档案跨馆利用机制研究与实践

摘要：新时期，我国基层档案馆需要建立起档案跨馆利用机制，此项工作能够为广大人民群众提供便利的档案服务，促进各档案馆之间档案资源的整合共享，提升了档案服务质量，更为推动档案事业的健康发展奠定下坚实基础。因此，建立档案跨管利用机制有着非凡的价值意义，本文首先论述了档案跨馆利用机制的重要性，其次则探讨积极推进档案跨馆利用机制的相关举措。

关键词：档案；跨馆利用；机制

1、引言

建立并完善档案跨管利用机制，既提升了档案服务质量，为人民群众提供便捷的档案服务，同时能够促进档案资源的整合共享，建立档案跨馆利用机制，需要加强法制建设、强化资源整合力度、推进数字化建设的进程，并构建档案服务平台，这样才能丰富档案馆馆藏资源，提升档案利用效率，以及档案服务水平。

2、档案跨馆利用机制的重要性

首先，建立档案跨馆利用机制，能够为广大人民群众提供便捷、高效的档案服务，在传统的档案管理服务模式下，人民群众在查阅非本地档案时，会面临地域限制等因素消耗掉大量的时间精力，甚至无法获取目标档案信息。而建立起档案跨馆利用机制突破时空的束缚。群众在任意一家档案馆便能够查询到所期望的档案信息。从而促进档案服务便捷性。覆盖面积的极大提升；

其次，建立档案跨馆利用机制，促进了档案资源的整合共享。多家档案馆建立起跨馆利用机制，能够互通数据、共享信息，避免重复建设档案资源的浪费，同时能够深度的挖掘和利用更有价值的档案信息，从而为社会发展，以及人民群众提供更好的档案服务；

再者，建立起档案跨馆利用机制，全面提升档案服务的质量效率。基于档案跨馆利用机制，能够快速响应人民群众的查询需求，让人民群众能够获取所期望的档案信息。同时，档案跨馆利用机制能够帮助多家档案馆形成深度合作，从而为档案服务质量、档案管理水平的提升提供了深层次帮助；

最后，构建档案跨管利用机制，为档案事业的健康发展，提供了驱动力。近些年来，随着我国信息化技术的蓬勃发展，在多家档案馆之间建立起档案跨馆利用机制，已经成为档案服务行业发展的重要潮流和趋势。建立并完善档案跨管利用机制能够更好的挖掘档案信息，服务于社会发展以及人民群众。同时，档案跨款利用机制还能够拓宽档案服务的领域，创新服务形式，也为档案事业的多元化健康发展提供深层次帮助。

3、积极推进档案跨馆利用机制的举措

3.1加强法制建设，提供法律保障

法制建设是保障档案跨管利用的重要基础，尽管现阶段一些基层档案馆在档案跨管利用方面，做出了相应的尝试和突破，但是由于未能建立起完善的法规政策和标准，致使档案跨国利用未能形成全面推进。因此，需要建立起统一的档案跨管利用规范标准，以及法规。

首先，有关部门需要对地方档案管理部门的实际情况进行深度调研，由专门课题组结合基层实际情况制定档案跨管利用的标准规范。所建立起的标准规范应涵盖多个方面。例如：档案跨馆利用的范围、方式、跨管利用的流程，以及各单位的权责，以便为档案跨馆利用工作的开展提供有效指导。同时，还需要加强法规宣传普及工作的力度，帮助相关单位以及社会各界深刻认知到档案跨管利用的重要性；

其次，为了能够促进法制建设工作的开展，应强化监督管理工作。档案馆内部需要监督检查档案跨管利用工作的基本情况，充分落实各项标准、贯彻执行各项政策。尤其是对违反规定的行为，应通过依法处罚，提升档案跨馆利用的公正性，维护档案跨馆工作的秩序。

