做好干部人事档案管理工作的思考

摘要：对于如何做好干部人事档案管理工作，我们需要深入思考和探讨。干部人事档案是记录干部个人经历、政治表现、业务能力、工作实绩等重要信息的综合材料，是选拔任用干部的重要依据。因此，加强干部人事档案管理，确保档案的完整、准确、安全，对于提高干部管理工作质量和效率具有重要意义。如何将干部人事档案管理工作向信息化、智能化方向推进，成为当前亟需解决的问题。这不仅包括档案信息的电子化存储和管理，更需开发利用大数据、人工智能等先进技术，为干部工作提供更精准、更便捷的支持和服务。因此，对干部人事档案管理工作的现状进行深入研究，找出存在的问题，并提出优化措施，对提升干部工作的科学性、准确性和效率具有重要意义。

关键词：干部人事；档案管理；优化措施

中图分类号：G270     文献标识码：A

引言

干部人事档案的管理是做好人事工作的重要前提，是人员调动、晋升、薪酬调整等工作的重要依据。随着信息技术的快速发展和人才库的多样化和复杂性，传统的干部人事档案管理方法已无法满足发展的需要，暴露出许多问题。因此，有必要应用新技术、新方法，探索符合干部人事档案管理实际发展的新措施，进一步提高干部人事档案的管理工作水平。

1 做好干部人事档案管理工作的重要性

确保干部人事档案管理工作的重要性得到充分认识和有效执行，对于任何一个组织来说都是至关重要的。干部人事档案不仅记录了干部的个人基本信息、工作经历、教育培训、考核评价、奖惩情况等关键信息，而且是组织选拔任用、培养教育、监督管理干部的重要依据。一个健全、规范的干部人事档案管理体系，能够为组织提供准确的人才信息，帮助组织做出更为科学的人事决策，从而推动组织的长远发展和稳定运行。此外，随着信息技术的发展，干部人事档案管理工作的数字化、网络化趋势日益明显，这要求我们在坚持传统管理优势的同时，也要不断创新管理手段，提高档案管理的效率和安全性，确保干部人事档案的完整性和保密性。因此，加强干部人事档案管理，不仅是对干部个人负责，更是对组织和社会负责，是维护组织纪律、保障组织利益的重要措施。

2 干部人事档案管理工作存在的问题

2.1 管档意识滞后

干部档案乃选拔任用干部之关键依据。干部之个人经历、教育背景、工作表现等信息皆载于档案之中，对干部之选拔任用产生直接影响。然而，部分管理者对干部档案之重要性认识不足，可能忽略档案信息之准确性和完整性，致使干部选拔任用过程中出现偏差与错误。若管理人员对干部档案之重要性认识不足，可能忽视档案信息之及时更新与完善，导致档案信息陈旧且不完整，影响干部个人发展及管理之顺畅进行。此外，部分文件管理人员对政策法规缺乏深入理解，在为干部服务方面未能与时俱进，导致无法准确运用政策法规指导干部人事档案管理。此陈旧之文件管理观念阻碍了干部人事档案管理之进一步发展。

2.2 管理人员素质不高

档案管理是一项要求高度专业技能和知识的工作，必须经过专门的培训才能胜任。然而，在一些基层单位中，档案管理人员往往身兼数职，由于缺乏必要的培训，他们难以投入足够的时间和精力于档案管理工作；此外，部分档案工作者对档案管理职业前景持悲观态度，工作积极性不高，对于提升自身专业技术水平缺乏动力。

2.3 缺乏有效的资料分析利用机制

在大数据时代背景下，庞大的信息资源正在重塑组织的管理与决策模式。尽管如此，当前干部人事档案管理在档案材料的应用层面仍停留在基础阶段，主要表现在对档案材料的深度挖掘与分析方面存在不足。虽然大量档案信息得到了恰当的保存，但尚未转变为能够有效支持人才管理决策的信息资源。首先，由于缺乏系统的数据集成和分析工具，档案材料以分散和独立的方式进行存储。不同部门、不同岗位所掌握的信息极为零散，难以形成对干部的全面了解和评价。其次，由于管理理念和专业技能的局限，档案管理人员往往偏重于数据的收集和归档，而忽视了对档案信息的深入研究和价值挖掘。因此，干部人事档案中蕴含的大量历史数据未能得到充分的利用，其对人事决策的参考价值有限，这在一定程度上制约了组织在人才管理方面水平的提升。

