新时代数字档案资源管理与创新利用研究

摘要：随着信息技术的飞速发展，我们已然步入了数字化时代，在这一时代背景下，档案管理领域也正经历着深刻的变革。数字化技术是在计算机信息技术发展的过程中延伸出来的新技术，主要用于数字系统的处理，在应用的过程中具有非常明显的优势。数字档案已经成为现代化社会发展中不可或缺的重要组成部分，其重要性愈发凸显出来。数字档案资源管理的运用为相关人员提供了便利，同时也提高了我国档案的利用效率。基于此，本文从新时代数字档案资源管理遇到的挑战出发，对新时代数字档案资源管理与创新利用进行了研究，希望可以为相关人员提供借鉴。

关键词：新时代；数字档案；资源管理；创新利用

引言：

传统的档案管理方法往往依赖人工去维护各种档案，存在诸多弊端，例如容易出现人力物力浪费以及管理不当等问题，而且传统纸质档案在查找检索时非常费时，存储空间的需求也大，维护起来极为不便，这难以满足当下社会对于档案利用的需求。而数字化技术的出现与发展为档案管理带来了新的生机。数字化档案能够将以前翻找、分类、整理等繁琐步骤变为自动化处理，这极大地提高了档案管理的效率。因此，在新时代探讨数字档案资源管理方式与创新利用具有重要的现实意义。

一、数字档案资源管理面临的主要挑战

（一）资源整合难

在当今信息化时代下，数字档案资源管理的重要性日益凸显。但是在这个过程中，资源整合是一个难题。数字档案的范围非常广，以政府部门为例，其档案资源就包括政策文件、行政审批记录等，而且都不是一个部门的；而在企业领域，档案资源涉及财务报表、业务合同、生产记录等。这些档案的涉及部门不同，而且档案类型也不一样，有的档案以PDF格式呈现，有的则是特定软件生成的独有格式，这就造成档案难以与其他系统兼容[1]。不仅如此，这些档案所遵循的标准也各不相同，缺乏统一的规范。在资源整合的过程中，工作人员就要投入大量时间和精力去梳理、协调这些档案，以确保整合后的档案资源能够满足实际需求。例如，行政审批部门在“互联网+政务服务”平台建设过程中，随着大量非结构化数据的快速增长，格式标准混乱是一个较为突出的问题，不同部门在生成数字档案时往往缺乏统一的格式规范要求，这就出现了严重的弊端。

（二）技术应用困难

资金投入是数字档案资源管理技术应用面临的首要问题。在数字档案资源管理的过程中，在引进先进数字化设备如高速扫描仪和大容量存储服务器，以及开发与之适配的档案管理软件系统时，均需大量的资金支持，设备的购置和系统的开发不仅涉及一次性的投资，还包括后续的维护和升级费用。对于许多单位，尤其是预算有限的中小企业和基层机构，这样的资金需求往往超出了它们的承受能力。另一个重要的困境就是技术转化的周期较长。新技术的引入并非简单地将设备安装到位即可，而是需要经过一段时间的磨合与调试，才能达到熟练应用的水平，并真正发挥其作用。这个过程就涉及到技术人员的培训、操作流程的调整以及系统性能的优化等多个方面。因此，从新技术引入到实际应用，往往需要较长的周期，这不仅增加了档案管理的复杂度，还会影响档案管理的准确性和完整性。

二、新时代数字档案资源管理与创新利用研究

（一）应用数字化档案处理技术

档案数字化处理技术的核心在于将传统的纸质档案转化为数字格式，这一过程中，扫描技术的应用是数字化处理的基础，应用高精度的扫描设备能够确保档案在转化过程中生成图像的清晰度和完整性。扫描完成后，就需要应用图像处理技术对扫描后的图像质量进行优化，通过专业的图像处理软件可以对扫描得到的图像进行噪点去除、对比度调整等操作，从而提升图像的整体质量，确保档案信息的可读性。在进行数字化处理的过程中，还需要进行元数据的提取与标注。元数据是关于数据的数据，它包含了档案的标题、作者、日期、主题等关键信息，提取和标注元数据是实现档案信息结构化、标准化的关键步骤。通过对元数据的精确提取和标注，可以为档案的数据管理和利用提供强有力的支持，使档案信息能够更加高效地被检索和利用[2]。通过档案数字化处理技术，能够将传统的档案转化为易于存储、检索和利用的数字资源，这为档案的长期保存和广泛传播提供了新的可能。