3.2加大资源整合力度，丰富馆藏资源

整合档案资源是促进档案跨馆利用的关键，档案的种类繁多且较为分散，一些专业档案保存在专业档案馆之中，这样难以对相关资源形成有效整合。因此，我国基层各档案馆应重视资源整合、丰富档案资源。

一方面，需要严格贯彻落实《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，并履行档案接收的职责，有效收集档案资源。相对于未纳入档案部门的档案资源，以及已经纳入但未进行及时移交的资源应，切实做好开发利用工作，以便提升档案资源的丰富性和完整性；

另外一方面，应做到大胆的创新发展，从而满足新时期人民群众对档案资源的迫切需求。例如：需要与有关部门建立起合作关系，在档案资源的收集整理方面形成合力，提升档案收集整理工作的质量，同时需要基于接受捐赠、购买服务等形式，广泛收集档案资源。此外，需要积极的鉴定馆藏资源，切实做好相应的整理工作，确保馆藏资源的质量，提升档案可用性。

3.3加快数字化进程，提高利用效率

加快档案数字化建设的进程，是充分提升档案跨馆利用质量的关键，为了能够促进档案数字化建设的进程，需要做到以下几个方面。

首先，需要将档案数字化建设作为档案信息化建设整体规划的核心。需要为档案数字化工作明确具体的目标和任务，同时需要投入充足的人力资源、物力资源，以便有效推进数字化建设；

其次，需要强化档案数字化的前期规划工作。在制定数字化方案的过程当中，应综合考虑各项因素，合理设计数字化建设的目标和流程。例如：档案的类型、档案年代、档案数量等等，同时需要为档案建立起统一的标准规范，从而提升档案数字化建设的质量和效率；

再者，在数字化建设过程当中，要全面提升数字化工作的自动化、智能化水平。需要利用现代化的OCR光学字符识别技术，将传统的纸质档案扫描为数字化的文本文件，并利用图像处理技术优化处理档案图像，还有需要基于数据库技术存储和管理数字化档案。此外，应重视数字化档案的安全管理工作，在数字化建设过程当中，需要对档案构建严格的质量控制机制，并强化数字化档案安全管理，从而保障数字化档案的质量，避免档案信息发生不良的泄露和损坏情况；

最后，需要建立起统一的档案数据库和多媒体档案数据库，以便促进档案跨管利用工作的有序开展。建设和管理相关数据库能够共享档案信息，促进档案信息的互联互通，同时也为档案跨管利用工作的有力开展提供更多的数据支持。

3.4推进服务平台建设，提升服务水平

建立起档案跨管利用服务平台，能够有效提升档案服务水平。为此，各地方基层档案馆需要共同参与服务平台的建设和完善工作。

首先，需要利用现代化的网络技术构建出具有较大覆盖面积的档案数据共享平台。在该平台之上，要建立起一站式的档案受理服务、档案共享服务等相关功能，以便能够高速的交换和共享档案数据信息，促进档案信息利用效率和准确性的提升；

其次，需要为档案数据交换平台、档案信息资源平台建设后台支持系统。建立该系统能够为档案跨管利用提供有效的技术支持和多元化的服务资源。而且在建立该平台的过程当中，需要为其提供服务器网络数字化安全检索等相关技术支持，以便提升相关共享平台的服务质量；

最后，需要利用各种渠道和方式，提升服务平台的宣传推广工作。为了提升人民群众对服务平台的有效认知以及服务平台使用效率，需要积极利用短视频平台，以及各类网络渠道向人民群众宣传服务平台的优势以及各项功能。同时，需要对服务平台强化维护管理工作，确保相关平台安全稳定的运转。

结束语

综上所述，建立档案跨管利用机制能够为人民群众提供方便、高效的档案服务，促进档案资源的整合共享，提升档案服务质量，并推动档案事业的健康蓬勃发展。建立跨管利用机制不仅要重视法制建设，加强加大资源整合力度，同时要推进数字化进程以及服务平台建设，这样才能有效提升档案资源利用效率和档案服务水平，为档案事业蓬勃发展提供有效帮助。

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