管理+信息化：全面提升企业人事档案管理质量

摘要：人力资源管理部门作为企业架构中的核心组成部分，职责范围广泛，涵盖人员招聘、薪酬体系设计、培训与发展策略制定等多个维度，并且还负责着员工档案的维护与管理工作。随着计算机科技的飞速发展，这一领域正迎来前所未有的变革契机，极大地重塑企业人事档案管理工作的模式。在此背景下，国家对企业人事档案管理工作的关注度不断提升，推动企业积极利用现代信息技术，以实现管理的高效化，这已成为当下的发展趋势和广泛采用的实践做法。

关键词：企业；人事档案；管理质量

引言

人事档案管理工作是人事管理体系中的核心环节，对于个体、企业乃至整个国家都具有极其重要的意义。在个体层面，人事档案详尽记录每位员工的成长轨迹、道德品质、行为表现以及社会关系网络等多元信息。这些信息不仅是个体历史的见证，更是直接影响其薪酬待遇、职业晋升、退休规划以及社会保险等与生活品质和职业发展紧密相连的重大决策的关键因素。对于企业而言，人事档案的价值更加凸显，成为企业评价、甄选和任用人才不可或缺的基石，既是企业严格执行干部管理规范、确保组织高效运转的重要依据，也是优化人力资源配置、促进企业文化建设和员工个人发展的有力支撑。

一、企业人事档案管理信息化的价值

（一）积极顺应时代进步

随着网络与计算机的广泛普及，信息技术已深入日常运作与生活的方方面面，展现出无处不在的便利性，信息传递速度大幅提升，应用范围不断拓展，这些均标志着大数据时代的鲜明特征。为顺应信息时代的快速发展，推动企业人事档案管理实现根本性进步，智能化已成为当前亟需达成的核心目标。观察当前态势，我国传统的人事档案管理正经历着一场深刻的转型。聚焦于中小企业的变化趋势，运用计算机及网络技术进行人力资源管理已成为主流的管理模式。智能化操作系统的引入，取代以往人工操作的传统管理方式，这表明人力资源管理领域正与时俱进，迈入一个全新的发展阶段。

（二）促进企业管理发展

在当今企业环境的复杂多变背景下，员工队伍规模庞大且成分多样，加之部门结构频繁调整，导致档案资料数量急剧增长，给企业信息管理带来巨大挑战。显然，传统的人事档案管理方式已难以适应现代企业追求高效运营的需求，人事档案管理不应成为制约企业发展的障碍。因此，为在激烈的市场竞争中稳固自身地位并达成可持续发展目标，企业必须融合管理创新与信息技术，充分利用计算机技术与人工智能的强大能力。举例来说，面对日常频繁的人员流动情况，企业能够通过收集并分析相关数据，在网络平台上达成动态监控效果，之后精确标注这些信息并将其安全地存储在计算机系统或云端服务器中，若需查找特定员工的档案，管理人员可直接在这一数字化平台上迅速获取相关信息。此外，人力资源部门通常存有大量历史档案资料，将这些传统的纸质档案转化为数字化格式，能够有效促进企业管理发展。

二、全面提升企业人事档案管理质量的有效举措

（一）搭建信息化管理平台

要想构建信息化管理平台，首先应组建一支具备专业资质的技术团队，该团队成员需在对口领域拥有专业资格，并持有合法有效的从业资格证书及计算机技术认证，以确保信息化平台能够与人事档案信息管理系统完美融合。其次，对于人事档案管理岗位的工作人员，需设定更为严格的标准，应当承担起资源库持续更新与维护的职责，主动探索并采用先进的管理方法，同时负责平台的监控与故障排查工作，确保任何数据异常都能得到及时修正。再者，技术团队还需不断钻研，以提升管理系统的智能化程度和操作便利性，确保信息化平台的使用体验更加流畅，从而推动人事档案管理全面进入信息化时代，彻底告别传统的纸质管理模式。通过所建立的信息化平台，能够轻松实现档案资料的共享，极大程度地简化员工档案的转移流程[1]。

（二）动态化管理人事信息

在传统的纸质档案管理模式下，员工档案从入职到离职期间大多被静置在档案室内，内容很少进行更新或调整。面对人员变动，也只是简单地将档案重新归类存放，此种存档方式更多地强调档案的“保管”功能，而非高效的“管理”。因此，为确保信息的精确性和真实性，应当采取动态化的管理手段来处理人事信息，借助计算机的定时检查及其他尖端技术，进行信息的审核与校正，从而达到对员工人事档案进行即时监控和动态管理的目的。信息化系统能自主管理员工调岗调薪的审批后续流程，审批结束后系统会依据预设的表单样式自动生成必要文件，并根据既定的人事档案管理规范，自动完成归档及人事档案索引的更新。同时，系统还会自动向人事档案管理岗位的工作人员发送通知，提示其及时对纸质档案进行归档整理。这一连串的自动化步骤有力于保障档案管理的及时性与员工职业变动信息的同步性，显著提高人事档案的精确性和完备性[2]。

（三）健全档案管理制度

为实现人事档案管理的精细化目标，必须同步优化并健全相关管理制度，在信息化平台的辅助下，建立一套与之相契合的管理制度至关重要，以确保系统效能得以充分发挥。完善的人事档案管理制度，能够有力规范管理工作流程，进一步提高效率，并简化工作环节。一方面，建立线下材料收集与整理机制。在此过程中，人事档案管理人员需与材料经办人员保持紧密沟通与协作，保证文件资料一旦生成即刻归档，从而有效规避文件因保存不当或归档不及时而造成的遗失或损坏情况。通过推行模式转换策略，信息收集方式已从人事部门的被动收集转变为员工在系统中主动提交个人信息的模式。另一方面，借助信息化系统的先进功能，建立一个综合性的在线管理体系，覆盖人员晋升、职位变动及关键信息更新等各项事务。此体系全面实现从申请提交、审核批准到最终授权的电子化管理流程，用在线审批取代传统的纸质文件传递，显著提升人事档案变更管理的效率与流程运行的顺畅性[3]。

结语

综上所述，运用信息化技术进行档案管理，对于极大提升档案管理的质量和效率具有决定性意义，不仅能够持续推动干部人事档案管理工作向制度化、规范化、科学化的更高层次发展，还能确保人事档案管理能够有效服务于广大的干部队伍，服务于党的建设的宏大规划，服务于新时代中国特色社会主义的伟大事业。

参考文献

[1]高傲.论国有企业人事档案管理的信息化建设[J].现代农村科技，2024，（07）：4-5.

[2]季爽.信息化背景下企业人事档案管理现状及对策分析[J].中国管理信息化，2023，26（07）：196-199.

[3]郭海琴.加强干部人事档案信息化管理全面促进企业人事管理创新[J].中国集体经济，2021，（22）：129-130.

何三林，  汉族，   1986，9   女  河南省周口市  硕士 馆员  档案管理

单位： 安徽理工大学人事处