2.4 管理体制不顺畅

目前，我国国有企业干部人事档案管理主要采用“行政权力”“依附关系”的管理方式，然而由于人事变动很大，不同区域的人事关系会随之改变，这就导致了目前的人事管理工作面临着新的形势和新的变化，干部档案管理已远跟不上人员的流动，而如果干部档案更新不及时，会造成一些制约人事调动的问题产生。

3 干部人事档案管理工作的优化措施

3.1 更新思想观念

当前，干部人事制度改革的深入推进，带动了干部人事档案管理水平的相应提升。然而，据调查结果显示，干部档案管理改革与干部工作的发展尚未完全实现同步。随着信息技术的飞速发展，档案管理已不再局限于传统的纸质档案，而是逐步向数字化和网络化方向演进。为了切实适应新形势的需求，干部人事档案管理亟需进行根本性的变革，而不仅仅是表面的调整。这一变革的核心在于摒弃传统的干部人事档案资料管理模式，重视干部档案资源的开发与利用。这表明，必须改变过去陈旧的观念，调整宏观思维，更客观、更全面地了解干部，以实现选拔任用有能力、有知识的人才的目标。

3.2 建设高质量人员队伍

干部人事档案管理是构建和维护高质量人员队伍的重要基础工作。通过科学规范的档案管理，可以确保干部信息的准确性和完整性，为选拔任用、教育培训、考核评价等人事决策提供可靠依据。同时，加强干部人事档案的动态管理，及时更新个人信息，反映干部的工作表现和能力提升，有助于优化人员结构，提高整个队伍的专业水平和工作效率。此外，强化档案保密工作，确保干部个人信息安全，也是提升干部信任度和组织凝聚力的关键。因此，干部人事档案管理不仅是行政管理的需要，更是推动组织发展、构建高效能团队的重要手段[1]。干部人事档案管理工作要求管理人员具备较高的综合素质和自我提升能力，以适应工作的不断变化和发展的需要。因此，通过提升综合素质和提升自我计划，帮助管理人员全面提升个人素质和能力，包括思想道德素质、职业道德修养、学习能力、沟通能力等方面，以适应干部人事档案管理工作的需要，实现个人和组织的共同发展。

3.3 规范管理流程，保障档案资料安全

确保干部人事档案资料的安全性是现代人事管理工作的关键组成部分。首先，组织必须对档案资料的管理流程实施严格的控制措施，包括制定详尽的操作规程和安全准则，确保从录入、存储、检索到使用的各个环节都有明确的标准和流程，要求所有人员遵循既定规则。同时，组织应对操作人员实行严格的权限管理和身份验证，确保只有授权人员能够接触敏感信息，从而降低数据泄露的风险。其次，组织应提升对档案资料物理和网络安全的关注。在物理安全方面，组织需采取防潮、防火、防盗等措施，以确保资料的安全存放。在网络安全部分，组织应积极采用先进的防火墙技术、入侵检测系统和数据加密技术，以保护档案资料免受网络攻击和非法访问。此外，组织还需定期安排专业人员进行安全审计和风险评估，及时发现管理流程中的潜在漏洞和弱点，以持续强化安全防护措施[2]。同时，组织应建立档案资料的备份制度和灾难恢复计划，确保在任何不可预见的情况下档案资料能够迅速恢复，保障管理工作的连续性。教育和培训同样是确保档案资料安全的重要环节。应定期开展安全意识培训和应急演练，提高管理人员对档案安全重要性的认识，以及应对突发事件的能力。

