案相关政策的宣传，提升相关部门及干部个人对档案归档材料重要性的认识。

4.4 稳步提高管理水平

一是开展线上线下结合的干部人事档案专项培训，确保所属单位人事等相关人员全员参加培训。培训采用理论联系实际的授课方式，对干部人事档案工作起源、管理发展、审核工作和常见错误等方面进行全面系统的讲解，并结合多年工作实际，针对工作中的典型案例进行分析，帮助大家理解政策规定。二是传达上级最新指示精神。针对干部人事档案内容分类、日常管理、利用审核和收集归档逐字逐句进行剖析，提示所属单位注重干部人事档案工作人员的专业能力培养，避免频繁更换档案管理人员的情况。对新上岗的干部人事档案工作人员要及时进行岗前培训，对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当加强培养使用，为干部人事档案队伍建设和人才培养打好基础。三是开展干部人事档案专项检查，检查组选派所属单位人事部门、党建工作部门政治可靠、业务过硬的干部人事档案工作人员担任，采用互审的方式开展专项审核工作[2]。同时，档案管理人员学习其他单位干部人事档案专项审核及日常管理先进经验，在干中学、在学中干，检查、学习两不误。四是组织干部人事档案管理人员到先进单位学习经验，互相交流，不断提高档案管理水平，使干部人事档案管理人员业务水平与时俱进。

4.5 提高效率与质量，实现工作流程的规范化

首先，必须构建和完善工作流程以及标准化的操作规程。在干部人事档案管理领域，规范化的操作流程对于提升工作效率和确保工作品质至关重要。这涉及明确界定每个环节的职责与工作内容，制定详尽的操作规程和标准，确保各步骤均能依照既定程序执行，从而避免疏漏和错误的发生。例如，在收集、归档及识别干部档案材料的过程中，应当明确每个环节的具体操作步骤和标准，以确保材料的精确性和完整性，进而提升工作效率；其次，需强化对工作流程的监督和检查，以便及时发现并解决问题。监督和检查是确保工作流程标准化的关键措施。通过定期的检查和评估，可以揭示问题和不足之处，并迅速采取纠正措施，以保障工作的顺畅进行和质量的保障[3]。例如，建立定期的工作检查制度，对工作流程进行全方位的检查和评估，发现问题并及时进行修正，同时为员工提供培训和指导，以提高工作的标准化程度。

4.6 增进干部一档与干部二档管理系统的整合

在新形势下，干部一档与干部二档管理系统整合是提升人事档案管理效能的关键措施。要想实现这两个档案系统间的连接，需要构建一个统一的信息平台，通过该平台无缝对接市人社部门的干部一档和单位内部的干部二档，在确保数据一致性的基础上实现 信息的实时流通。首先，组织应制定统一的数据录入标准，如明确规范基本信息、工作经历、教育背景等信息的格式，保证不同系统间的数据可以实现互通。其次，组织应对纸质档案进行数字化处理，使之可以在信息平台上存储和检索；对于历史档案，可以利用扫描等技术进行数字化保护，并保证数字化过程中信息的准确性和完整性。再次，组织应建立权限管理系统，根据管理人员的级别设置不同的访问权限，以此保证信息的安全。同时，权限管理系统应具有操作记录的功能，以便相关工作者进行事后的审计和追踪。最后，组织应利用数据分析工具深入分析干部二档中的信息，以帮助领导层了解干部的成长路径、能力特点和潜在问题，从而为干部的选拔、培养和使用提供科学依据。

结束语

干部人事档案管理模式的创新对于提升管理效率、构建积极的组织氛围、推进干部人才建设，以及支持人事决策具有重要意义。组织需要对当前干部人事档案管理中存在的问题，如档案收集不及时、管理人员素质与业务水平的不匹配等引起重视，通过创新干部人事档案管理模式更好地适应时代发展，并满足组织对高效率和高质量人才管理的需求。通过不断优化管理机制、提升管理人员素质和加强对档案资料的安全保护，干部人事档案管理工作必将迎来新的发展机遇，为组织的持续稳定发展提供全面的信息支撑和保障。

参考文献

[1]韦珉.提升机关事业单位文书档案管理质量的建议[J].办公室业务，2020（07）：113-114.

[2] 黄翊鹏，王赫，吕序翰.新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践［J］.山东档案，2020（4）：68-69.

[3] 刘燕.新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践［J］.魅力中国，2021（49）：103-104.