（二）运用大数据技术，助力数字档案管理

在当今信息化时代，大数据技术的应用为数字档案管理带来了全新的应用方式。在数据采集阶段，大数据技术的应用能够极大地提升采集效率。通过数据接口技术的应用可以实现不同系统之间的无缝数据交换。例如，在企业内部可以轻松地将财务数据、业务合同数据等不同类型的档案数据通过数据接口进行汇聚，实现统一的数据采集，为后续的管理工作打下坚实的基础。在数据整合方面，云存储技术的应用提供了几乎无限的存储空间，这对于多源异构数据的集中管理来说提供了新的途径。ETL（提取、转换、加载）技术的运用能够将来自不同数据源、格式各异的数据进行标准化处理，使其规整统一便于后续的分析和利用。以政府部门为例，不同科室和业务板块产生的档案数据格式多样，因此，通过ETL技术的整合，更好地实现档案资源的一体化管理。在权限控制方面，大数据技术可以根据用户的不同角色、级别等因素，进行精细化的访问权限设置，这种设置确保了档案信息的安全性和保密性，防止了数据泄露和未授权访问的风险。在可视化展示环节，数据挖掘和可视化技术的结合能够将复杂的数据以图表、图形等直观形式展现出来，实现档案信息的多维度展示。总之，大数据技术在数字档案管理中的应用不仅提高了管理效率，还增强了档案信息的利用价值，为档案管理工作提供了强有力的技术支持。

三、提高数字档案资源管理模式的创新

（一）对流程进行优化与重组

目前，在新时代数字档案资源的管理中，对传统档案管理流程的优化与重组已成为提高数字档案资源管理效率的核心环节。传统的档案管理流程往往依赖于大量的人工操作，这一模式在操作过程中暴露出诸多问题。人工操作的环节繁多，不仅使档案管理过程变得复杂，而且耗时较长。每一个档案的整理、归档、查找都需要经过一系列繁琐的步骤，这不仅降低了工作效率，而且增加了出错的概率，这些问题严重影响了档案管理的准确性和可靠性。为了解决这些问题，通过应用数字化技术可以对传统档案管理流程进行彻底的简化和优化。优化后的流程将大量重复性、低效率的人工操作转变为自动化处理。例如，档案的整理和归档过程可以通过预先设定的规则自动完成，而查找工作则可以通过关键词搜索等数字化手段迅速定位到所需档案。对比优化前后的流程，优化后流程的效率提升显著。传统流程中，一项档案的整理和查找工作可能需要几天甚至几周的时间，而在流程优化后，相同的工作可能只需几个小时即可完成，这种效率的提升不仅节约了人力资源，还大大缩短了档案的利用周期，使得档案资源能够更快速地服务于社会。

（二）提供个性化的服务模式

在数字档案资源服务领域，面对用户群体的多样性，提供个性化服务模式是提升资源利用效率和用户满意度的关键。个性化服务模式的核心能够根据不同用户的具体需求特点有针对性地提供档案资源，从而最大化档案资源的利用价值。在个性化服务模式的实施过程中，档案管理系统不仅需要收集和分析用户数据，还需要根据这些数据制定和调整服务策略。具体来说系统可以通过以下步骤实现个性化服务：一是收集用户注册信息，建立基本用户画像；二是监测用户的系统行为，包括检索关键词、浏览记录等，以动态更新用户画像；三是基于用户画像，推送定制化的档案资源；四是设置用户反馈渠道，以便收集用户对服务的评价和建议。从个性化服务模式的成效反馈来看，数字档案资源的利用率有了显著提升，用户能够更快速地获取到与其需求相匹配的档案资源，这不仅提高了档案管理的工作效率，也增强了用户对档案服务的满意度[3]。总之，个性化服务模式在数字档案资源管理中的应用不仅体现了服务的人性化和智能化，也促进了档案资源价值的最大化。

四、结语

综上所述，在新时代，数字化技术的广泛应用深刻改变了档案资源的管理和利用方式。数字档案资源以其高效、便捷、存储量大等优势逐渐成为档案管理的重要组成部分，通过采用先进的技术手段等措施可以提高数字档案资源管理的水平和效率。希望通过以上分析，可以为新时代下的数字档案资源管理与创新利用提供一些借鉴，以期提高我国档案管理方式的进步。

参考文献：

[1]景欣.新时代下基层档案馆数字档案资源建设研究[J].网络安全和信息化，2023，（12）：27-28.

[2]张楠.新时期档案信息化建设的策略研究[J].文化产业，2022.

[3]马婷艳.档案信息化建设与管理的优化策略[J].陕西档案，2022.