数字档案共享与个人信息保护的冲突及其调和

摘 要：数字档案资源共享与档案个人信息保护均是档案信息化建设中的重要内容，然而在档案工作实践中，二者之间存在冲突，表现为数字档案共享中的个人信息保护存在个人知情不足、内容难以遗忘、保护责任缺位等问题。调和冲突需要从档案个人信息类型和档案机构保护职责两个方面进行：一是在公共利益和个人权益的平衡原则下，根据数字档案中个人信息承载的利益形态将其分类，并让个人基于不同个人信息类型来行使权利;二是在权力本位向责任本位的转变理念下，梳理档案机构的个人信息保护职责，并结合数字档案共享过程进行职责配置。

关键词：数字档案共享;个人信息保护;保护职责;公共利益;调和冲突;职责配置

1 数字档案共享与个人信息保护的逻辑关系数字档案共享在实践需求和规范推动下如火如荼地开展，其中个人信息需要获得有效保护。首先，档案内容广泛涉及个人信息，数字档案共享实现了数据样态的档案资源的跨区域与跨部门流转，档案中所包含的个人信息也随之流动。其次，一旦数字档案共享中涉及个人信息，共享行为即是个人信息处理行为，应当符合个人信息保护立法规定的个人信息处理要求。最后，数字档案共享的行为主体、行为性质和行为目的承载公共利益，这使得数字档案共享中的个人信息保护存在基于公共利益的特殊性，平衡公共利益和个人权益成为其中的重要考量因素。作为档案信息化建设的重要内容与档案价值实现的基本方式，数字档案在不同机构间的共享利用需要符合档案法治的要求。因此，当数字档案共享涉及个人信息时，理应遵循个人信息保护立法的相关规定。第一，个人信息保护立法确立了对国家机关和私人主体处理个人信息的“一体调整”模式，[当数字档案共享中涉及个人信息时，受到个人信息保护立法中一般规则的调整，同时对国家机关处理个人信息的特殊规定，也在数字档案共享中起到优先适用功能。第二，“履行法定职责所必需”成为国家机关处理个人信息的合法性基础，数字档案共享是《档案法》确定的档案机构的职责内容，因此当个人信息为数字档案共享所必需时，档案机构可以进行合理处理。第三，国家机关处理个人信息时，需要履行个人信息保护立法中规定的义务，档案机构在共享包含个人信息内容的数字档案时，需要遵循《中华人民共和国民法典》规定的对个人信息予以保密的义务，以及《中华人民共和国个人信息保护法》规定的告知个人信息主体的义务。

2 数字档案共享与个人信息保护的冲突2.1 数字档案共享中个人信息主体的知情不足。个人对个人信息处理活动享有知情权，因此当数字档案共享涉及个人信息内容时，档案机构应当按照要求承担告知义务。除了出现数字档案被依法认定为国家秘密而无须告知、数字档案在紧急情况下进行共享而延缓告知等特殊情形，在数字档案共享中应当及时告知个人有关个人信息的处理情况。由于数字档案共享的效率追求与封闭特征等因素，个人信息主体陷入知情不足的窘境，无法知悉其中个人信息的处理情况。具体表现在：第一，涉及个人信息的数字档案共享是在不同部门之间进行，共享过程的封闭性排除了个人的积极参与，因此难以主动获知数字档案共享中的个人信息;第一旦需要在数字档案共享前逐一告知个人信息情况，将-严重影响档案数字资源共享的时效价值，增加档案数字资源共享的成本支出;第三，公布档案目录与提供查询方式成为个人获知所涉及个人信息的主要手段，但公开档案目录并不等同于将所处理的个人信息告知个人，提供查询方式则是将档案机构必须履行的告知义务转变为个人自愿行使的查询权利，并不符合保障个人知情权的要求。

3 数字档案共享与个人信息保护的冲突调和调和数字档案共享中与个人信息保护的冲突，既不能只重视个人信息保护而罔顾数字档案共享价值，也不能只在意数字档案共享而忽视个人信息保护诉求，而是应当立足数字档案共享场景的特殊属性来思考与构建适合数字档案共享的个人信息保护规则。

3.1 推动数字档案共享中个人信息的分类保护3.1.1 公共利益与个人权益的平衡理念。数字档案共享是推动档案载体以数据化形态与数字化方式在不同机构间的流转，具有公益属性。但公共利益的概念泛化趋势和弹性判断标准，使之成为制约私人利益与支持公权行为的万能理由。因此，在档案数字资源共享中，不能概括性与抽象化地以公共利益需求而任意处理个人信息。

个人信息权利的生成表达了立法对个人权益的认可，个人信息保护的出发点在于维护个人权益。但个人信息的保护又将涉及公共利益与私人利益的权衡。具体到数字档案共享中的个人信息保护时，数字档案共享是公共利益实现的行为代表，个人信息保护则作为个人权益诉求的具体体现，因此，需要在公益与私益平衡的理念下构建合理的保护规则。3.1.2 档案个人信息的类型划分。数字档案共享中个人信息保护存在的问题，表明个人享有的个人信息权利面临着行使困境，但个人难以仅凭享有个人信息权利而要求档案机构满足其对个人信息的知情、决定、删除等诉求。对此，需要根据档案中个人信息所承载的权益来划分档案个人信息的类型，基于不同个人信息来行使个人信息权，以此平衡数字档案共享所代表的公共利益与和个人信息保护所表达的个人权益。我国个人信息保护法体现了对个人信息的分类保护思想，[]但存在不同的个人信息类型划分标准，并且未能体现个人信息中超越个人的利益属性，难以缓和与化解数字档案共享与个人信息保护的利益冲突。个人信息之上具有多种利益属性与主体诉求，这影响与塑造着个人信息的类型划分，从而在档案工作中形成具有档案场景特征的个人信息分类标准。

4 结语

数字档案共享和档案个人信息保护均是档案工作的重要内容。数字档案共享与个人信息保护冲突的调和，既需要关注个人信息保护的一般要求，又需要立足数字档案共享的工作特性。因此，促进数字档案共享与个人信息保护的利益协调，需要在平衡公共利益和个人权益的理念下，将数字档案共享中的个人信息划分为隐私性档案个人信息、私人性档案个人信息和社会性档案个人信息三类，让个人基于不同个人信息类型来行使个人信息权利。同时，在推动权力本位向责任本位的转变下，梳理数字档案共享中的个人信息保护职责，将之合理配置给不同的档案机构，并在数字档案共享过程中来确定职责承担方式。

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