档案工作中的数字化管理探究

作者简介：李晨阳（1989年2月-）男，汉族，河南省商丘市，硕士研究生，馆员（档案管理），研究方向：中小学人事档案管理。

摘要：在新时代背景下，大量现代化信息技术得到了广泛应用，有效提高了学校整体运转的效率。其中，档案工作至关重要，会直接影响到最终人事档案管理的效率，应提高重视，同样可以依托现代化信息技术，以提高管理效率。措施上，应当基于工作现状，合理应用现代化信息技术。经过持续且深入的改革，最终就可以达到预期的目标，保证好档案管理的效率。本文主要从档案数字化管理视角，探索了实现数字化管理的可靠路径。

关键词：档案工作；数字化管理；实践路径

引言：

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。工作中，需要完成经过多个流程。难点上，有可能需要应对分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况，需要消耗大量的时间和精力。而通过落实档案数字化管理，可以有效提高档案管理效率，同时减轻全体员工的工作量。

一、档案数字化管理的必要性

档案工作泛指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。各个流程之间都存在着必然的联系，如整理流程的完整性，会对后续统计，以及提供利用等环节产生影响。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

上述流程组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。而随着档案管理现代化的发展，对管理效率以及质量都提出了新的要求。想要达到预期的效果，就需要积极落实档案数字化管理。一方面，只有落实档案管理数字化，才可以提高每个流程的效率，进而提高整体的效率。另一方面，在现代化信息技术的加持下，可以降低每个流程出现错误的可能性，最终可以有效保证档案内信息的正确性。

二、落实数字化管理的路径

（一）依托大数据技术提高档案管理效率

大数据技术作为信息时代的产物，该项技术一经问世，就获得了青睐。究其原因，主要在于通过应用该项技术，可以有效提高管理效率，进而对人事档案管理提供有效助力。在落实档案数字化管理的过程中，要深层次依托大数据技术，切实提高档案管理效率。

正是在大数据技术的加持下，可以助力档案管理。而为了能够充分发挥出大数据技术的作用，要从硬件和软件两个方面着手，持续落实优化升级。首先是硬件层面，应用大数据技术需要配备高性能的硬件设备，进而才可以保障数据分析的效率，确保大数据技术的优势最大化。反之，则会影响到数据分析的效率，直接会影响到档案数字化管理。综合上述分析，应重点升级硬件配置，应用高性能的CPU、RAM，以及硬盘，确保数据分析时可以保持高算力，能够在最短的时间内提供结果。同时，在选配硬件时还要结合当下的档案总量，和以往3-5年存储档案的增加数量，预估出未来2-3的档案总量，适当提高选配标准，确保档案总量的增长不会影响到大数据技术在完成数据分析时的效率。其次，从软件层面分析，系统的算法会直接影响到大数据技术数据分析的效率。同时，当系统出现bug时，还会导致大数据技术分析出的结果是错误的，需要人工干预纠正。无论是系统的算法，或者是bug，都会对档案数字化管理产生直接影响。为解决上述问题，要以优化升级系统为核心，持续开展工作。一方面，要全面展开分析，结合档案种类、档案总量，以及管理周期等因素，设计出针对性系统。有针对性的数据分析，可以确保大数据技术的优势得到发挥。另一方面，要持续优化算法，简化程序运行的步骤。经过优化后的系统，可以减少不必要的数据分析任务，进而可以提高大数据技术完成数据分析任务的效率。

（二）基于云计算技术扩展储存空间

从档案存储形式来看，可以分为前期的纸质档案，以及现阶段的电子档案。横向比对两种档案存储形式，电子档案的空间优势明显，只需要一台电脑即可。而从纵向对比，纸质档案可视化，以及可靠性的优势则更为明显，不需要担心网络安全风险。综合来看，档案工作数字化管理是大趋势，电子档案势必会取代纸质档案。但是从存储空间角度分析，电子档案存储同样需要解决存储空间扩展的问题。

实践阶段，可以基于云计算技术，有效完成对储存空间的拓展。该项技术是分布式计算的一种，是指通过网络“云”将巨大的数据计算处理程序分解成无数个小程序，然后通过多部服务器组成的系统进行处理和分析这些小程序得到结果并返回给用户。在云计算技术的加持下，可以提升存储空间，减少对物理硬盘的使用，进而可以在控制成本的前提下，实现档案数字管理。需要注意的细节是，为了尽可能的发挥出云计算技术的优势，应在细化管理工作职能的同时，完善管理工作机制建设。期间，应对每一位职工分派任务，独立上传档案至云平台，再交由专人负责审核。在确认档案信息无误后，由负责人统一管理。高效的工作体系，上传、审核，以及管理工作均有专人负责，可以最大限度的保证档案管理部门的运转效率，在更短的时间内将更多的档案上传至云平台。当然，档案信息安全作为推动档案数字换管理的难点之一。即便是云计算技术的优点包括降低用户计算机的成本、改善性能、及时的软件更新、无限的存储能力、增强的数据安全性等，但要求持续的网络连接，且对带宽网络连接环境有一定要求。所以在应用云计算技术的过程中，要保持网络的稳定性，并提高档案数据信息传输的加密系数，以及平台抵抗木马病毒的能力。同时，应对档案进行分级，按照1-5级分别赋予相应的员工权限。1级档案可以对所有人可见，伴随着档案等级升高，可以逐步缩窄管理权限。

结束语：

数字化管理作为档案工作未来发展的大趋势，可以在有效提高存储数量的同时，提升管理效率。在落实数字化管理的过程中，要重点应用现代化信息技术，诸如大数据技术和云计算技术，从根本上提高档案管理的效率，并且实现智能化管理的目标，逐步由机器代替人工。而随着技术的发展，还要持续落实改革，将更多，更现代化的信息技术应用到档案管理工作当中。基于一系列的改革，可以大幅提高档案管理的效率。

参考文献：

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