3.4 完善监督检查方式

首先，需确保在日常检查、巡回检查、绩效评估及专项检查过程中所识别的问题能够得到妥善的整改与执行。检查结束后，将编制整改清单，相关单位需对识别出的问题进行自我审查与整理，逐一进行分析，并从中汲取经验教训。对于所发现的问题，将不予以回避或掩饰，而是要真实地组织整改工作[3]。其次，应加速推进干部人事档案的数字化进程，开发相应的软件系统，全面而深入地推进干部人事档案的信息化工作。通过逐步建立数字系统共享平台，确保数字档案能够及时且准确地录入系统，并根据管理权限设置查看权限，构建起多元化的监督体系，为干部人事档案管理的监督工作提供全面的指导。

3.5 改进检索手段，提高信息化管理水平

引入尖端的信息技术，以优化档案检索流程。传统档案检索流程可能面临效率低下、操作复杂等挑战，而采纳先进的信息技术则能显著提升检索的速度与精确度。例如，通过构建档案信息数据库，并采用数据库管理系统，可以实现档案信息的数字化存储。同时，利用全文搜索和关键词搜索技术，档案信息检索将变得更加便捷高效。此外，借助自然语言处理和机器学习等人工智能技术，智能档案检索得以实现，能够根据用户需求迅速而准确地提取相关信息，从而进一步提升检索效率。构建完善的档案管理信息系统，以实现信息化管理。通过建立档案管理信息系统，可以实现档案信息的集中化管理、统一调度以及安全保护，进而提升信息资源的使用效率和管理水平。这要求根据干部人事档案管理的实际需求，设计并开发出一套合适的管理信息系统，涵盖档案录入、存储、检索和共享等功能模块，确保档案信息的完整性、可靠性和安全性。同时，结合云计算和大数据技术，可以实现档案信息的在线存储和实时更新，促进信息共享，提高管理效率。强化档案管理信息系统的维护和更新，确保其与时俱进[4]。随着技术的持续进步和干部工作需求的演变，档案管理信息系统亦需不断进行优化和完善，以适应档案管理工作的新要求。因此，建立一套健全的系统维护机制，定期进行系统更新升级、漏洞修复和功能完善，是确保系统稳定运行和持续发展的必要措施。

3.6 加强对纸质文档及电子文档的协同管控

为了提高工作效率和确保信息安全，干部人事部门需要加强对所有形式的文档资料的管理。这包括对纸质文档和电子文档的双重重视，确保两者之间能够实现有效的协同管控。通过建立完善的文档管理制度，可以确保文档的创建、存储、分发和销毁等环节都符合安全和合规要求。同时，采用先进的信息技术手段，比如文档管理系统和权限控制工具，可以进一步提升文档管理的效率和安全性。此外，定期对文档管理人员进行培训，提高他们对信息安全重要性的认识，也是确保文档管控到位的关键措施之一。

结束语

做好干部人事档案管理工作，对于夯实新时代党的组织基础，提高干部选拔任用质量，促进选人用人工作更加科学、严密、有效，具有重要意义。要从强化监督激励保障，提升单位、部门、档案工作人员和干部本人的档案意识，强化管档机制创新，提升档案管理规范化水平，强化数字变革，提升档案管理科学化、现代化水平，强化安全保密，确保档案信息安全，强化档案作用发挥，做选人用人工作的参谋部和信息库等方面着手，全面提升干部人事档案管理工作水平和服务效能。

参考文献

[1] 江柯芸.新形势下事业单位人事档案管理特点及模式探讨［J］.卷宗，2019（29）：4.

[2]段亚宁.数字化背景下事业单位干部人事档案管理工作优化研究[J].兰台内外，2021（30）.

[3]傅芳周.新时期强化机关事业单位干部人事档案管理能力的思考[J].兰台内外，2021（16）.

[4] 冯明秋.事业单位文书档案管理质量提升路径[J].黑龙江档案，2021（04）：362-363.